นักออกแบบตกแต่งภายในที่เริ่มคว้าลูกค้าเชิงพาณิชย์: การเปลี่ยนแปลงด้านการวางบิล

โดย Natalie Rhodes นักออกแบบตกแต่งภายในและหุ้นส่วนหลัก — แนชวิลล์ รัฐเทนเนสซี

ฉันเริ่มสตูดิโอออกแบบตกแต่งภายในทันทีหลังเรียนจบปริญญาโท ทำงานจากออฟฟิศที่บ้านและรับงานที่อยู่อาศัยทุกงานที่หาได้ ปีแรก ๆ เหล่านั้นคือการเรียนรู้เรื่องการออกแบบ ทุกโครงการสอนอะไรบางอย่างให้ฉันเกี่ยวกับการสื่อสารกับลูกค้า การจัดการขอบเขตงาน และความเป็นจริงของการเปลี่ยนวิสัยทัศน์ให้กลายเป็นพื้นที่ที่เสร็จสมบูรณ์

สิ่งที่มันยังสอนฉันด้วย ค่อย ๆ และบางครั้งก็เจ็บปวด คือโครงสร้างทางการเงินของงานออกแบบตกแต่งภายในเป็นหนึ่งในสิ่งที่ซับซ้อนที่สุดในทุกอุตสาหกรรมบริการ คุณเป็นทั้งผู้ให้บริการสร้างสรรค์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ ผู้จัดการโครงการ และผู้ประสานงานผู้รับเหมาไปพร้อมกัน แต่ละบทบาทมีตรรกะการวางบิลที่ต่างกัน การจัดการทั้งหมดให้เป็นระบบและดูเป็นมืออาชีพนั้นฉันต้องใช้เวลาหลายปีกว่าจะเข้าใจ

เรื่องราวของการที่ฉันเข้าใจมันจริง ๆ คือเรื่องราวของการคว้าโครงการเชิงพาณิชย์ใหญ่โครงการแรก — และเกือบเสียมันไปชั่วคราวเพราะเอกสารการวางบิลของฉันยังดีไม่พอ

โครงการโรงแรมที่เกือบหลุดมือ

ห้าปีในเส้นทางอาชีพ ฉันได้รับการติดต่อจากผู้พัฒนาโรงแรมบูทีคที่กำลังสร้างที่พักขนาดสิบห้องในย่านอีสต์แนชวิลล์ เขาเคยเห็นงานที่อยู่อาศัยของฉันและคิดว่าสไตล์ของฉันเหมาะกับที่พักแห่งนั้น เราได้พบกัน เขาชอบแนวคิดของฉัน เราเริ่มคุยเรื่องค่าธรรมเนียม

ตอนที่ฉันนำเสนอโครงสร้างค่าธรรมเนียม — ด้วยวาจา ในการประชุม — เขาสนใจจริง ๆ แต่พอเขาพาหุ้นส่วนธุรกิจและนักบัญชีมาด้วย บทสนทนาก็เปลี่ยนไป พวกเขาต้องการเอกสารที่เป็นทางการ ต้องการโครงสร้างใบแจ้งหนี้โครงการที่ตรงกับกระบวนการงบประมาณการก่อสร้าง ต้องการเห็นการวางบิลตามเฟสพร้อมหมุดหมายการส่งมอบ เอกสารค่าใช้จ่ายที่ส่งผ่านไปยังที่ปรึกษาย่อย และบางอย่างที่นักบัญชีของพวกเขาสามารถจัดหมวดหมู่กับงบประมาณ CapEx ได้

ฉันกลับบ้านและพยายามสร้างสิ่งที่พวกเขาขอ สิ่งที่ฉันมีคือเทมเพลตเอกสาร Word ที่เคยใช้กับงานที่อยู่อาศัย ปรับแต่งเล็กน้อยสำหรับใช้เชิงพาณิชย์ มันไม่มีโครงสร้างหมุดหมายตามเฟส ไม่มีรูปแบบการวางบิลที่ปรึกษาย่อย ไม่มีฟิลด์สำหรับองค์กรที่พวกเขาต้องการ

ฉันส่งไป พวกเขาตอบกลับมาพร้อมรายการสิ่งที่ขาด ฉันแก้ไข ส่งอีกครั้ง พวกเขากลับมาพร้อมคำถามเพิ่มเติม

