Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

InvoiceFlow cho Biên dịch viên & Phiên dịch viên: Lập hóa đơn chuyên nghiệp vượt qua mọi rào cản ngôn ngữ

Vì sao Biên dịch viên cần một giải pháp lập hóa đơn chuyên biệt

Biên dịch là một trong số ít nghề nghiệp vận hành thực sự mang tính toàn cầu ngay từ ngày đầu tiên. Một biên dịch viên ở Warsaw có thể đồng thời làm việc cho một hãng luật ở London, một công ty tiếp thị ở New York và một công ty dược phẩm ở Tokyo — mỗi bên lại có mức giá khác nhau, đồng tiền khác nhau, điều khoản thanh toán khác nhau và kỳ vọng khác nhau về định dạng hóa đơn.

Sự phức tạp quốc tế này khiến việc lập hóa đơn trở nên đầy thử thách một cách đặc thù. Bạn tính phí theo từ nguồn, theo từ đích, theo trang chuẩn, theo giờ phiên dịch, hoặc theo ngày phiên dịch hội nghị — đôi khi tất cả trên cùng một hóa đơn. Bạn cộng thêm phụ phí cho nội dung kỹ thuật, chứng nhận dịch công chứng, tính khẩn cấp, hay chuyển đổi định dạng file. Bạn lập hóa đơn bằng EUR, USD, GBP, PLN, JPY — đôi khi cần nhận thanh toán bằng đồng tiền của khách hàng ngay cả khi chi phí vận hành của bạn ở một đồng tiền khác. Bạn đối mặt với những công ty dịch thuật có chu kỳ thanh toán 45-60 ngày, và với những khách hàng trực tiếp mà đôi khi phải nhắc đến ba lần.

InvoiceFlow hỗ trợ hơn 150 đồng tiền, hơn 50 ngôn ngữ trong giao diện ứng dụng, và 16 tùy chọn ngôn ngữ cho nhãn hóa đơn — khiến nó trở thành lựa chọn tự nhiên cho những biên dịch viên làm việc xuyên biên giới.

Những trở ngại lớn nhất của Biên dịch viên

InvoiceFlow giải quyết những thách thức này như thế nào

Hóa đơn bằng ngôn ngữ của khách hàng

InvoiceFlow tạo nhãn hóa đơn PDF (Hóa đơn, Người nhận, Tạm tính, Thuế, Tổng cộng, Điều khoản thanh toán, Ghi chú, v.v.) bằng 16 ngôn ngữ: Anh, Nga, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Ý, Bồ Đào Nha, Hà Lan, Ba Lan, Nhật, Hàn, Trung, Ả Rập, Hindi, Thổ Nhĩ Kỳ và Ukraina. Khi lập hóa đơn cho khách hàng Pháp, hãy chọn tiếng Pháp làm ngôn ngữ hóa đơn — khách hàng nhận được một hóa đơn có nhãn chuyên nghiệp bằng ngôn ngữ của họ, giúp đẩy nhanh việc phê duyệt tại bộ phận thanh toán của họ.

Hóa đơn PDF cho một agency ở Paris do Invoice Flow app tạo với tất cả nhãn bằng tiếng Pháp — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total
FACTURE, Facturer à, TVA — agency Paris đọc hóa đơn bằng tiếng Pháp, và trả nhanh hơn.

Lập hóa đơn đa tiền tệ với hơn 150 đồng tiền

Đặt đồng tiền ưa thích của mỗi khách hàng trong hồ sơ của họ. Hóa đơn tự động được tạo bằng đồng tiền đó. Với những biên dịch viên lập hóa đơn đồng thời bằng EUR, GBP, USD, JPY và PLN, tính năng này là thiết yếu. Theo dõi tổng thu nhập của bạn một cách chính xác bất kể khách hàng thanh toán bằng đồng tiền nào.

Danh sách khách hàng Invoice Flow app của một biên dịch viên — một agency ở Paris, một hãng luật ở London, một công ty dược ở Tokyo và một agency marketing ở New York, mỗi bên được tính bằng đồng tiền riêng
Paris, London, Tokyo, New York — một danh sách khách hàng, bốn loại tiền tệ.

Lập hóa đơn theo đơn vị linh hoạt

Sử dụng các dòng mục của InvoiceFlow để lập hóa đơn đúng theo cách bạn làm việc: từ nguồn, từ đích, trang chuẩn (1.800 ký tự), giờ phiên dịch, phí ngày. Trường đơn vị là văn bản tự do — bạn có thể gõ “từ nguồn,” “từ đích,” “trang quy chuẩn,” hoặc bất cứ gì phù hợp với chuẩn của bạn. Áp dụng các mức giá khác nhau cho từng cặp ngôn ngữ hay từng loại nội dung bằng cách dựng sẵn thư viện dịch vụ của bạn.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một biên dịch viên — 12.400 từ nguồn tính theo giá mỗi từ, chứng thực có tuyên thệ theo trang và phụ phí khẩn cấp bằng GBP
12.400 từ nguồn × giá của bạn, chứng thực theo trang, phụ phí khẩn — đúng cách định giá bản dịch.

Thư viện sản phẩm cho các cặp ngôn ngữ và dịch vụ

Xây dựng thư viện dịch vụ của bạn: “Dịch kỹ thuật EN→DE,” “Dịch pháp lý EN→FR,” “Phiên dịch hội nghị (trọn ngày),” “Dịch công chứng có con dấu,” “Chuyển đổi định dạng file.” Đặt mức giá và đơn vị mặc định cho mỗi dịch vụ. Khi tạo hóa đơn, hãy chọn từ thư viện — giá và đơn vị được điền sẵn, bạn chỉ cần thêm số lượng (số từ hoặc số giờ).

