Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Hvordan flådesikkerhedskontrakter forandrede min køreundervisningsforretning

Af Kevin Reyes, kørelærer og flådesikkerhedsinstruktør — Dallas, TX

Jeg begyndte at undervise i kørsel i 2015 med en to-bils-virksomhed og en flok sekstenårige, der havde brug for deres kørekort. Forretningsmodellen var ligetil: forældre betalte per time, elever bestod prøven, og alle gik videre. I 2020 var jeg vokset til fire køretøjer og tre deltidsinstruktører og havde solid omsætning — hovedsageligt teenagechauffører med en håndfuld voksne elever og nervøse konvertere af udenlandske kørekort ind imellem.

Jeg tjente til livets ophold. Jeg byggede ikke en forretning.

Indsigten kom fra en tilfældig samtale med en logistikchef på en distributionsvirksomhed, som jeg talte med om hans teenagesøns køretimer. Han nævnte i forbifarten, at de brugte omkring 60.000 dollars om året på kørselssikkerhedsuddannelse til deres leveringsflåde — mest genopfriskningskurser i defensiv kørsel og vejvurderinger af nyansatte. De brugte en landsdækkende leverandør, hvis materialer føltes generiske, og hvis instruktører ikke kendte de lokale vejforhold.

Jeg nævnte, at flådesikkerhedsuddannelse faktisk var noget, jeg kunne udføre. Han sagde, at han ville tjekke med sin driftsdirektør og vende tilbage til mig.

Den samtale blev til en årlig kontrakt på 28.000 dollars. Den forvandlede også mit faktureringssystem til et problem, jeg ikke havde forudset.

Faktureringsproblemet med flådekontrakter

Individuel timefakturering med forældre havde altid været kontant eller MobilePay. Nogle gange en check. Jeg skrev en kvittering på en notesblok og betragtede det som gjort. Da driftsdirektøren fra logistikvirksomheden bad mig sende dem en ordentlig faktura med deres indkøbsordrenummer, deres leverandørkode, en beskrivelse af uddannelsen og betalingsbetingelser på netto 30 dage — indså jeg, at jeg ikke havde noget, der kunne producere det.

Jeg prøvede et Word-dokument. Driftsdirektøren svarede, at det ikke matchede deres krav til leverandørfakturaformat og ikke var kompatibelt med deres regnskabssystem. Hun sendte mig et eksempel fra deres tidligere leverandør.

Jeg fandt InvoiceFlow, genopbyggede fakturaen med alle de påkrævede felter og sendte den samme dag. Fakturaen blev behandlet uden spørgsmål. Den første betaling på netto 30 dage ankom præcis til tiden.

Læren, jeg tog med mig, var ikke bare “få en fakturaapp”. Det var, at virksomhedskunder har krav til fakturaformat, der kvalitativt adskiller sig fra forbrugerfakturering, og at hvis din faktura ikke matcher disse krav, vil selv en kunde, der ønsker at betale dig, have svært ved at gøre det.

Prisstrukturen for flådesikkerhedsuddannelse

Invoice Flow app-produktskærm for en køreskole — standard- og udvidede lektioner, et intensivkursus, motorvejslektioner, prøvetests og Pass Plus
Standard, udvidet, intensiv, motorvej, prøve, Pass Plus — prislisten, ét tryk fra en kvittering.

Efter den første kontrakt byggede jeg et separat priskort for kommercielle flåde- og virksomhedskonti:

Priser for flådesikkerhedsuddannelse:

Disse priser er adskilt fra min forbrugerprissætning for timer:

Fakturaformatet for virksomhedsflåde

Flådekontraktfakturaer til virksomhedens driftsdirektør ser sådan ud:

Chaufførsikkerhedsuddannelse for flåde — [Firmanavn] — [Måned år]:

Listen over chaufførnavne og resultatopsummeringen er vedhæftede dokumenter, ikke selve fakturaen — men at nævne dem på fakturaen signalerer, at jeg sporer per enkelt chauffør, hvilket virksomhedskunder med sikkerhedsbevidste HR-afdelinger finder betryggende.

