InvoiceFlow voor vertalers en tolken: professioneel factureren over elke taalgrens heen

Waarom vertalers gespecialiseerde facturatie nodig hebben

Vertalen is een van de weinige beroepen die vanaf dag één echt wereldwijd opereert. Een vertaler in Warschau kan tegelijkertijd werken voor een advocatenkantoor in Londen, een marketingbureau in New York en een farmaceutisch bedrijf in Tokio — elk met andere tarieven, andere valuta’s, andere betalingstermijnen en andere verwachtingen over de opmaak van de factuur.

Die internationale complexiteit maakt het factureren uniek uitdagend. Je rekent af per bronwoord, per doelwoord, per standaardpagina, per uur tolken of per dag congrestolken — soms allemaal op dezelfde factuur. Je voegt toeslagen toe voor technische inhoud, beëdigde vertalingen, spoed of bestandsconversie. Je factureert in EUR, USD, GBP, PLN, JPY — en soms moet je betaling in de valuta van de klant accepteren terwijl je eigen kosten in een andere valuta lopen. Je hebt te maken met bureaus die betalingstermijnen van 45 tot 60 dagen hanteren, en met directe klanten die soms drie keer herinnerd moeten worden.

InvoiceFlow ondersteunt meer dan 150 valuta’s, meer dan 50 talen in de app-interface en 16 taalopties voor factuurlabels — wat het de natuurlijke keuze maakt voor vertalers die over grenzen heen werken.

De grootste knelpunten voor vertalers

Verschillende factuurformaten maken voor verschillende landen (EUR/BTW-facturen voor EU-klanten, eenvoudige facturen voor Amerikaanse klanten, enzovoort)
Betalingen in meerdere valuta’s bijhouden en berekenen wat je daadwerkelijk hebt ontvangen
Het overzicht verliezen over woord- of paginatarieven voor veel verschillende taalcombinaties
Bureauklanten die formele facturen met specifieke velden vereisen (hun PO-nummer, projectreferentie, het woordtellingsrapport uit de CAT-tool)
Geen geautomatiseerd systeem voor terugkerende bureau-retainers of maandelijkse volumefacturatie
Facturen moeten opstellen in de taal van de klant (een Franse klant verwacht een Franse factuur, een Duitse klant verwacht Duitse factuurlabels)
Vergeten CAT-kortingen of toeslagen consequent toe te passen

Hoe InvoiceFlow deze uitdagingen oplost

Facturen in de taal van de klant

InvoiceFlow genereert factuurlabels in de PDF (Factuur, Factuuradres, Subtotaal, Btw, Totaal, Betalingsvoorwaarden, Notities, enzovoort) in 16 talen: Engels, Russisch, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Japans, Koreaans, Chinees, Arabisch, Hindi, Turks en Oekraïens. Selecteer bij het factureren van een Franse klant Frans als factuurtaal — de klant ontvangt een professioneel opgemaakte factuur in zijn eigen taal, wat de goedkeuring op de crediteurenadministratie versnelt.

Factuur-PDF voor een Parijs' bureau gegenereerd door de Invoice Flow app met alle labels in het Frans — FACTURE, Facturer à, Qté, TVA, Sous-total — FACTURE, Facturer à, TVA — het Parijse bureau leest zijn factuur in het Frans, en betaalt sneller.

Facturatie in meerdere valuta’s met meer dan 150 valuta’s

Stel per klant de gewenste valuta in zijn profiel in. Facturen worden automatisch in die valuta gegenereerd. Voor vertalers die tegelijkertijd in EUR, GBP, USD, JPY en PLN factureren is dit essentieel. Houd je totale inkomsten nauwkeurig bij, ongeacht in welke valuta klanten betalen.

Klantenlijst in de Invoice Flow app van een vertaler — een bureau in Parijs, een advocatenkantoor in Londen, een farmabedrijf in Tokio en een marketingbureau in New York, elk gefactureerd in hun eigen valuta — Parijs, Londen, Tokio, New York — één klantenlijst, vier valuta's.

Flexibele facturatie per eenheid

Gebruik de regelitems van InvoiceFlow om precies zo te factureren als je werkt: bronwoorden, doelwoorden, standaardpagina’s (1.800 tekens), tolkuren, dagtarieven. Het eenheidsveld is vrije tekst — je kunt “bronwoorden”, “doelwoorden”, “normpagina’s” of wat dan ook intypen dat bij jouw standaard past. Pas verschillende tarieven toe per taalcombinatie of inhoudstype door vooraf je dienstenbibliotheek op te bouwen.

Invoice Flow app factuureditor van een vertaler — 12.400 bronwoorden tegen een woordtarief, beëdigde certificering per pagina en een spoedtoeslag in GBP — 12.400 bronwoorden × je tarief, certificering per pagina, spoed erbovenop — precies hoe vertaalwerk geprijsd is.

