Rechnungssoftware für Kunstverkäufer: Galerien, Studios und Online-Stores ohne Buchhaltungsstress

Kunstverkauf ist ein Geschäft der Einzelstücke, der hohen Margen, der unregelmäßigen Cashflows und der internationalen Klientel. Eine Skulptur kann an einen Berliner Sammler gehen, das nächste Aquarell an eine Galerie in Genf, ein Druck an einen US-Sammler. Jede Transaktion hat eigene steuerliche Implikationen — Differenzbesteuerung, Künstlersozialkasse, ermäßigter Steuersatz, Ausfuhrnachweis. InvoiceFlow hilft Kunstschaffenden und Galeristen, diese Komplexität ohne Buchhaltungs-Doktorat zu meistern.

Warum Kunstverkauf steuerlich Sonderfall ist

Künstler unterliegen oft dem ermäßigten USt-Satz (7 %) für Originalwerke nach § 12 Abs. 2 Nr. 13 UStG. Drucke, Editionen und Reproduktionen können wieder bei 19 % liegen. Galerien rechnen oft mit Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. Verkauf in die USA erfordert Ausfuhrbeleg. KSK-pflichtige Künstler haben monatliche Meldungen.

Schmerzpunkte

1. Verschiedene Steuersätze. Original (7 %), Druck (19 %), Auftragsarbeit (Werkleistung, 19 %).

2. Internationale Käufer. USA, UK, Schweiz — alles Drittland.

3. Kommissionsware. Galerie verkauft im Namen des Künstlers — wer fakturiert?

4. Provenance-Dokumente. Sammler wollen Echtheits-Zertifikate. Sollte mit der Rechnung verbunden sein.

5. Limitierte Editionen. Tracking, welcher Druck Nr. an wen ging.

Wie InvoiceFlow das löst

Pro-Position-Steuersatz

Original (7 %) + gerahmte Edition (19 %) in einer Rechnung.

Sammlerrechnung als PDF, erstellt mit der Invoice Flow app in der Vorlage Elegant in Anthrazit – Atelier-Briefkopf, Werktitel, Abmessungen und Rahmung in EUR — Die Vorlage Elegant in Anthrazit – ein Sammlerbeleg, so durchdacht wie das Werk selbst.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Kunsthändlers — ein Öl auf Leinen mit Titel, Maßen und Jahr, ein maßgefertigter Rahmen und versicherte Verpackung nach Paris in EUR mit Provenienz und COA in benutzerdefinierten Feldern — Titel, Technik, Maße, Provenienz — die Rechnung wird Teil der Werkgeschichte.

Multi-Currency

EUR, USD, CHF, GBP — mit Kurssperre.

Invoice Flow app Dokumente eines Kunstverkäufers – ein Originalverkauf an einen Pariser Sammler, ein Porträtauftrag mit bezahlter Anzahlung, ein Corporate-Büro-Kunst-Auftrag und ein bezahlter Druckverkauf — Originale, Auftragsarbeiten, Firmenbestellungen, Drucke – jeder Verkauf dokumentiert und datiert.

Mehrsprachige PDFs

DE/EN/FR — wichtig für internationale Sammler.

Mehrere Profile

Eigene Werke (Künstler-Profil mit 7 %) + Galerie-Tätigkeit (Differenzbesteuerung).

Digitale Signatur am Tablet

Käufer unterzeichnet Echtheits-Zertifikat direkt bei der Übergabe im Atelier.

Belegerkennung

Rahmungs-Materialien, Atelier-Miete, Versand — fotografieren.

Email-Vorlagen

„Vielen Dank für Ihren Erwerb von ‚Stille in Blau’.” — automatisch.

Lieferschein und Rechnung verknüpft

Internationaler Versand mit Lieferschein als Zollanlage.

Praxisbeispiel: Bernd in Leipzig

Bernd Hartmann ist Maler in Leipzig-Plagwitz. Er verkauft direkt aus dem Atelier, über zwei Galerien (Berlin, Wien) und gelegentlich via Online-Shop. 2025 verkaufte er einen Ölwerk an einen Sammler in Boston — Ausfuhrnachweis, Versand, Zollformulare alles über die App vorbereitet.

Schritt-für-Schritt

Werk verkauft: Position mit korrektem Steuersatz.
Käufer aus Drittland: Reverse-Charge oder Ausfuhrlieferung kennzeichnen.
Echtheits-Zertifikat als PDF anhängen.
Lieferschein generieren.
Versand via Kunsttransport.
KSK-Meldung am Jahresende via Umsatz-Export.

Häufige Fehler

7 % auf Druck-Edition: Falsch. Nur Originale.
Galerie-Kommission als Provision fakturiert: Differenzbesteuerung prüfen.
Ausfuhrnachweis fehlt: USt nachträglich fällig.
Künstlersozialkasse vergessen: 5 % Strafzuschlag.
Kein Bestandsverzeichnis: Versicherung schwierig.

Jetzt starten

InvoiceFlow installieren, Steuersatz-Logik einrichten, Werke-Katalog als Produkte hinterlegen, Galerie-Profil als zweites Profil anlegen — und sich wieder dem widmen, was Sie als Künstler ausmacht: dem Schaffen.