Rechnungen für Installateure und Klempner: Vom Wasserrohrbruch um 3 Uhr nachts zur sauberen Schlussrechnung

Es ist 2:47 Uhr, das Handy klingelt. “Bei uns steht das Wasser in der Küche, der Anschluss unter der Spüle ist gerissen.” Du fährst raus, dichtest ab, montierst ein neues Eckventil, lässt 90 Minuten lang den Bereich trocknen. Du sitzt am Küchentisch des Kunden und schreibst eine Rechnung über 320 EUR (Nachteinsatz, Anfahrtspauschale, Material). Während du am Smartphone tippst, denkst du: Wie war das nochmal mit dem nächtlichen Zuschlag, der Stunde Material-Pauschale und der Aufschlüsselung Lohn/Material für die §35a-Bescheinigung?

Warum Klempner-Rechnungen ein Sonderfall sind

Sanitär-Installateure leben von drei sehr unterschiedlichen Auftragsarten: Notdienst (oft bar oder per EC, Nachtzuschlag, sofortige Rechnung), Auftrags-Sanierung (Bad-Komplettsanierung über zwei bis vier Wochen, Anzahlungs-Schluss-Struktur), Wartungs-/Prüfaufträge (Trinkwasserprüfung, Legionellen, Rückspülfilter-Service – wiederkehrend).

Bei Neubau- und Sanierungsaufträgen für Bauträger greift §13b UStG. Bei Privatkunden §35a EStG. Bei öffentlichen Auftraggebern (Schulen, Stadtwerke) X-Rechnung-Pflicht.

Material bei den großen Sanitärhändlern (Sanitärbedarf, GC-Gruppe, Reuter): Belegspur GoBD-konform.

Die größten Schmerzpunkte

Nachteinsatz-Rechnung sofort schreiben. Kunde ist froh, dass Wasser nicht mehr läuft, du willst die Zahlung. Mobile Rechnung mit Display-Unterschrift.

Sanitärgroßhandel-Belege mengen. Bad-Sanierung: 80+ Einzelpositionen aus Großhandel.

§35a-Trennung für Bad-Sanierung. Privatkunden brauchen den Lohnanteil ausgewiesen.

Trinkwasserprüfung gemäß TrinkwV. Vermieter ab 400 qm Wohnfläche müssen alle 3 Jahre prüfen – wiederkehrender Auftrag.

Notdienst-Anfahrt klar. Kilometer-Pauschale oder Pauschale?

Bauleistung an Bauunternehmer §13b. Steuerschuldumkehr.

Wie InvoiceFlow das löst

Notdienst-Schnellrechnung mit Display-Signatur

Vor Ort Profil “Sanitär Notdienst” wählen, Position “Notdiensteinsatz Nacht”, Anfahrt, Material, Total. Kunde unterschreibt am Display. PDF per E-Mail.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Installateurs — 50-Gallonen-Boiler, Ausdehnungsgefäß, Sicherheitsventil, Fittings, 3,5 Stunden Facharbeit und Entsorgung des Altgeräts — Der Boiler, das Gefäß, das Ventil, die Arbeit — „warum kostet das so viel?“ beantwortet sich von selbst.

Bad-Sanierung Anzahlung/Schluss

Auftrag 8.500 EUR: Anzahlung 30%, Zwischen 40%, Schluss 30%. Belege Großhandel fortlaufend OCR, Projekt zugeordnet.

Produktansicht eines Installateurs in der Invoice Flow app – lizenzierter Arbeitssatz, Anfahrtsgebühren zu Geschäfts- und Randzeiten, Mindestanfahrtspauschale und Gerätepreise — Die Notdienstgebühr ist vorangelegt – das Mitternachts-Ich muss sie nicht mehr im Kopf haben.

§35a Lohn/Material-Trennung

In allen Privatkunden-Rechnungen Standard.

Invoice Flow app Ausgaben-Tracker eines Installateurs – der Boiler und Ausdehnungsbehälter, Fittings und Schläuche sowie ein Rohrreinigungskabel, abrechenbar für den Auftrag — Am Großhandelstresen fotografiert, beim Auftrag abgerechnet – nichts wandert unerstattet nach Hause.

§13b für Bauunternehmer-Kunden

Bei B2B-Bauleistung an anderen Bauunternehmer: 0%-USt-Vermerk mit “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.

Wiederkehrende Wartungsverträge

Legionellenprüfung jährlich, Rückspülfilter-Service quartalsweise.

X-Rechnung für Behörden

Stadtwerke und Schulamt erwarten X-Rechnung.

Offline-Modus im Keller

Wo kein Empfang – Rechnung schreiben, später synct.

Custom PDF Template

Mit Sektion für Prüfprotokoll, Material-Datenblätter.

Praxisbeispiel: Markus aus Düsseldorf

Markus Meisterbetrieb mit drei Gesellen, einer Bürokraft. Notdienst-Bereitschaft im Wechsel, Bad-Sanierungen das Brot-und-Butter-Geschäft. Vor InvoiceFlow Notdienst-Rechnungen handgeschrieben auf Quittungsblock, abends im Büro ins ERP übertragen – Belege gingen häufig verloren.

Heute: Nachteinsatz Familie Schulze, gerissenes Eckventil. App-Profil “Sanitär 24h” – Notdienst Nacht 95 EUR Pauschale, Anfahrt 35 EUR, Eckventil 12 EUR, Reparaturstunde 89 EUR. Total 231 EUR + 19% USt = 274,89 EUR. Display-Signatur, PDF per Mail an Kundenseite, gleichzeitig im System gespeichert. Bad-Sanierung Familie Wagner: Angebot 8.400 EUR, Anzahlung 30%. Belege von GC und Reuter werden über zwei Wochen täglich erfasst. Schlussrechnung mit Lohn/Material-Trennung für §35a.

B2B Auftrag Bauträger Neubau: §13b automatisch greift, Rechnung netto mit Vermerk.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil “Sanitärbetrieb” mit allen Angaben.
Positionen: Notdienst Tag/Nacht/WE/Feiertag, Anfahrt, Stundenpreis, Material-Standard.
Steuerlogik: 19% Standard, §13b für Bauunternehmer-Kunden.
Custom PDF Template mit Prüfprotokoll-Slot.
Notdienst: Mobile Quittung mit Display-Signatur.
Bad-Sanierung: Anzahlungs-Workflow.
Wartungen wiederkehrend: TrinkwV, Legionellen.

Häufige Fehler

Nachtzuschlag vergessen.

§35a-Trennung fehlt.

§13b nicht angewendet bei Bauunternehmer-Empfänger.

Trinkwasserprüfung-Intervalle nicht tracken.

Großhandel-Belege nicht zugeordnet.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, leg den Sanitärbetrieb an, baue Notdienst-Positionen und schreibe den nächsten Nachteinsatz mobil mit Display-Signatur – das Wasser ist gestoppt, die Rechnung steht.