Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Kurumsal Müşteriler Kazanmaya Başlayan İç Mimar: Bir Faturalama Dönüşümü

Natalie Rhodes, İç Mimar ve Kurucu Ortak — Nashville, TN

İç mimarlık stüdyomu yüksek lisanstan yeni mezun olmuşken, bir ev ofisinden çalışarak ve bulabildiğim her konut projesini alarak kurdum. O ilk yıllar bir tasarım eğitimiydi: her proje bana müşteri iletişimi, kapsam yönetimi ve bir vizyonu bitmiş bir mekâna dönüştürmenin gerçekleri hakkında bir şeyler öğretti.

Ayrıca bana yavaş yavaş ve bazen sancılı bir şekilde öğrettikleri şey, iç mimarlık işinin mali yapısının herhangi bir hizmet sektöründeki en karmaşık yapılardan biri olduğuydu. Aynı anda hem yaratıcı bir hizmet sağlayıcısı, hem bir tedarik uzmanı, hem bir proje yöneticisi hem de bir yüklenici koordinatörüsünüz. Her rolün farklı bir faturalama mantığı vardır. Bunların hepsini tutarlı ve profesyonel bir şekilde yönetmeyi çözmek yıllarımı aldı.

Bunu nasıl çözdüğümün hikâyesi aslında ilk büyük kurumsal projemi kazanmanın — ve faturalama belgelerim yeterince iyi olmadığı için onu geçici olarak kaybetmenin — hikâyesidir.

Az Kalsın Elimden Kaçan Otel Projesi

Mesleğimde beşinci yılımda, Doğu Nashville’de on odalı bir tesis inşa eden bir butik otel geliştiricisinden bir talep aldım. Konut çalışmalarımı görmüş ve estetik anlayışımın tesise uygun olduğunu düşünmüştü. Bir toplantı yaptık. Konseptime bayıldı. Ücretler hakkında konuşmaya başladık.

Ücret yapımı — sözlü olarak, bir toplantıda — sunduğumda gerçekten ilgilenmişti. İş ortağını ve muhasebecilerini de dahil ettiğinde konuşma değişti. Resmi belgelere ihtiyaçları vardı. İnşaat bütçesi süreçleriyle eşleşen bir proje fatura yapısına ihtiyaçları vardı. Teslimat kilometre taşlarıyla faz faturalaması, alt danışman geçiş belgeleri ve muhasebecilerinin sermaye harcaması bütçelerine göre sınıflandırabileceği bir şey görmeleri gerekiyordu.

Eve gittim ve istediklerini üretmeye çalıştım. Elimde konut projeleri için kullandığım, kurumsal kullanım için biraz değiştirilmiş bir Word şablonu vardı. Faz kilometre taşı yapısı yoktu. Alt danışman faturalama formatı yoktu. İhtiyaç duydukları kurumsal alanlar yoktu.

Gönderdim. Eksik olanların bir listesiyle geri döndüler. Revize ettim. Tekrar gönderdim. Daha fazla soruyla geri döndüler.

Proje sonunda ilerledi. Ama başlayabilmemizden önce faturalama belgeleri üzerinde iki hafta daha karşılıklı yazışma oldu. Geliştiricinin muhasebecisi belge kalitemden memnun olmadığı için projeyi kaybetmeye çok yaklaştım.

O deneyimden sonra tüm faturalama sistemimi yeniden inşa ettim.

Kurumsal İç Mimari Faturalaması Gerçekte Neyi Gerektirir

Invoice Flow app bir iç mimarın fatura düzenleyicisi — kanepe, sehpa ve halı toptan fiyatlarla, ayrı bir satır olarak gösterilen %25 tasarım hizmeti kar payı ve özel alanlarda proje ve ticari hesap referansları
Her mobilya kendi toptan fiyatında, %25 kar payı kendi satırında — ürün maliyeti ve tasarım ücreti asla karışmaz.