สุดท้ายโครงการก็เดินหน้าต่อได้ แต่ต้องใช้เวลาอีกสองสัปดาห์ในการโต้ตอบเรื่องเอกสารการวางบิลก่อนที่เราจะเริ่มงานได้ ฉันเกือบเสียโครงการนี้ไปเพราะนักบัญชีของผู้พัฒนาไม่มั่นใจในคุณภาพเอกสารของฉัน

หลังจากประสบการณ์นั้น ฉันสร้างระบบการวางบิลทั้งหมดของฉันขึ้นใหม่

การวางบิลงานออกแบบตกแต่งภายในเชิงพาณิชย์ต้องการอะไรจริง ๆ

ลูกค้าเชิงพาณิชย์ — โรงแรม ร้านอาหาร สำนักงาน พื้นที่ค้าปลีก — ดำเนินงานในสภาพแวดล้อมทางการเงินที่แตกต่างจากลูกค้าที่อยู่อาศัยโดยสิ้นเชิง พวกเขามี:

รหัสงบประมาณและเลขอ้างอิงโครงการ: ทุกใบแจ้งหนี้ต้องอ้างอิงบรรทัดงบประมาณหรือรหัสโครงการที่เฉพาะเจาะจง เพื่อให้จัดหมวดหมู่กับการติดตามรายจ่ายลงทุนได้

หมุดหมายตามเฟส: โครงการเชิงพาณิชย์ผ่านเฟสที่กำหนดไว้ชัดเจน — การออกแบบแนวคิด การออกแบบเชิงร่าง การพัฒนาการออกแบบ เอกสารการก่อสร้าง การบริหารการก่อสร้าง — และการวางบิลผูกกับการเสร็จสิ้นของแต่ละเฟส ไม่ใช่ตามเวลาที่ใช้

เอกสารที่ปรึกษาย่อย: เมื่อฉันประสานงานที่ปรึกษาด้านระบบภาพและเสียง นักออกแบบแสง หรือผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์สั่งทำ ลูกค้าต้องการให้บันทึกต้นทุนนั้นแยกจากค่าออกแบบของฉัน พร้อมระบุส่วนต่างค่าประสานงานของฉันอย่างชัดเจน

เงื่อนไขการชำระเงิน Net-30: ลูกค้าเชิงพาณิชย์ชำระเงินผ่านระบบบัญชีเจ้าหนี้ในรอบ net-30 พวกเขาไม่ได้จ่ายตอนจบการประชุม พวกเขาต้องการใบแจ้งหนี้ที่เป็นทางการซึ่งส่งผ่านทีมการเงินได้

วิธีการวางบิลงานที่อยู่อาศัยของฉันไม่รองรับข้อกำหนดเหล่านี้เลยแม้แต่ข้อเดียว

การสร้างระบบวางบิลเชิงพาณิชย์ใน InvoiceFlow

หลังจากโครงการโรงแรม ฉันใช้เวลาสุดสัปดาห์หนึ่งตั้งค่า InvoiceFlow สำหรับงานเชิงพาณิชย์

ฉันสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้สี่แบบ:

ใบแจ้งหนี้เริ่มโครงการ: ค่ามัดจำการออกแบบเมื่อเริ่มโครงการ บันทึกขอบเขตโครงการทั้งหมด โครงสร้างค่าธรรมเนียม และข้อกำหนดเงินมัดจำเริ่มต้น มีฟิลด์เลขอ้างอิงโครงการขององค์กร เงื่อนไข Net-30

ใบแจ้งหนี้การเสร็จสิ้นเฟส: เรียกใช้เมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟสการออกแบบ บันทึกเฟสที่เสร็จสิ้น ผลงานที่ส่งมอบ และค่าธรรมเนียมของเฟสนั้น รวมยอดสะสมค่าธรรมเนียมที่วางบิลแล้วและยอดคงเหลือ

ใบแจ้งหนี้การจัดหา: สำหรับเฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ตกแต่ง และวัสดุที่ซื้อในนามของลูกค้า แยกรายการตามชิ้นพร้อมต้นทุนสำหรับนักออกแบบและส่วนต่างการออกแบบระบุชัดเจนในแต่ละบรรทัด มีรายการที่ปรึกษาย่อยสำหรับที่ปรึกษาเฉพาะทาง

