InvoiceFlow cho nhà thiết kế nội thất: Lập hóa đơn chuyên nghiệp cho các dự án sáng tạo

Vì sao nhà thiết kế nội thất cần hóa đơn chuyên nghiệp

Nhà thiết kế nội thất hoạt động trong một lĩnh vực sáng tạo với cách lập hóa đơn phức tạp: phí tư vấn thiết kế, phí giữ chỗ (retainer) dự án, mua sắm sản phẩm (nội thất, thiết bị, tác phẩm nghệ thuật), phần chênh lệch giá mua sỉ (trade mark-up), phí điều phối nhà thầu và phí giám sát thi công lắp đặt. Mỗi nguồn doanh thu có một cấu trúc lập hóa đơn và kỳ vọng khác nhau từ khách hàng.

Khách hàng dân dụng đặt thiết kế lại toàn bộ một căn phòng mong đợi những hóa đơn dự án chuyên nghiệp với bảng phân tích chi phí rõ ràng. Khách hàng thương mại (văn phòng, khách sạn, nhà hàng) có yêu cầu mua sắm theo quy trình doanh nghiệp. Và sự khác biệt giữa phí thiết kế, phần chênh lệch giá sản phẩm và phí điều phối cần được ghi chép rõ ràng.

Những điểm khó khăn chính của nhà thiết kế nội thất

Đặt cọc dự án để bảo vệ khoản đầu tư thiết kế trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động mua sắm nào
Lập hóa đơn mua sắm sản phẩm — tách bạch rõ ràng phí thiết kế và chi phí sản phẩm
Minh bạch phần chênh lệch giá mua sỉ — một số khách hàng muốn liệt kê chi tiết, số khác thích phí dự án trọn gói
Lập hóa đơn dự án thương mại đòi hỏi hình thức chính thức với mã dự án
Lập hóa đơn lắp đặt và bàn giao cuối cùng sau những dự án kéo dài
Nhiều dự án diễn ra đồng thời khiến doanh thu không được theo dõi rõ ràng

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Phí giữ chỗ thiết kế khi bắt đầu dự án

Mỗi hợp đồng thiết kế đều bắt đầu bằng một khoản phí giữ chỗ: “Phí giữ chỗ thiết kế nội thất — Thiết kế lại phòng khách và phòng ngủ chính — Phí giữ chỗ thiết kế: 3.500 $.” Khách hàng đã cam kết về mặt tài chính trước khi bạn bỏ thời gian thiết kế. Phí giữ chỗ được khấu trừ vào phí dự án cuối cùng. Sự chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu tiên.

Lập hóa đơn mua sắm sản phẩm

Với những sản phẩm được tìm nguồn và mua thay mặt khách hàng, hãy tạo hóa đơn mua sắm rõ ràng: “Mua sắm nội thất — Ghế sofa (Restoration Hardware Trade): 3.200 $,” “Bàn cà phê: 850 $,” “Thảm trải sàn: 1.400 $,” “Phần chênh lệch dịch vụ thiết kế (25%): 1.362 $.” Tổng cộng: 6.812 $. Phí thiết kế và chi phí sản phẩm được tách bạch rõ ràng. Phần chênh lệch giá mua sỉ được công khai và ghi chép.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một nhà thiết kế nội thất — ghế sofa, bàn trà và thảm ở giá trade với một khoản cộng phí dịch vụ thiết kế 25% hiển thị thành một dòng riêng và mã dự án và tài khoản trade trong trường tùy chỉnh — Mỗi món đồ ở giá trade với khoản cộng 25% trên dòng riêng — chi phí sản phẩm và phí thiết kế không bao giờ lẫn lộn.

Lập hóa đơn dự án thương mại

Với các dự án thương mại (hoàn thiện văn phòng, nội thất nhà hàng, khách sạn boutique), hãy tạo hóa đơn theo giai đoạn dự án: “Thiết kế nội thất thương mại — Giai đoạn 1 Phát triển ý tưởng: 8.000 $,” “Giai đoạn 2 Mua sắm và điều phối lắp đặt: 12.000 $.” Khách hàng doanh nghiệp cần mã tham chiếu hóa đơn khớp với mã ngân sách dự án của họ.

