InvoiceFlow kääntäjille ja tulkeille: Ammattimaista laskutusta yli kaikkien kielirajojen

Miksi kääntäjät tarvitsevat erikoistuneen laskutuksen

Kääntäminen on yksi harvoista ammateista, joka toimii aidosti globaalisti ensimmäisestä päivästä lähtien. Varsovassa asuva kääntäjä saattaa työskennellä samanaikaisesti lontoolaiselle lakiasiaintoimistolle, newyorkilaiselle markkinointitoimistolle ja tokiolaiselle lääkeyhtiölle — jokaisella on eri hinnat, eri valuutat, eri maksuehdot ja erilaiset odotukset laskun muodosta.

Tämä kansainvälinen monimutkaisuus tekee laskutuksesta poikkeuksellisen haastavaa. Veloitat lähdesanan, kohdesanan, vakiosivun, tulkkaustunnin tai konferenssitulkkauspäivän mukaan — joskus kaikki samalla laskulla. Lisäät korotuksia teknisestä sisällöstä, auktorisoidusta käännöksestä, kiireestä tai tiedostomuodon muunnoksesta. Laskutat euroissa, dollareissa, punnissa, zloteissa tai jeneissä — joskus joudut ottamaan maksun vastaan asiakkaan valuutassa, vaikka omat kustannuksesi ovat toisessa valuutassa. Toimit toimistojen kanssa, joilla on 45–60 päivän maksusyklit, ja suorien asiakkaiden kanssa, joita joskus täytyy muistuttaa kolmesti.

InvoiceFlow tukee yli 150:tä valuuttaa, yli 50:tä kieltä sovelluksen käyttöliittymässä ja 16:ta kielivaihtoehtoa laskun merkinnöille — mikä tekee siitä luontevan valinnan kääntäjille, jotka työskentelevät yli rajojen.

Suurimmat kipupisteet kääntäjille

Erilaisten laskumuotojen luominen eri maille (EUR/ALV-laskut EU-asiakkaille, yksinkertaiset laskut USA:n asiakkaille jne.)
Maksujen seuranta useassa valuutassa ja sen laskeminen, mitä todella sait
Sana- tai sivukohtaisten hintojen hukkuminen monien eri kieliparien kesken
Toimistoasiakkaat, jotka vaativat muodollisia laskuja tietyillä kentillä (heidän ostotilausnumeronsa, projektiviite, CAT-työkalun sanamääräraportti)
Ei automaattista järjestelmää toistuvalle toimiston kiinnitys- tai kuukausittaiselle volyymilaskutukselle
Laskujen luominen asiakkaan kielellä (ranskalainen asiakas odottaa ranskankielistä laskua, saksalainen asiakas saksankielisiä laskumerkintöjä)
CAT-alennusten tai korotusten johdonmukaisen soveltamisen unohtaminen

Miten InvoiceFlow ratkaisee nämä haasteet

Laskut asiakkaan kielellä

InvoiceFlow luo PDF-laskun merkinnät (Lasku, Laskutusosoite, Välisumma, Vero, Loppusumma, Maksuehdot, Huomautukset jne.) 16 kielellä: englanti, venäjä, saksa, ranska, espanja, italia, portugali, hollanti, puola, japani, korea, kiina, arabia, hindi, turkki ja ukraina. Kun laskutat ranskalaista asiakasta, valitse laskun kieleksi ranska — asiakas saa ammattimaisesti merkityn laskun omalla kielellään, mikä nopeuttaa hyväksyntää heidän ostoreskontrassaan.

Lasku-PDF pariisilaiselle toimistolle, jonka Invoice Flow app loi kaikin merkinnöin ranskaksi — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — pariisilaistoimisto lukee laskunsa ranskaksi ja maksaa nopeammin.

Monivaluuttalaskutus yli 150 valuutalla

Aseta kunkin asiakkaan ensisijainen valuutta hänen profiiliinsa. Laskut luodaan automaattisesti kyseisessä valuutassa. Kääntäjille, jotka laskuttavat samanaikaisesti euroissa, punnissa, dollareissa, jeneissä ja zloteissa, tämä on olennaista. Seuraa kokonaistuloasi tarkasti riippumatta siitä, missä valuutoissa asiakkaat maksavat.

Invoice Flow app -asiakasluettelo kääntäjältä — toimisto Pariisissa, lakiasiaintoimisto Lontoossa, lääkeyhtiö Tokiossa ja markkinointitoimisto New Yorkissa, kukin laskutettuna omassa valuutassaan — Pariisi, Lontoo, Tokio, New York — yksi asiakasluettelo, neljä valuuttaa.

Joustava yksikkökohtainen laskutus

Käytä InvoiceFlow’n rivikohtia laskuttaaksesi juuri niin kuin työskentelet: lähdesanat, kohdesanat, vakiosivut (1 800 merkkiä), tulkkaustunnit, päivähinnat. Yksikkökenttä on vapaata tekstiä — voit kirjoittaa “lähdesanat”, “kohdesanat”, “normisivut” tai mitä tahansa vakiotasi vastaavaa. Sovella eri hintoja kieliparia tai sisältötyyppiä kohti rakentamalla palvelukirjastosi etukäteen.

Invoice Flow app -laskueditori kääntäjältä — 12 400 lähdesanaa sanakohtaisella hinnalla, virallinen sertifiointi sivua kohti ja kiirelisä GBP:ssä — 12 400 lähdesanaa × hintasi, sertifiointi sivua kohti, kiirelisä päälle — juuri niin kuin kääntäminen hinnoitellaan.

