InvoiceFlow pro překladatele a tlumočníky: Profesionální fakturace přes každou jazykovou bariéru

Proč překladatelé potřebují specializovanou fakturaci

Překladatelství je jednou z mála profesí, která funguje skutečně globálně už od prvního dne. Překladatel ve Varšavě může současně pracovat pro advokátní kancelář v Londýně, marketingovou agenturu v New Yorku a farmaceutickou firmu v Tokiu — každý s jinými sazbami, jinou měnou, jinými platebními podmínkami a jinými očekáváními ohledně formátu faktury.

Tato mezinárodní složitost činí fakturaci jedinečně náročnou. Účtujete za slovo zdroje, za slovo cílového textu, za normostranu, za hodinu tlumočení nebo za den konferenčního tlumočení — někdy vše na jedné faktuře. Přidáváte příplatky za odborný obsah, soudní ověření překladu, urgentnost nebo převod formátu souboru. Fakturujete v EUR, USD, GBP, PLN, JPY — někdy potřebujete přijmout platbu v měně klienta, i když vaše provozní náklady jsou v jiné. Jednáte s agenturami, které mají platební cykly 45–60 dní, i s přímými klienty, které je někdy třeba upomenout třikrát.

InvoiceFlow podporuje více než 150 měn, více než 50 jazyků v rozhraní aplikace a 16 jazykových variant popisků na faktuře — což z něj činí přirozenou volbu pro překladatele, kteří pracují přes hranice.

Největší bolesti překladatelů

Vytváření různých formátů faktur pro různé země (faktury s DPH v EUR pro klienty z EU, jednoduché faktury pro klienty z USA atd.)
Sledování plateb ve více měnách a výpočet toho, co jste skutečně obdrželi
Ztráta přehledu o sazbách za slovo nebo za stranu napříč mnoha jazykovými páry
Agenturní klienti, kteří vyžadují formální faktury se specifickými poli (jejich číslo objednávky, referenční číslo projektu, report o počtu slov z CAT nástroje)
Žádný automatizovaný systém pro opakovaný agenturní paušál nebo měsíční objemovou fakturaci
Nutnost vytvářet faktury v jazyce klienta (francouzský klient očekává francouzskou fakturu, německý klient očekává německé popisky na faktuře)
Zapomínání konzistentně uplatňovat CAT slevy nebo příplatky

Jak InvoiceFlow tyto výzvy řeší

Faktury v jazyce klienta

InvoiceFlow generuje popisky na PDF fakturách (Faktura, Odběratel, Mezisoučet, Daň, Celkem, Platební podmínky, Poznámky atd.) v 16 jazycích: angličtina, ruština, němčina, francouzština, španělština, italština, portugalština, nizozemština, polština, japonština, korejština, čínština, arabština, hindština, turečtina a ukrajinština. Při fakturaci francouzskému klientovi vyberte jako jazyk faktury francouzštinu — klient obdrží profesionálně popsanou fakturu ve svém jazyce, což urychlí schválení na jeho oddělení závazků.

Faktura PDF pro pařížskou agenturu vygenerovaná aplikací Invoice Flow app se všemi popisky ve francouzštině — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — pařížská agentura čte svou fakturu ve francouzštině a platí rychleji.

Fakturace ve více měnách s více než 150 měnami

Nastavte každému klientovi preferovanou měnu v jeho profilu. Faktury se v této měně generují automaticky. Pro překladatele fakturující současně v EUR, GBP, USD, JPY a PLN je to nezbytné. Sledujte svůj celkový příjem přesně bez ohledu na to, v jakých měnách klienti platí.

Seznam klientů v Invoice Flow app pro překladatele — agentura v Paříži, advokátní kancelář v Londýně, farmaceutická firma v Tokiu a marketingová agentura v New Yorku, každý účtovaný ve vlastní měně — Paříž, Londýn, Tokio, New York — jeden seznam klientů, čtyři měny.

Flexibilní fakturace za jednotku

Použijte položky v InvoiceFlow k fakturaci přesně tak, jak pracujete: slova zdroje, slova cílového textu, normostrany (1 800 znaků), hodiny tlumočení, denní sazby. Pole jednotky je volný text — můžete napsat „slova zdroje”, „cílová slova”, „normostrany” nebo cokoli, co odpovídá vašemu standardu. Uplatněte různé sazby podle jazykového páru nebo typu obsahu předpřipravením své knihovny služeb.