ใบแจ้งหนี้การเสร็จสิ้น: ใบแจ้งหนี้ยอดคงเหลือขั้นสุดท้ายเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ รวมค่าประสานงานที่ค้างอยู่ ค่าควบคุมการติดตั้ง และค่าเดินทางที่เบิกคืนได้

โครงการโรงแรม — ที่เริ่มต้นอย่างยุ่งเหยิง — ถูกวางบิลใหม่โดยใช้เทมเพลตเหล่านี้ในขณะที่เราดำเนินไปตามเฟสการออกแบบ พอถึงเฟสสาม นักบัญชีของผู้พัฒนาก็อนุมัติใบแจ้งหนี้ในวันเดียวกับที่ได้รับ เธอบอกฉันครั้งหนึ่งว่าการวางบิลของฉันได้กลายเป็น “สิ่งที่เราต้องการพอดี”

บทสนทนาเรื่องส่วนต่างราคาที่กลายเป็นเรื่องไม่มีปัญหา

หนึ่งในแง่มุมที่ละเอียดอ่อนที่สุดของการวางบิลงานออกแบบตกแต่งภายในคือส่วนต่างราคาสำหรับนักออกแบบ เมื่อฉันซื้อเฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ตกแต่ง และวัสดุในราคาสำหรับนักออกแบบและขายให้ลูกค้าพร้อมส่วนต่าง ส่วนต่างนั้นคือค่าตอบแทนที่ชอบธรรมสำหรับความเชี่ยวชาญด้านการจัดหาและเครือข่ายความสัมพันธ์ของฉัน แต่วิธีการสื่อสารมันในใบแจ้งหนี้นั้นสำคัญ

ในงานที่อยู่อาศัยยุคแรก ๆ บางครั้งฉันซ่อนส่วนต่าง — แสดงลูกค้าเพียงต้นทุน “สุทธิ” ที่พวกเขาต้องจ่ายโดยไม่เปิดเผยราคาสำหรับนักออกแบบหรือเปอร์เซ็นต์ของฉัน สิ่งนี้สร้างปัญหาความโปร่งใสพื้นฐาน หากลูกค้าค้นพบส่วนต่างโดยอ้อม (ซึ่งเกิดขึ้นสองครั้ง) ความเสียหายต่อความไว้วางใจนั้นรุนแรง

ด้วยใบแจ้งหนี้การจัดหาใน InvoiceFlow ฉันแสดงต้นทุนสำหรับนักออกแบบและส่วนต่างอย่างเปิดเผย:

“การจัดหาห้องนั่งเล่น — แนวคิดห้องพักโรงแรม 101:

• เก้าอี้เลานจ์ × 4 (Designtex Trade): 1,840 ดอลลาร์ ต่อชิ้น × 4: 7,360 ดอลลาร์
• โต๊ะข้าง × 4 (สั่งทำพิเศษ): 480 ดอลลาร์ ต่อชิ้น × 4: 1,920 ดอลลาร์
• พรม — ขนสัตว์สั่งทำ (Landry & Arcari): 2,800 ดอลลาร์
• งานศิลปะ — ภาพวาดต้นฉบับ × 2 (ว่าจ้างศิลปินท้องถิ่น): 1,600 ดอลลาร์
• ส่วนต่างสำหรับนักออกแบบ (22%): 3,005 ดอลลาร์ รวมใบแจ้งหนี้การจัดหา: 16,685 ดอลลาร์”

ลูกค้าเห็นชัดเจนว่าซื้ออะไรและฉันได้เงินจากการจัดหาเท่าไร ในหกปีที่ใช้รูปแบบนี้ ไม่มีลูกค้าเชิงพาณิชย์รายใดตั้งคำถามเรื่องส่วนต่างของฉันเมื่อบันทึกไว้แบบนี้ ความโปร่งใสขจัดความเป็นปฏิปักษ์ออกจากบทสนทนา

การวางบิลที่ปรึกษาย่อยที่ขยายบริการของฉัน

ก่อนที่ฉันจะมีการวางบิลแบบส่งผ่านค่าใช้จ่ายอย่างมืออาชีพ ฉันลังเลที่จะว่าจ้างที่ปรึกษาเฉพาะทางในโครงการของฉัน ความยุ่งยากด้านการบริหารในการจัดการความสัมพันธ์การวางบิลอีกชั้น การบวกส่วนต่าง และการนำเสนอให้ลูกค้าอย่างเป็นระเบียบนั้นทำให้ท้อ