Tuotekirjasto kielipareille ja palveluille

Rakenna palvelukirjastosi: “EN→DE tekninen käännös”, “EN→FR juridinen käännös”, “Konferenssitulkkaus (koko päivä)”, “Auktorisoitu käännös leimalla”, “Tiedostomuodon muunnos”. Aseta kullekin palvelulle oletushinta ja -yksikkö. Laskua luodessasi valitse kirjastosta — hinta ja yksikkö täyttyvät valmiiksi, lisäät vain määrän (sanamäärän tai tunnit).

Invoice Flow app -tuotenäkymä kääntäjälle — lähdesanakohtaiset hinnat kieliparille, virallinen käännös sivulta, konferenssitulkkaus päivältä — Jokainen kielipari ja palvelu omalla hinnalla ja yksiköllä — valmiiksi tehtynä, ei koskaan uudelleen kirjoitettuna.

Mukautetut kentät toimistojen vaatimuksiin

Käännöstoimistot tarvitsevat lähes aina tiettyjä kenttiä laskuille: heidän projektiviitenumeronsa, ostotilausnumeronsa, sinun toimittajatunnuksesi, CAT-työkalun analyysiraportin viitteen. Lisää nämä mukautettuina kenttinä laskukohtaisesti. Laskusi täyttää toimiston käsittelyvaatimukset ilman manuaalisia kiertoteitä.

Verojen käsittely EU- ja globaaleille asiakkaille

EU:ssa toimiville kääntäjille, jotka laskuttavat muita EU-yrityksiä, sovelletaan käännetyn verovelvollisuuden mekanismia. EU:n ulkopuolisille asiakkaille ei ALV:tä. Joillekin asiakkaille aivan eri verokanta. InvoiceFlow’n verojärjestelmä tukee yli 45:tä maata asianmukaisin verokannoin. Voit ohittaa veron laskukohtaisesti, lisätä käännetyn verovelvollisuuden huomautuksen huomautuskenttään ja asettaa oikean veron asiakasprofiilikohtaisesti. Suomessa muista oma ALV-velvollisuutesi ja Y-tunnuksen merkitseminen laskulle. Verojen noudattaminen on sisäänrakennettu, ei päälle liimattu.

Työnkulkusi InvoiceFlow’lla

Uusi projekti toimistolta: Asiakas lähettää projektin sähköpostitse. Luo asiakasprofiili (jos uusi) hänen maansa, valuuttansa ja maksuehtojensa kanssa. Luo lasku rivikohdilla: lähdesanamäärä × hinta, kiirekorotus tarvittaessa.
Projekti toimitettu: Lähetä laskun PDF InvoiceFlow’sta. Laskun merkinnät ovat asiakkaan kielellä. Valuutta on oikea. Ostotilausnumero on mukautetussa kentässä. Ei edestakaista viestittelyä.
Maksu vastaanotettu: Kirjaa maksu. Jos se saapuu eri summana pankkikulujen vuoksi, kirjaa todella vastaanotettu summa ja merkitse erotus.
Toistuva toimistotyö: Luo toistuvat laskut toimistoille, joilla on kiinteät kuukausivolyymit. Tai luo laskumalli kyseiselle toimistolle ja monista se joka kerta.
Kuukausittainen kirjanpito: Analytiikka näyttää kokonaistulot valuutoittain, asiakkaittain ja kuukausittain. Vie CSV kirjanpitäjällesi.

Arvokkaimmat ominaisuudet kääntäjille

Monikieliset laskumerkinnät — Laskuta 16 kielellä kansainvälisille asiakkaille
Monivaluuttalaskutus — Yli 150 valuuttaa
Tuotekirjasto — Rakenna kieliparit ja palvelutyypit etukäteen
Mukautetut kentät — Toimistojen ostotilausnumerot, projektiviitteet, toimittajatunnukset
Verojen käsittely — EU:n ALV, käännetty verovelvollisuus, maakohtaiset verokannat
Analytiikka — Tuotot asiakkaittain ja valuutoittain

Todellinen esimerkki: Anna kääntää ja saa maksun globaalisti

Anna on EN→DE- ja EN→FR-kääntäjä, joka työskentelee pääasiassa juridisten ja markkinoinnin toimistojen kanssa eri puolilla Eurooppaa ja Yhdysvaltoja. Hän laskuttaa 15–20 projektia kuukaudessa euroissa, dollareissa ja punnissa. Ennen InvoiceFlow’ta hän loi laskut käsin Excelissä, ylläpiti valuuttamuunnostaulukkoa ja lähetti toisinaan väärän valuutan asiakkaalle. Nyt jokaisella asiakasprofiililla on oikeat valuutta- ja kieliasetukset. Saksalaiset asiakkaat saavat saksankieliset laskut euroissa. USA:n asiakkaat saavat englanninkieliset laskut dollareissa. Hänen kuukausittainen täsmäytyksensä kestää 15 minuuttia kahden tunnin sijaan. Maksukiistat toimistojen kanssa laskivat nollaan — ammattimainen muoto ja täydelliset tiedot tarkoittavat, että laskut hyväksytään ostoreskontrassa välittömästi.

Näin pääset alkuun

InvoiceFlow on saatavilla ilmaiseksi Androidille — ydintoiminnot eivät vaadi internetiä. Määritä yritysprofiilisi, rakenna käännöspalvelukirjastosi vakiohinnoillasi ja lähetä ensimmäinen laskusi alle 5 minuutissa.