Editor faktur překladatele v aplikaci Invoice Flow — 12 400 zdrojových slov za sazbu za slovo, soudní ověření za stránku a příplatek za spěch v GBP — 12 400 zdrojových slov × vaše sazba, ověření za stránku, spěch navrch — přesně tak, jak se překlad oceňuje.

Knihovna produktů pro jazykové páry a služby

Sestavte si knihovnu služeb: „EN→DE odborný překlad”, „EN→FR právní překlad”, „Konferenční tlumočení (celý den)”, „Soudní překlad s razítkem”, „Převod formátu souboru”. Nastavte výchozí sazbu a jednotku pro každou službu. Při vytváření faktury vyberete z knihovny — cena a jednotka se předvyplní, jen doplníte množství (počet slov nebo hodin).

Obrazovka produktů v aplikaci Invoice Flow app u překladatele — sazby za zdrojové slovo pro jazykové páry, soudní překlad za stránku, konferenční tlumočení za den — Každý jazykový pár a služba s vlastní sazbou a jednotkou — předpřipravené, nikdy nepřepisované.

Vlastní pole pro požadavky agentur

Překladatelské agentury téměř vždy potřebují na fakturách specifická pole: jejich referenční číslo projektu, číslo objednávky, vaše dodavatelské ID, referenci na analytický report z CAT nástroje. Přidejte je jako vlastní pole u každé faktury. Vaše faktura splní požadavky agentury na zpracování bez ručních obcházení.

Zpracování daní pro klienty z EU i globální klienty

U překladatelů z EU fakturujících jiným podnikům v EU se uplatňuje mechanismus přenesené daňové povinnosti (reverse charge). U klientů mimo EU žádné DPH. U některých klientů zcela jiná sazba. Daňový systém InvoiceFlow podporuje více než 45 zemí s příslušnými sazbami. Daň můžete přepsat u konkrétní faktury, přidat poznámku o přenesené daňové povinnosti do pole poznámek a nastavit správnou daň v profilu klienta. Daňová shoda je vestavěná, ne dodatečně přišroubovaná.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

Nový projekt od agentury: Klient pošle e-mailem projekt. Vytvořte profil klienta (je-li nový) s jeho zemí, měnou a platebními podmínkami. Vytvořte fakturu s položkami: počet slov zdroje × sazba, příplatek za urgentnost, je-li relevantní.
Projekt dodán: Odešlete PDF faktury z InvoiceFlow. Popisky faktury jsou v jazyce klienta. Měna je správná. Číslo objednávky je ve vlastním poli. Žádné dohadování není třeba.
Přijatá platba: Zaznamenejte platbu. Pokud dorazí v jiné výši kvůli bankovním poplatkům, zaznamenejte skutečně přijatou částku a poznamenejte rozdíl.
Opakovaná agenturní práce: Nastavte opakované faktury pro agentury s pevnými měsíčními objemy. Nebo vytvořte šablonu faktury pro danou agenturu a pokaždé ji duplikujte.
Měsíční účetnictví: Analytika ukáže celkový příjem podle měny, klienta a měsíce. Exportujte CSV pro svého účetního.

Nejcennější funkce pro překladatele

Vícejazyčné popisky faktur — Fakturujte v 16 jazycích mezinárodním klientům
Fakturace ve více měnách — Více než 150 měn
Knihovna produktů — Předpřipravené jazykové páry a typy služeb
Vlastní pole — Čísla objednávek agentur, reference projektů, dodavatelská ID
Zpracování daní — DPH v EU, přenesená daňová povinnost, sazby podle zemí
Analytika — Příjmy podle klienta a sledování měnových párů

Reálný příklad: Anna překládá a dostává zaplaceno globálně

Anna je překladatelka EN→DE a EN→FR pracující převážně s právními a marketingovými agenturami v Evropě a USA. Fakturuje 15–20 projektů měsíčně v EUR, USD a GBP. Před InvoiceFlow vytvářela faktury ručně v Excelu, vedla tabulku pro převod měn a občas poslala klientovi špatnou měnu. Nyní má každý profil klienta správné nastavení měny a jazyka. Němečtí klienti dostávají faktury s německými popisky v EUR. Klienti z USA dostávají anglické faktury v USD. Její měsíční sesouhlasení zabere 15 minut místo 2 hodin. Spory o platby ze strany agentur klesly na nulu — profesionální formát a kompletní informace znamenají, že faktury projdou oddělením závazků okamžitě.

Jak začít

InvoiceFlow je dostupný zdarma pro Android — pro základní funkce není potřeba internet. Nastavte si firemní profil, sestavte knihovnu překladatelských služeb se svými standardními sazbami a odešlete první fakturu za méně než 5 minut.