InvoiceFlow dla tłumaczy pisemnych i ustnych: profesjonalne fakturowanie ponad każdą barierą językową

Dlaczego tłumacze potrzebują wyspecjalizowanego fakturowania

Tłumaczenie to jeden z niewielu zawodów, który od pierwszego dnia działa naprawdę globalnie. Tłumacz w Warszawie może pracować jednocześnie dla kancelarii prawnej w Londynie, agencji marketingowej w Nowym Jorku i firmy farmaceutycznej w Tokio — każdy z inną stawką, inną walutą, innymi terminami płatności i innymi oczekiwaniami co do formatu faktury.

Ta międzynarodowa złożoność sprawia, że fakturowanie jest wyjątkowo wymagające. Naliczasz za słowo źródłowe, za słowo docelowe, za stronę rozliczeniową, za godzinę tłumaczenia ustnego lub za dzień tłumaczenia konferencyjnego — czasem wszystko na jednej fakturze. Dodajesz dopłaty za treści techniczne, uwierzytelnienie tłumaczenia przysięgłego, pilność lub konwersję formatu plików. Fakturujesz w EUR, USD, GBP, PLN, JPY — czasem musisz przyjąć płatność w walucie klienta, nawet gdy Twoje koszty operacyjne są w innej. Masz do czynienia z agencjami o 45-60-dniowych cyklach płatności i z klientami bezpośrednimi, których czasem trzeba przypominać trzykrotnie.

InvoiceFlow obsługuje ponad 150 walut, ponad 50 języków w interfejsie aplikacji oraz 16 opcji językowych dla etykiet na fakturach — co czyni go naturalnym wyborem dla tłumaczy pracujących ponad granicami.

Największe bolączki tłumaczy

Tworzenie różnych formatów faktur dla różnych krajów (faktury EUR/VAT dla klientów z UE, proste faktury dla klientów z USA itp.)
Śledzenie płatności w wielu walutach i obliczanie, ile faktycznie otrzymano
Gubienie stawek za słowo lub za stronę w wielu różnych parach językowych
Klienci-agencje wymagający formalnych faktur z określonymi polami (ich numer PO, numer projektu, raport liczby słów z narzędzia CAT)
Brak zautomatyzowanego systemu dla cyklicznego rozliczenia abonamentowego agencji lub miesięcznego rozliczenia wolumenowego
Konieczność tworzenia faktur w języku klienta (klient francuski oczekuje faktury po francusku, klient niemiecki oczekuje niemieckich etykiet na fakturze)
Zapominanie o konsekwentnym stosowaniu rabatów CAT lub dopłat

Jak InvoiceFlow rozwiązuje te wyzwania

Faktury w języku klienta

InvoiceFlow generuje etykiety faktur PDF (Faktura, Nabywca, Suma częściowa, Podatek, Razem, Warunki płatności, Uwagi itp.) w 16 językach: angielskim, rosyjskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, portugalskim, niderlandzkim, polskim, japońskim, koreańskim, chińskim, arabskim, hindi, tureckim i ukraińskim. Fakturując klienta francuskiego, wybierz francuski jako język faktury — klient otrzyma profesjonalnie opisaną fakturę w swoim języku, co przyspiesza akceptację w jego dziale rozrachunków.

Faktura PDF dla paryskiej agencji wygenerowana przez aplikację Invoice Flow ze wszystkimi etykietami po francusku — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — paryska agencja czyta fakturę po francusku i płaci szybciej.

Rozliczenia wielowalutowe z ponad 150 walutami

Ustaw preferowaną walutę każdego klienta w jego profilu. Faktury generują się w tej walucie automatycznie. Dla tłumaczy fakturujących jednocześnie w EUR, GBP, USD, JPY i PLN jest to niezbędne. Śledź swój całkowity dochód dokładnie, niezależnie od tego, w jakich walutach płacą klienci.

Lista klientów tłumacza w aplikacji Invoice Flow app — agencja w Paryżu, kancelaria prawna w Londynie, firma farmaceutyczna w Tokio i agencja marketingowa w Nowym Jorku, każdy rozliczany we własnej walucie — Paryż, Londyn, Tokio, Nowy Jork — jedna lista klientów, cztery waluty.

Elastyczne rozliczanie za jednostkę

Wykorzystaj pozycje faktury w InvoiceFlow, aby fakturować dokładnie tak, jak pracujesz: słowa źródłowe, słowa docelowe, strony rozliczeniowe (1800 znaków), godziny tłumaczenia ustnego, stawki dzienne. Pole jednostki to dowolny tekst — możesz wpisać „słowa źródłowe”, „słowa docelowe”, „strony rozliczeniowe” lub cokolwiek pasuje do Twojego standardu. Stosuj różne stawki dla par językowych lub typów treści, przygotowując wcześniej swoją bibliotekę usług.

Edytor faktur tłumacza w Invoice Flow app — 12 400 słów źródłowych po stawce za słowo, poświadczenie przysięgłe za stronę i dopłata za pilność w GBP — 12 400 słów źródłowych × twoja stawka, poświadczenie za stronę, dopłata za pilność — dokładnie tak wycenia się tłumaczenia.