ด้วยรูปแบบการวางบิลแบบส่งผ่านค่าใช้จ่ายของ InvoiceFlow การจัดการที่ปรึกษาย่อยกลายเป็นเรื่องง่าย:

“การประสานงานที่ปรึกษาย่อย — โครงการโรงแรม:

• การออกแบบระบบภาพและเสียง — TechSpace Consulting (แนบใบแจ้งหนี้): 4,200 ดอลลาร์
• การออกแบบแสงสั่งทำ — Lumina Design Group (แนบใบแจ้งหนี้): 3,800 ดอลลาร์
• ส่วนต่างการประสานงานโครงการ (12%): 960 ดอลลาร์ รวมใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาย่อย: 8,960 ดอลลาร์ เลขอ้างอิงโครงการ: [CLIENT CODE]”

ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาย่อยต้นฉบับแนบมากับใบแจ้งหนี้การประสานงานของฉัน พวกเขาเห็นต้นทุนที่ปรึกษาย่อยและส่วนต่างของฉันในเอกสารระดับมืออาชีพฉบับเดียว ส่วนต่างของฉันบันทึกไว้ชัดเจนและมีเหตุผลรองรับจากงานประสานงานที่มันแทน

ตั้งแต่นำการวางบิลที่ปรึกษาย่อยมาใช้ ฉันได้ว่าจ้างที่ปรึกษาด้านภาพและเสียง นักออกแบบแสง ที่ปรึกษาด้านอะคูสติก และผู้ผลิตสั่งทำในหลายโครงการ โครงการของฉันสมบูรณ์ขึ้น ความสัมพันธ์กับลูกค้าครอบคลุมมากขึ้น และรายได้ต่อโครงการของฉันสูงขึ้น

สตูดิโอเป็นอย่างไรในตอนนี้

ตอนนี้สตูดิโอของฉันมีทั้งงานที่อยู่อาศัยและงานเชิงพาณิชย์ผสมกัน — ประมาณ 40% ที่อยู่อาศัยและ 60% เชิงพาณิชย์ วัดตามรายได้ การเปลี่ยนมาทำงานเชิงพาณิชย์เกิดขึ้นเมื่อการวางบิลของฉันเป็นมืออาชีพพอที่จะตอบสนองข้อกำหนดของลูกค้าเชิงพาณิชย์

โครงการปัจจุบันได้แก่ โรงแรมบูทีคสามแห่ง ร้านอาหารสองแห่ง และการตกแต่งสำนักงานให้บริษัทไพรเวทอิควิตี้ ทั้งหมดวางบิลผ่าน InvoiceFlow ด้วยการวางบิลตามเฟส เอกสารการจัดหา และการส่งผ่านค่าใช้จ่ายที่ปรึกษาย่อย

รายได้รวมจากโครงการปีนี้: สูงกว่าเมื่อสี่ปีก่อนอย่างมาก ขับเคลื่อนเกือบทั้งหมดโดยงานเชิงพาณิชย์ที่ฉันคงคว้ามาไม่ได้หากไม่มีโครงสร้างพื้นฐานการวางบิลระดับมืออาชีพ

โครงการโรงแรมที่เกือบหลุดมือเพราะใบแจ้งหนี้เอกสาร Word ของฉันดีไม่พอ — ตอนนี้ฉันกำลังออกแบบที่พักแห่งที่สองของพวกเขาอยู่

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างเทมเพลตการวางบิลตามเฟส รูปแบบใบแจ้งหนี้การจัดหา และเอกสารที่ปรึกษาย่อยของคุณ คว้าโครงการเชิงพาณิชย์ที่งานที่อยู่อาศัยของคุณได้เตรียมคุณให้พร้อมมาตลอด

Natalie Rhodes เป็นหุ้นส่วนหลักของ Rhodes Interior Design ในแนชวิลล์ รัฐเทนเนสซี เชี่ยวชาญด้านการตกแต่งภายในโรงแรมบูทีค ร้านอาหาร และสำนักงาน สตูดิโอของเธอทำงานตั้งแต่แนวคิดจนถึงการบริหารการก่อสร้าง