Kurumsal müşteriler — oteller, restoranlar, ofisler, perakende alanları — konut müşterilerinden temelde farklı bir mali ortamda faaliyet gösterir. Şunlara sahiptirler:

Bütçe kodları ve proje referansları: Her faturanın, sermaye harcaması takibine göre sınıflandırılabilmesi için belirli bir bütçe kalemine veya proje koduna atıfta bulunması gerekir.

Faz bazlı kilometre taşları: Kurumsal projeler tanımlı fazlardan geçer — konsept tasarımı, şematik tasarım, tasarım geliştirme, inşaat belgeleri, inşaat yönetimi — ve faturalama, harcanan zamana değil faz tamamlanmasına bağlıdır.

Alt danışman belgeleri: Bir AV danışmanı, bir aydınlatma tasarımcısı veya özel bir mobilya üreticisi ile koordinasyon sağladığımda, müşterinin bu maliyeti tasarım ücretimden ayrı olarak, koordinasyon kâr marjım açıkça belirtilmiş şekilde belgelemesi gerekir.

Net-30 ödeme koşulları: Kurumsal müşteriler, borç hesapları üzerinden net-30 döngülerinde öderler. Bir toplantının sonunda ödeme yapmazlar. Finans ekiplerinden geçirilebilecek resmi faturalara ihtiyaç duyarlar.

Konut faturalama yaklaşımım bu gereksinimlerin hiçbirini karşılamıyordu.

InvoiceFlow’da Kurumsal Faturalama Sistemini Kurmak

Bir iç mimarın Invoice Flow app belgeleri — bir tasarım ücreti, bir mobilya tedarik faturası, bir otel dekorasyon aşaması ve bir restoran konsept aşaması
Bir ücret, bir tedarik faturası ve iki ticari aşama — konut ve ticari işler yan yana takip ediliyor.

Otel projesinden sonra, kurumsal iş için InvoiceFlow’u kurmaya bir hafta sonu ayırdım.

Dört fatura şablonu oluşturdum:

Proje Sözleşme Faturası: Proje başlangıcında tasarım avansı. Tam proje kapsamını, ücret yapısını ve ilk depozito gereksinimini belgeler. Kurumsal proje referans alanı. Net-30 koşulları.

Faz Tamamlama Faturası: Her tasarım fazının sonunda düzenlenir. Tamamlanan fazı, sağlanan teslimatları ve o fazın ücretini belgeler. Faturalanan ücretlerin toplamını ve kalan bakiyeyi içerir.

Tedarik Faturası: Müşteri adına satın alınan mobilya, armatür ve malzemeler için. Her satırda ticari maliyet ve tasarım kâr marjı açıkça belirtilmiş şekilde kalem kalem. Herhangi bir özel danışman için alt danışman kalemleri.

Tamamlama Faturası: Proje tamamlandığında, herhangi bir bekleyen koordinasyon ücreti, montaj denetimi ve seyahat masrafları dahil nihai bakiye faturası.

Dağınık başlayan otel projesi, tasarım fazları boyunca ilerledikçe bu şablonlar kullanılarak yeniden faturalandı. Üçüncü faza ulaştığımızda, geliştiricinin muhasebecisi faturaları alındığı gün onaylıyordu. Bir noktada bana faturalamamın “tam ihtiyacımız olan şey” haline geldiğini söyledi.

Sorun Olmaktan Çıkan Kâr Marjı Konuşması

Invoice Flow app'te bir iç mimarın analitiği — konut ve ticari projeler genelinde yıl başından bugüne gelir
Konut ve ticari gelir tek trendde — stüdyonun gerçekte nerede büyüdüğünü söyleyen görünüm.

İç mimarlık faturalamasının en hassas yönlerinden biri ticari fiyat kâr marjıdır. Mobilya, armatür ve malzemeleri ticari fiyatlardan satın alıp müşterilere bir kâr marjıyla sattığımda, bu kâr marjı tedarik uzmanlığım ve ilişkilerim için meşru bir bedeldir. Ancak bunun bir faturada nasıl iletildiği önemlidir.

