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L’interior designer che ha iniziato a conquistare clienti commerciali: una trasformazione della fatturazione

Di Natalie Rhodes, Interior Designer e Titolare — Nashville, TN

Ho avviato il mio studio di interior design appena uscita dalla scuola di specializzazione, lavorando da un ufficio in casa e accettando qualsiasi progetto residenziale riuscissi a trovare. Quei primi anni sono stati una vera scuola di design: ogni progetto mi insegnava qualcosa sulla comunicazione con il cliente, sulla gestione dell’ambito di lavoro e sulla realtà di trasformare una visione in uno spazio finito.

Mi hanno insegnato anche, lentamente e a volte in modo doloroso, che la struttura finanziaria del lavoro di interior design è una delle più complesse di qualsiasi settore di servizi. Sei contemporaneamente un fornitore di servizi creativi, uno specialista dell’approvvigionamento, un project manager e un coordinatore di fornitori. Ogni ruolo ha una logica di fatturazione diversa. Gestirli tutti in modo coerente e professionale mi ha richiesto anni per capire come fare.

La storia di come ci sono riuscita è in realtà la storia di come ho conquistato il mio primo grande progetto commerciale — e di come l’ho perso temporaneamente perché la mia documentazione di fatturazione non era abbastanza buona.

Il progetto dell’hotel che è quasi sfumato

Cinque anni dopo l’avvio della mia attività, ho ricevuto una richiesta da uno sviluppatore di hotel boutique che stava realizzando una struttura di dieci camere a East Nashville. Aveva visto il mio lavoro residenziale e pensava che la mia estetica fosse adatta alla struttura. Abbiamo avuto un incontro. Ha adorato il mio concept. Abbiamo iniziato a parlare di compensi.

Quando ho presentato la mia struttura dei compensi — verbalmente, in una riunione — era sinceramente interessato. Quando ha coinvolto il suo socio e il loro commercialista, la conversazione è cambiata. Avevano bisogno di documentazione formale. Avevano bisogno di una struttura di fatturazione del progetto che corrispondesse al loro processo di budget di costruzione. Avevano bisogno di vedere una fatturazione per fasi con milestone di consegna, documentazione dei costi di subconsulenti in pass-through e qualcosa che il loro commercialista potesse classificare rispetto al loro budget CapEx.

Sono tornata a casa e ho provato a produrre ciò che chiedevano. Quello che avevo era un modello di documento Word che avevo usato per i progetti residenziali, modificato leggermente per l’uso commerciale. Non aveva una struttura di milestone per fasi. Non aveva un formato di fatturazione dei subconsulenti. Non aveva i campi aziendali di cui avevano bisogno.

L’ho inviato. Sono tornati con un elenco di ciò che mancava. Ho rivisto. Ho inviato di nuovo. Sono tornati con altre domande.

Alla fine il progetto è andato avanti. Ma ci sono volute due settimane in più di scambi avanti e indietro sulla documentazione di fatturazione prima di poter iniziare. Sono andata molto vicina a perdere il progetto perché il commercialista dello sviluppatore non era a suo agio con la qualità della mia documentazione.

Dopo quell’esperienza, ho ricostruito tutto il mio sistema di fatturazione.

Cosa richiede davvero la fatturazione dell’interior design commerciale

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un interior designer — divano, tavolino e tappeto a prezzi trade con un ricarico del 25% per il servizio di design mostrato come riga separata e riferimenti di progetto e account trade nei campi personalizzati
Ogni arredo al suo prezzo trade con il ricarico del 25% su una riga propria — il costo del prodotto e l'onorario di design non si confondono mai.

I clienti commerciali — hotel, ristoranti, uffici, spazi commerciali — operano in un ambiente finanziario fondamentalmente diverso da quello dei clienti residenziali. Hanno:

Codici di budget e riferimenti di progetto: ogni fattura deve riferirsi a una specifica voce di budget o codice di progetto in modo da poter essere classificata rispetto al loro tracciamento delle spese in conto capitale.

Milestone basate sulle fasi: i progetti commerciali attraversano fasi definite — concept design, progettazione schematica, sviluppo del progetto, documenti di costruzione, amministrazione della costruzione — e la fatturazione è legata al completamento delle fasi, non al tempo impiegato.

Documentazione dei subconsulenti: quando coordino un consulente AV, un lighting designer o un fabbricante di mobili su misura, il cliente ha bisogno che quel costo sia documentato separatamente dal mio compenso di progettazione, con il mio ricarico di coordinamento chiaramente indicato.

Termini di pagamento a 30 giorni: i clienti commerciali pagano tramite la contabilità fornitori su cicli a 30 giorni. Non pagano alla fine di una riunione. Hanno bisogno di fatture formali che possano essere instradate attraverso il loro ufficio finanziario.

Il mio approccio di fatturazione residenziale non gestiva nessuno di questi requisiti.

Costruire il sistema di fatturazione commerciale in InvoiceFlow

Documenti dell'app Invoice Flow di un interior designer — un compenso di progetto, una fattura di approvvigionamento arredi, una fase di allestimento di un hotel e una fase di concept per un ristorante
Un compenso, una fattura di approvvigionamento e due fasi commerciali — lavoro residenziale e commerciale monitorati fianco a fianco.

Dopo il progetto dell’hotel, ho passato un fine settimana a configurare InvoiceFlow per il lavoro commerciale.