Màn hình sản phẩm của Invoice Flow app cho một biên dịch viên — đơn giá theo từ nguồn cho các cặp ngôn ngữ, dịch công chứng theo trang, phiên dịch hội nghị theo ngày
Mỗi cặp ngôn ngữ và dịch vụ với đơn giá và đơn vị riêng — dựng sẵn, không bao giờ gõ lại.

Trường tùy chỉnh cho yêu cầu của công ty dịch thuật

Các công ty dịch thuật hầu như luôn cần những trường cụ thể trên hóa đơn: số tham chiếu dự án, số PO, mã nhà cung cấp của bạn, mã báo cáo phân tích của công cụ CAT. Thêm những mục này dưới dạng trường tùy chỉnh cho từng hóa đơn. Hóa đơn của bạn đáp ứng yêu cầu xử lý của công ty mà không cần làm thủ công vòng vo.

Xử lý thuế cho khách hàng EU và toàn cầu

Với biên dịch viên EU lập hóa đơn cho các doanh nghiệp EU khác, cơ chế đảo ngược nghĩa vụ thuế (reverse charge) được áp dụng. Với khách hàng ngoài EU, không có thuế GTGT. Với một số khách hàng, lại là một mức thuế hoàn toàn khác. Hệ thống thuế của InvoiceFlow hỗ trợ hơn 45 quốc gia với các mức thuế phù hợp. Bạn có thể ghi đè thuế cho từng hóa đơn, thêm ghi chú đảo ngược nghĩa vụ thuế vào trường ghi chú, và đặt đúng mức thuế cho từng hồ sơ khách hàng. Việc tuân thủ thuế được tích hợp sẵn, không phải chắp vá thêm.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

  1. Dự án mới từ công ty dịch thuật: Khách hàng gửi email một dự án. Tạo hồ sơ khách hàng (nếu là khách mới) với quốc gia, đồng tiền, điều khoản thanh toán của họ. Tạo hóa đơn với các dòng mục: số từ nguồn × mức giá, phụ phí khẩn cấp nếu có.

  2. Giao dự án: Gửi hóa đơn PDF từ InvoiceFlow. Nhãn hóa đơn bằng ngôn ngữ của khách hàng. Đồng tiền chính xác. Số PO nằm trong trường tùy chỉnh. Không cần qua lại nhiều lần.

  3. Nhận thanh toán: Ghi nhận khoản thanh toán. Nếu số tiền nhận được khác đi do phí ngân hàng, hãy ghi nhận số tiền thực nhận và ghi chú phần chênh lệch.

  4. Công việc định kỳ với công ty dịch thuật: Thiết lập hóa đơn định kỳ cho các công ty có khối lượng cố định hàng tháng. Hoặc tạo một mẫu hóa đơn cho công ty đó và nhân bản mỗi lần.

  5. Kế toán hàng tháng: Phân tích hiển thị tổng thu nhập theo đồng tiền, theo khách hàng, theo tháng. Xuất CSV cho kế toán của bạn.

Những tính năng giá trị nhất cho Biên dịch viên

  1. Nhãn hóa đơn đa ngôn ngữ — Lập hóa đơn bằng 16 ngôn ngữ cho khách hàng quốc tế
  2. Lập hóa đơn đa tiền tệ — Hơn 150 đồng tiền
  3. Thư viện sản phẩm — Dựng sẵn các cặp ngôn ngữ và loại dịch vụ
  4. Trường tùy chỉnh — Số PO, mã tham chiếu dự án, mã nhà cung cấp của công ty
  5. Xử lý thuế — Thuế GTGT EU, đảo ngược nghĩa vụ thuế, mức thuế theo từng quốc gia
  6. Phân tích — Theo dõi doanh thu theo khách hàng và cặp tiền tệ

Ví dụ thực tế: Anna biên dịch và được thanh toán trên toàn cầu

Anna là một biên dịch viên EN→DE và EN→FR làm việc chủ yếu với các công ty pháp lý và tiếp thị khắp châu Âu và Mỹ. Cô lập hóa đơn cho 15-20 dự án mỗi tháng bằng EUR, USD và GBP. Trước khi có InvoiceFlow, cô tạo hóa đơn thủ công trong Excel, duy trì một bảng tính quy đổi tiền tệ, và thỉnh thoảng gửi nhầm đồng tiền cho khách hàng. Giờ đây mỗi hồ sơ khách hàng đều có thiết lập đồng tiền và ngôn ngữ đúng. Khách hàng Đức nhận hóa đơn nhãn tiếng Đức bằng EUR. Khách hàng Mỹ nhận hóa đơn tiếng Anh bằng USD. Việc đối chiếu hàng tháng của cô chỉ mất 15 phút thay vì 2 giờ. Tranh chấp thanh toán từ các công ty dịch thuật giảm về không — định dạng chuyên nghiệp và thông tin đầy đủ nghĩa là hóa đơn được duyệt qua bộ phận thanh toán ngay lập tức.

Bắt đầu

InvoiceFlow có sẵn miễn phí trên Android — không cần internet cho các tính năng cốt lõi. Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp của bạn, xây dựng thư viện dịch vụ biên dịch với các mức giá chuẩn của bạn, và gửi hóa đơn đầu tiên trong chưa đầy 5 phút.