Månedlig fakturering af flådekonti

Invoice Flow app fakturaeditor for en kørelærer — et intensivt kursus med 10 lektioner og en teoriprøve med loggede lektioner i brugerdefinerede felter, betalt fuldt ud
Hele det intensive kursus, betalt forud — lektioner logget, ingen “jeg tog kun 7”-diskussioner.

For flådekonti under kontrakt med regelmæssig, løbende uddannelse opsætter jeg tilbagevendende månedlige fakturaer:

Månedlige flådesikkerhedsydelser — [Firmanavn] — [Måned år]:

Månedlige fakturaer med en kontraktreferenceklausul er nemme for kunden at behandle — økonomiafdelingen kan matche fakturaen mod kontrakten uden et telefonopkald.

Pakkefakturering af teenage- og voksne elever

Fakturering på forbrugersiden bruger pakkefakturaer, der faktureres ved indskrivning:

Kørekortuddannelsespakke — [Elevnavn] — [Dato]:

For familiepakker — forældre, der booker for to eller tre teenagere efter hinanden:

Familiekørekortuddannelsespakke — [Familienavn] — [Dato]:

Fakturaer for certifikatkursus i defensiv kørsel

Domstole og forsikringsselskaber kræver nogle gange dokumenteret certificering i defensiv kørsel. Disse fakturaer skal indeholde certifikatoplysningerne:

Certifikatkursus i defensiv kørsel — [Elevnavn] — [Dato]:

Certifikatreferencen på fakturaen betyder noget for elever, der indsender til domstol eller forsikring. Den bekræfter, at jeg udsteder den dokumentation, de faktisk har brug for.

Timer til konvertering af udenlandsk kørekort

Invoice Flow app dokumenter for en køreinstruktør — et intensivt kursus betalt, en månedlig faktura for ugentlige lektioner, en faktura for virksomhedsflådetræning og betalt arbejde
Intensive kurser, månedlige elever, virksomhedsflådetræning — kontantforretningen, dokumenteret.

Chauffører med udenlandske kørekort, der konverterer til Texas-kørekort, har brug for specifik vurderingsdokumentation:

Vurdering til konvertering af udenlandsk kørekort — [Klientnavn] — [Dato]:

Depositumstrukturen med restbeløb efter session 1 fungerer godt for denne ydelse — jeg ved ikke, hvor mange sessioner klienten har brug for, før jeg vurderer deres nuværende færdighedsniveau.

Tre år efter den første flådekontrakt

Min nuværende praksisfordeling:

Flåde- og virksomhedssikkerhedsarbejdet udgør nu cirka 70 % af omsætningen. Jeg beskæftiger to fuldtidsinstruktører og én på deltid. De fire biler er nu otte — herunder to køretøjer udstyret til vurdering af erhvervschauffører.

Den forretning, jeg har nu, eksisterede ikke før den første ordentlige flådefaktura.

Hvad InvoiceFlow gør for kørelærere

Køreundervisningsvirksomheder betjener kunder på tværs af et bredt faktureringsspektrum — teenagepakker faktureret til forældre, voksne elever, elever i defensiv kørsel pålagt af domstol, kandidater til udenlandsk kørekortkonvertering og virksomhedsflådekonti med fulde indkøbskrav. Hver især har brug for forskellig dokumentation.

InvoiceFlow håndterer det hele: forbrugerpakkefakturaer faktureret ved indskrivning, certifikatkursusfakturaer med domstolsdokumentation, afdragsordninger for konverteringspakker med flere sessioner og virksomhedsflådefakturaer med indkøbsordrenumre, leverandørkoder, chaufførlister og betalingsbetingelser på netto 30 dage.

Download InvoiceFlow. Opbyg dine flådesikkerhedspriser adskilt fra dine forbrugertimepriser. Send det virksomhedsfakturaformat, som driftsdirektører og økonomiafdelinger faktisk kan behandle. Flådemarkedet er større end teenagechauffør-markedet — det kræver bare en rigtig faktura.

Kevin Reyes er kørelærer og flådesikkerhedsinstruktør i Dallas, Texas, og tilbyder kørekortuddannelse for teenagere, timer for voksne, certificering i defensiv kørsel, vurdering til konvertering af udenlandsk kørekort og virksomhedsprogrammer for flådesikkerhed.