İlk konut çalışmalarımda bazen kâr marjını gizlerdim — müşterilere ticari fiyatı veya yüzdemi açıklamadan yalnızca kendilerine “net” maliyeti gösterirdim. Bu, temel bir şeffaflık sorunu yaratıyordu. Bir müşteri kâr marjını dolaylı olarak keşfederse (ki iki kez oldu), güven zedelenmesi ciddi oluyordu.

InvoiceFlow tedarik faturalarımda ticari maliyeti ve kâr marjını açıkça gösteriyorum:

“Oturma Odası Tedariki — Otel Odası 101 Konsepti:

Müşteriler tam olarak neyin satın alındığını ve tedariğinden tam olarak ne kazandığımı görüyor. Bu formatı kullandığım altı yıl boyunca, bu şekilde belgelendiğinde tek bir kurumsal müşteri bile kâr marjımı sorgulamadı. Şeffaflık, konuşmadaki çekişmeli unsuru ortadan kaldırıyor.

Hizmetlerimi Genişleten Alt Danışman Faturalaması

Profesyonel geçiş faturalamam olmadan önce, projelerimde özel danışmanlarla çalışmakta tereddüt ediyordum. Başka bir faturalama ilişkisini yönetmenin, ona kâr marjı eklemenin ve müşteriye temiz bir şekilde sunmanın idari karmaşıklığı caydırıcıydı.

InvoiceFlow’un geçiş faturalama formatıyla alt danışman yönetimi basit hale geldi:

“Alt Danışman Koordinasyonu — Otel Projesi:

Müşteri, koordinasyon faturama ekli orijinal alt danışman faturalarını alır. Alt danışman maliyetini ve kâr marjımı tek bir profesyonel belgede görürler. Kâr marjım açıkça belgelenir ve temsil ettiği koordinasyon çalışmasıyla gerekçelendirilir.

Alt danışman faturalamasını uygulamaya başladığımdan beri, birden fazla projede AV danışmanları, aydınlatma tasarımcıları, akustik danışmanları ve özel üreticilerle çalıştım. Projelerim daha eksiksiz, müşteri ilişkilerim daha kapsamlı ve proje başına gelirim daha yüksek.

Stüdyo Şimdi Nasıl Görünüyor

Stüdyom artık konut ve kurumsal işlerin bir karışımına sahip — gelire göre ölçüldüğünde yaklaşık %40 konut ve %60 kurumsal. Kurumsal geçiş, faturalamam kurumsal müşterilerin gereksinimlerini karşılayacak kadar profesyonel hale geldikçe gerçekleşti.

Mevcut projeler arasında üç butik otel tesisi, iki restoran iç mekânı ve bir özel sermaye şirketi için bir ofis düzenlemesi bulunuyor. Hepsi faz faturalaması, tedarik belgeleri ve alt danışman geçişleri ile InvoiceFlow üzerinden faturalandırılıyor.

Bu yılki toplam proje geliri: dört yıl öncesine göre önemli ölçüde daha yüksek; bu artış neredeyse tamamen, profesyonel faturalama altyapısı olmadan kazanamayacağım kurumsal işlerden kaynaklanıyor.

Word belgesi faturam yeterince iyi olmadığı için az kalsın elimden kaçan otel projesi — şimdi onların ikinci tesisini tasarlıyorum.

InvoiceFlow’u indirin. Faz faturalama şablonlarınızı, tedarik fatura formatınızı ve alt danışman belgelerinizi oluşturun. Konut çalışmalarınızın sizi hak eder hâle getirdiği kurumsal projeleri kazanın.

Natalie Rhodes, Nashville, Tennessee’deki Rhodes Interior Design’ın kurucusudur ve butik otelcilik, restoran ve ofis iç mekânlarında uzmanlaşmıştır. Stüdyosu, konseptten inşaat yönetimine kadar projeler üzerinde çalışır.