Tài liệu của Invoice Flow app cho một nhà thiết kế nội thất — một hợp đồng thiết kế, một hóa đơn mua sắm nội thất, một giai đoạn hoàn thiện khách sạn và một giai đoạn concept nhà hàng — Một hợp đồng, một hóa đơn mua sắm và hai giai đoạn thương mại — công việc dân dụng và thương mại được theo dõi song song.

Hóa đơn lắp đặt và hoàn tất cuối cùng

Khi dự án hoàn tất, hãy lập hóa đơn cho số dư còn lại: “Thiết kế nội thất — Hóa đơn hoàn tất cuối cùng — Số dư còn lại sau khi trừ phí giữ chỗ: 4.500 $,” “Giám sát lắp đặt — 2 ngày: 1.200 $.” Toàn bộ chi phí được gộp vào một hóa đơn hoàn tất chuyên nghiệp.

Phí điều phối nhà thầu

Khi bạn điều phối nhiều nhà thầu (thợ sơn, thợ điện, thợ bọc nệm), hãy tính phí điều phối: “Điều phối nhà thầu — 4 nhà thầu, tiến độ 6 tuần, quản lý dự án: 2.800 $.” Dịch vụ được ghi chép. Phí được chứng minh hợp lý.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

Thỏa thuận dự án: Hóa đơn phí giữ chỗ được gửi trước khi bắt đầu công việc thiết kế. Khách hàng đã cam kết.
Mua sắm: Hóa đơn mua hàng với đầy đủ hạng mục, giá mua sỉ và phần chênh lệch. Khách hàng phê duyệt.
Giai đoạn lắp đặt: Hóa đơn giai đoạn khi điều phối lắp đặt. Công việc bắt đầu.
Hoàn tất: Hóa đơn số dư cuối cùng với tất cả dịch vụ. Dự án khép lại về mặt tài chính.
Cuối năm: Phân tích cho thấy doanh thu phí thiết kế so với doanh thu mua sắm. Chứng từ thuế chính xác.

Những tính năng giá trị nhất cho nhà thiết kế nội thất

Hóa đơn đặt cọc (Deposit Invoice) — Phí giữ chỗ thiết kế khi bắt đầu dự án
Lập hóa đơn mua sắm chi tiết — Chi phí sản phẩm và phần chênh lệch được ghi chép rõ ràng
Trường tùy chỉnh (Custom Fields) — Mã dự án, mã tham chiếu nhà cung cấp sỉ
Lịch thanh toán (Payment Schedule) — Lập hóa đơn dự án nhiều giai đoạn
Phân tích (Analytics) — Doanh thu theo loại dự án và theo dịch vụ so với sản phẩm
Mẫu PDF chuyên nghiệp — Chất lượng trình bày phù hợp với khách hàng

Ví dụ thực tế: Studio thiết kế của Natalie giành được khách hàng thương mại

Natalie là một nhà thiết kế nội thất đã chuyển từ các dự án dân dụng sang khách hàng thương mại — nội thất nhà hàng và khách sạn boutique. Khách hàng thương mại yêu cầu những hóa đơn dự án chuyên nghiệp với mã ngân sách và lập hóa đơn theo giai đoạn khớp với quy trình phê duyệt chi phí đầu tư của họ. Cách lập hóa đơn cũ bằng Word của cô không đáp ứng được chuẩn mực kế toán của họ. InvoiceFlow đã mang lại cho cô hạ tầng lập hóa đơn chuyên nghiệp. Hợp đồng khách sạn thương mại đầu tiên của cô trị giá 85.000 $ chia làm 4 giai đoạn thanh toán — được ghi chép chuyên nghiệp ở mỗi bước.

Phân tích Invoice Flow app của một nhà thiết kế nội thất — thu nhập từ đầu năm trên các dự án dân dụng và thương mại — Thu nhập dân dụng và thương mại trong một xu hướng — góc nhìn cho cô ấy biết studio thực sự đang tăng trưởng ở đâu.

Bắt đầu ngay

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Thiết lập các dịch vụ thiết kế và danh mục mua sắm sản phẩm của bạn. Phát hành hóa đơn phí giữ chỗ dự án tiếp theo trước buổi thiết kế đầu tiên.