Productbibliotheek voor taalcombinaties en diensten

Bouw je dienstenbibliotheek op: “EN→DE technische vertaling”, “EN→FR juridische vertaling”, “Congrestolken (hele dag)”, “Beëdigde vertaling met stempel”, “Bestandsconversie”. Stel per dienst het standaardtarief en de eenheid in. Bij het maken van een factuur kies je uit de bibliotheek — prijs en eenheid worden vooraf ingevuld, je voegt alleen de hoeveelheid toe (woordaantal of uren).

Invoice Flow app productenscherm van een vertaler — tarieven per bronwoord voor talencombinaties, beëdigde vertaling per pagina, conferentietolken per dag — Elke talencombinatie en dienst met een eigen tarief en eenheid — vooraf ingesteld, nooit opnieuw getypt.

Aangepaste velden voor de eisen van bureaus

Vertaalbureaus hebben bijna altijd specifieke velden op facturen nodig: hun projectreferentienummer, hun PO-nummer, jouw leveranciers-ID, de verwijzing naar het CAT-tool-analyserapport. Voeg deze toe als aangepaste velden per factuur. Je factuur voldoet zo aan de verwerkingseisen van het bureau, zonder handmatige omwegen.

Btw-verwerking voor EU- en wereldwijde klanten

Voor EU-vertalers die aan andere EU-bedrijven factureren geldt de btw-verleggingsregeling. Voor klanten buiten de EU geen btw. Voor sommige klanten geldt een ander tarief. Het btw-systeem van InvoiceFlow ondersteunt meer dan 45 landen met de bijbehorende tarieven. Je kunt de btw per factuur aanpassen, een verleggingsnotitie in het notitieveld toevoegen en het juiste tarief per klantprofiel instellen. In Nederland werk je als zzp’er bovendien met je KvK-nummer en btw-id; de fiscale verwerking is ingebouwd, niet er later opgeplakt.

Jouw workflow met InvoiceFlow

Nieuw project van een bureau: De klant mailt een project. Maak het klantprofiel aan (indien nieuw) met land, valuta en betalingsvoorwaarden. Maak de factuur met regelitems: bronwoordaantal × tarief, spoedtoeslag indien van toepassing.
Project geleverd: Verstuur de factuur-PDF vanuit InvoiceFlow. De factuurlabels staan in de taal van de klant. De valuta klopt. Het PO-nummer staat in het aangepaste veld. Geen heen-en-weergedoe nodig.
Betaling ontvangen: Registreer de betaling. Als er door bankkosten een ander bedrag binnenkomt, registreer dan het werkelijk ontvangen bedrag en noteer het verschil.
Terugkerend bureauwerk: Stel terugkerende facturen in voor bureaus met vaste maandelijkse volumes. Of maak een factuursjabloon voor dat bureau en dupliceer het telkens. Terugkerende facturen worden gegenereerd en verzonden.
Maandelijkse boekhouding: De analyses tonen je totale inkomsten per valuta, per klant en per maand. Exporteer een CSV voor je boekhouder.

Meest waardevolle functies voor vertalers

Factuurlabels in meerdere talen — Factureer in 16 talen voor internationale klanten
Facturatie in meerdere valuta’s — Meer dan 150 valuta’s
Productbibliotheek — Bouw taalcombinaties en dienstsoorten vooraf op
Aangepaste velden — PO-nummers, projectreferenties en leveranciers-ID’s van bureaus
Btw-verwerking — EU-btw, verleggingsregeling, tarieven per land
Analyses — Omzet per klant en per valuta bijhouden

Praktijkvoorbeeld: Anna vertaalt en wordt wereldwijd betaald

Anna is een EN→DE- en EN→FR-vertaler die vooral werkt met juridische en marketingbureaus in Europa en de VS. Ze factureert 15 tot 20 projecten per maand in EUR, USD en GBP. Vóór InvoiceFlow maakte ze facturen handmatig in Excel, hield ze een conversiespreadsheet bij en stuurde ze af en toe de verkeerde valuta naar een klant. Nu heeft elk klantprofiel de juiste valuta- en taalinstellingen. Duitse klanten ontvangen Duitstalige facturen in EUR. Amerikaanse klanten ontvangen Engelstalige facturen in USD. Haar maandelijkse afstemming kost nu 15 minuten in plaats van 2 uur. Betalingsgeschillen met bureaus zijn tot nul gedaald — door de professionele opmaak en complete informatie worden facturen direct door de crediteurenadministratie afgehandeld.

Aan de slag

InvoiceFlow is gratis beschikbaar op Android — voor de kernfuncties is geen internet nodig. Stel je bedrijfsprofiel in, bouw je vertaaldienstenbibliotheek op met je standaardtarieven en verstuur je eerste factuur in minder dan 5 minuten.