Biblioteka produktów dla par językowych i usług

Zbuduj swoją bibliotekę usług: „EN→DE tłumaczenie techniczne”, „EN→FR tłumaczenie prawnicze”, „Tłumaczenie konferencyjne (cały dzień)”, „Tłumaczenie przysięgłe z pieczęcią”, „Konwersja formatu plików”. Ustaw domyślną stawkę i jednostkę dla każdej usługi. Przy tworzeniu faktury wybierz z biblioteki — cena i jednostka wypełnią się automatycznie, wystarczy dodać ilość (liczbę słów lub godzin).

Ekran produktów w aplikacji Invoice Flow tłumacza — stawki za słowo źródłowe dla par językowych, tłumaczenie przysięgłe za stronę, tłumaczenie konferencyjne za dzień — Każda para językowa i usługa z własną stawką i jednostką — gotowe, nigdy nie przepisywane.

Pola niestandardowe dla wymagań agencji

Agencje tłumaczeniowe niemal zawsze potrzebują konkretnych pól na fakturach: numeru projektu, numeru PO, Twojego identyfikatora dostawcy, numeru raportu analizy z narzędzia CAT. Dodaj je jako pola niestandardowe na każdej fakturze. Twoja faktura spełnia wymogi przetwarzania agencji bez ręcznych obejść.

Obsługa podatków dla klientów z UE i całego świata

Dla tłumaczy z UE fakturujących inne firmy z UE stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia. Dla klientów spoza UE — brak VAT. Dla niektórych klientów — zupełnie inna stawka. System podatkowy InvoiceFlow obsługuje ponad 45 krajów z odpowiednimi stawkami. Możesz nadpisać podatek na fakturze, dodać notę o odwrotnym obciążeniu w polu uwag i ustawić właściwy podatek w profilu klienta. Zgodność podatkowa jest wbudowana, a nie doklejona.

Twój przepływ pracy z InvoiceFlow

Nowy projekt od agencji: Klient przysyła projekt mailem. Utwórz profil klienta (jeśli nowy) z jego krajem, walutą, terminami płatności. Utwórz fakturę z pozycjami: liczba słów źródłowych × stawka, dopłata za pilność, jeśli dotyczy.
Projekt dostarczony: Wyślij PDF faktury z InvoiceFlow. Etykiety faktury są w języku klienta. Waluta jest prawidłowa. Numer PO jest w polu niestandardowym. Bez zbędnej korespondencji.
Otrzymana płatność: Zarejestruj płatność. Jeśli wpłynie w innej kwocie z powodu opłat bankowych, zapisz faktycznie otrzymaną kwotę i zanotuj różnicę.
Cykliczna praca dla agencji: Skonfiguruj faktury cykliczne dla agencji o stałych miesięcznych wolumenach. Lub utwórz szablon faktury dla tej agencji i powielaj go za każdym razem.
Miesięczna księgowość: Analityka pokazuje całkowity dochód według waluty, klienta, miesiąca. Wyeksportuj CSV dla swojej księgowej.

Najcenniejsze funkcje dla tłumaczy

Wielojęzyczne etykiety faktur — fakturuj w 16 językach dla klientów międzynarodowych
Rozliczenia wielowalutowe — ponad 150 walut
Biblioteka produktów — przygotuj wcześniej pary językowe i typy usług
Pola niestandardowe — numery PO agencji, numery projektów, identyfikatory dostawcy
Obsługa podatków — VAT w UE, odwrotne obciążenie, stawki per kraj
Analityka — przychód według klienta i śledzenie par walutowych

Prawdziwy przykład: Anna tłumaczy i otrzymuje płatności z całego świata

Anna jest tłumaczką EN→DE i EN→FR, pracującą głównie z agencjami prawnymi i marketingowymi w Europie i USA. Fakturuje 15-20 projektów miesięcznie w EUR, USD i GBP. Przed InvoiceFlow tworzyła faktury ręcznie w Excelu, prowadziła arkusz przeliczeń walutowych i czasem wysyłała klientowi niewłaściwą walutę. Teraz każdy profil klienta ma prawidłowe ustawienia waluty i języka. Klienci niemieccy otrzymują faktury z niemieckimi etykietami w EUR. Klienci z USA otrzymują faktury po angielsku w USD. Jej miesięczne uzgodnienia zajmują 15 minut zamiast 2 godzin. Spory dotyczące płatności ze strony agencji spadły do zera — profesjonalny format i kompletne informacje sprawiają, że faktury przechodzą przez dział rozrachunków od razu.

Jak zacząć

InvoiceFlow jest dostępny za darmo na Androida — do podstawowych funkcji nie jest wymagane połączenie z internetem. Skonfiguruj swój profil biznesowy, zbuduj bibliotekę usług tłumaczeniowych ze swoimi standardowymi stawkami i wyślij pierwszą fakturę w mniej niż 5 minut.