Ho creato quattro modelli di fattura:

Fattura di avvio del progetto: acconto di progettazione all’inizio del progetto. Documenta l’ambito completo del progetto, la struttura dei compensi e il requisito di deposito iniziale. Campo di riferimento aziendale del progetto. Termini a 30 giorni.

Fattura di completamento di fase: attivata alla fine di ogni fase di progettazione. Documenta la fase completata, le consegne fornite e il compenso per quella fase. Include il totale progressivo dei compensi fatturati e il saldo residuo.

Fattura di approvvigionamento: per mobili, arredi e materiali acquistati per conto del cliente. Dettagliata per articolo con costo commerciale e ricarico di progettazione chiaramente indicati su ogni riga. Voci per i subconsulenti per eventuali consulenti specializzati.

Fattura di completamento: fattura del saldo finale al completamento del progetto, inclusi eventuali compensi di coordinamento residui, supervisione dell’installazione e rimborsi di trasferta.

Il progetto dell’hotel — che era iniziato in modo confuso — è stato rifatturato usando questi modelli man mano che procedevamo attraverso le fasi di progettazione. Quando siamo arrivati alla terza fase, il commercialista dello sviluppatore approvava le fatture lo stesso giorno in cui le riceveva. A un certo punto mi ha detto che la mia fatturazione era diventata “esattamente ciò di cui abbiamo bisogno”.

La conversazione sul ricarico che è diventata un non-problema

Analytics di Invoice Flow app di un interior designer — proventi da inizio anno tra progetti residenziali e commerciali
Ricavi residenziali e commerciali in un unico andamento — la vista che le dice dove lo studio sta davvero crescendo.

Uno degli aspetti più delicati della fatturazione dell’interior design è il ricarico sul prezzo commerciale. Quando acquisto mobili, arredi e materiali a prezzi commerciali e li vendo ai clienti con un ricarico, il ricarico è un compenso legittimo per la mia competenza nell’approvvigionamento e per le mie relazioni. Ma il modo in cui viene comunicato in fattura è importante.

Nei miei primi lavori residenziali, a volte nascondevo il ricarico — mostrando ai clienti solo il costo “netto” per loro senza rivelare il prezzo commerciale o la mia percentuale. Questo creava un problema fondamentale di trasparenza. Se un cliente scopriva il ricarico indirettamente (cosa che è successa due volte), il danno alla fiducia era significativo.

Con le mie fatture di approvvigionamento in InvoiceFlow, mostro apertamente il costo commerciale e il ricarico:

“Approvvigionamento soggiorno — Concept Camera Hotel 101:

I clienti vedono esattamente cosa è stato acquistato ed esattamente cosa guadagno dall’approvvigionamento. In sei anni di utilizzo di questo formato, nemmeno un cliente commerciale ha messo in discussione il mio ricarico quando è documentato in questo modo. La trasparenza elimina l’elemento conflittuale dalla conversazione.

La fatturazione dei subconsulenti che ha ampliato i miei servizi

Prima di avere una fatturazione professionale in pass-through, ero riluttante a coinvolgere consulenti specializzati nei miei progetti. La complessità amministrativa di gestire un’altra relazione di fatturazione, applicarvi un ricarico e presentarla in modo pulito al cliente era scoraggiante.

Con il formato di fatturazione in pass-through di InvoiceFlow, la gestione dei subconsulenti è diventata semplice:

“Coordinamento subconsulenti — Progetto Hotel:

Il cliente riceve le fatture originali dei subconsulenti allegate alla mia fattura di coordinamento. Vede il costo del subconsulente e il mio ricarico in un unico documento professionale. Il mio ricarico è chiaramente documentato e giustificato dal lavoro di coordinamento che rappresenta.

Da quando ho implementato la fatturazione dei subconsulenti, ho coinvolto consulenti AV, lighting designer, consulenti acustici e fabbricanti su misura in molti progetti. I miei progetti sono più completi, le mie relazioni con i clienti sono più ampie e il mio ricavo per progetto è più alto.

Come si presenta lo studio oggi

Il mio studio ora ha un mix di lavoro residenziale e commerciale — circa il 40% residenziale e il 60% commerciale, misurato in base ai ricavi. La svolta commerciale è avvenuta quando la mia fatturazione è diventata abbastanza professionale da soddisfare i requisiti dei clienti commerciali.

I progetti attuali includono tre strutture di hotel boutique, due interni di ristoranti e un allestimento di uffici per una società di private equity. Tutti vengono fatturati tramite InvoiceFlow con fatturazione per fasi, documentazione dell’approvvigionamento e pass-through dei subconsulenti.

Il ricavo totale dei progetti di quest’anno: significativamente più alto di quattro anni fa, trainato quasi interamente dal lavoro commerciale che non avrei potuto conquistare senza un’infrastruttura di fatturazione professionale.

Il progetto dell’hotel che è quasi sfumato perché la mia fattura su documento Word non era abbastanza buona — adesso sto progettando la loro seconda struttura.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci i tuoi modelli di fatturazione per fasi, il tuo formato di fattura di approvvigionamento e la tua documentazione dei subconsulenti. Conquista i progetti commerciali per cui il tuo lavoro residenziale ti ha già qualificato.

Natalie Rhodes è la titolare di Rhodes Interior Design a Nashville, Tennessee, specializzata in interni per l’ospitalità boutique, ristoranti e uffici. Il suo studio lavora su progetti dal concept fino all’amministrazione della costruzione.