Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Hur flottsäkerhetsavtal förändrade min körundervisningsverksamhet

Av Kevin Reyes, trafiklärare och flottsäkerhetsutbildare — Dallas, TX

Jag började lära ut körning 2015 med en verksamhet på två bilar och en skara sextonåringar som behövde sina körkort. Affärsmodellen var okomplicerad: föräldrar betalade per lektion, elever klarade provet, alla gick vidare. Vid 2020 hade jag vuxit till fyra fordon och tre deltidsanställda lärare och hade solid volym — mestadels ungdomsförare, med en handfull vuxna elever och nervösa konverterare av utländska körkort inkastade.

Jag försörjde mig. Jag byggde inte ett företag.

Insikten kom från ett tillfälligt samtal med en logistikchef på ett distributionsföretag som jag pratade med om hans tonårssons lektioner. Han nämnde i förbigående att de spenderade ungefär 60 000 dollar per år på förarsäkerhetsutbildning för sin leveransflotta — mestadels repetitioner i defensiv körning och vägbedömningar av nyanställda. De använde en nationell leverantör vars material kändes generiskt och vars instruktörer inte kände till de lokala vägförhållandena.

Jag nämnde att flottsäkerhetsutbildning faktiskt var något jag kunde göra. Han sa att han skulle kolla med sin driftchef och återkomma.

Det samtalet blev ett årsavtal på 28 000 dollar. Det förvandlade också mitt faktureringssystem till ett problem jag inte hade förutsett.

Faktureringsproblemet med flottavtal

Individuell lektionsfakturering med föräldrar hade alltid varit kontant eller via Swish. Ibland en check. Jag skrev ett kvitto på ett anteckningsblock och lät det vara. När logistikföretagets driftchef bad mig skicka en ordentlig faktura med deras inköpsordernummer, deras leverantörskod, en utbildningsbeskrivning och betalningsvillkor på 30 dagar netto — insåg jag att jag inte hade något som kunde producera det.

Jag testade ett Word-dokument. Driftchefen svarade att det inte matchade deras krav på leverantörsfakturaformat och inte var kompatibelt med deras bokföringssystem. Hon skickade ett exempel från deras tidigare leverantör.

Jag hittade InvoiceFlow, byggde om fakturan med alla obligatoriska fält och skickade den samma dag. Fakturan behandlades utan frågor. Den första betalningen på 30 dagar netto kom exakt enligt schema.

Lärdomen jag tog med mig var inte bara “skaffa en fakturaapp”. Det var att företagskunder har krav på fakturaformat som är kvalitativt annorlunda än konsumentfakturering, och om din faktura inte matchar dessa krav kommer även en kund som vill betala dig att ha svårt att göra det.

Prisstrukturen för flottsäkerhetsutbildning

Invoice Flow app produktvy för en trafikskola — standard- och förlängda lektioner, en intensivkurs, motorvägslektioner, uppkörningsprov och Pass Plus
Standard, förlängd, intensiv, motorväg, prov, Pass Plus — prislistan, ett tryck från ett kvitto.

Efter det första avtalet byggde jag ett separat prisblad för kommersiella flott- och företagskonton:

Priser för flottsäkerhetsutbildning:

Dessa priser är åtskilda från min konsumentprissättning för lektioner:

Fakturaformatet för företagsflottor

Fakturor för flottavtal till företagets driftchef ser ut så här:

Förarsäkerhetsutbildning för flotta — [Företagsnamn] — [Månad År]:

Listan med förarnamn och resultatsammanfattningen är bifogade dokument, inte på själva fakturan — men att notera dem på fakturan signalerar att jag spårar per enskild förare, vilket företagskunder med säkerhetsmedvetna HR-avdelningar tycker är betryggande.

Månatlig fakturering av flottkonton

Invoice Flow app fakturaredigerare för en körlärare — en intensivkurs med 10 lektioner och ett uppkörningsprov med antal genomförda lektioner i anpassade fält, betald i sin helhet
Hela intensivkursen, betald i förskott — lektioner loggade, inga “jag tog bara 7”-tvister.

För kontrakterade flottkonton med regelbunden pågående utbildning satte jag upp återkommande månadsfakturor:

Månatliga flottsäkerhetstjänster — [Företagsnamn] — [Månad År]:

Månadsfakturor med en avtalsreferensklausul är enkla för kunden att behandla — ekonomiavdelningen kan matcha fakturan mot avtalet utan ett telefonsamtal.

Paketfakturering för ungdoms- och vuxenelever

Konsumentfaktureringen använder paketfakturor som faktureras vid anmälan:

Förarutbildningspaket — [Elevnamn] — [Datum]:

För familjepaket — föräldrar som bokar för två eller tre tonåringar i följd:

Familjeförarutbildningspaket — [Familjenamn] — [Datum]:

Fakturor för certifikatkurs i defensiv körning

Domstolar och försäkringsbolag kräver ibland dokumenterad certifiering i defensiv körning. Dessa fakturor behöver certifikatinformationen:

Certifikatkurs i defensiv körning — [Elevnamn] — [Datum]:

Certifikatreferensen på fakturan spelar roll för elever som lämnar in till domstol eller försäkring. Den bekräftar att jag utfärdar den dokumentation de faktiskt behöver.

Lektioner för konvertering av utländska körkort

Dokument i Invoice Flow app för en trafiklärare — en intensivkurs betald, en månatlig faktura för veckolektioner, en faktura för företagsflottutbildning och betalt arbete
Intensivkurser, månadselever, företagsflottutbildning — kontantverksamheten, dokumenterad.

Förare med utländska körkort som konverterar till Texas-körkort behöver särskild bedömningsdokumentation:

Bedömning för konvertering av utländskt körkort — [Kundnamn] — [Datum]:

Handpenningsstrukturen med restbelopp efter pass 1 fungerar bra för denna tjänst — jag vet inte hur många pass kunden kommer att behöva förrän jag bedömt deras nuvarande färdighetsnivå.

Tre år efter det första flottavtalet

Så här ser min nuvarande verksamhet ut:

Flott- och företagssäkerhetsarbetet står nu för ungefär 70 % av intäkterna. Jag har två heltidsanställda instruktörer och en deltidsanställd. De fyra bilarna är nu åtta — inklusive två fordon utrustade för bedömning av kommersiella förare.

Den verksamhet jag har nu existerade inte före den där första ordentliga flottfakturan.

Vad InvoiceFlow gör för trafiklärare

Körundervisningsverksamheter betjänar kunder över ett brett faktureringsspektrum — tonårspaket som faktureras till föräldrar, vuxna elever, domstolsbeordrade elever i defensiv körning, kandidater för konvertering av utländska körkort och företagsflottkonton med fullständiga upphandlingskrav. Var och en behöver olika dokumentation.

InvoiceFlow hanterar allt: konsumentpaketfakturor som faktureras vid anmälan, certifikatkursfakturor för domstolsdokumentation, avbetalningsplaner för konverteringspaket med flera pass och företagsflottfakturor med inköpsordernummer, leverantörskoder, förarlistor och betalningsvillkor på 30 dagar netto.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg dina flottsäkerhetspriser åtskilda från dina konsumentlektionspriser. Skicka det företagsfakturaformat som driftchefer och ekonomiavdelningar faktiskt kan behandla. Flottmarknaden är större än marknaden för ungdomsförare — den kräver bara en riktig faktura.

Kevin Reyes är trafiklärare och flottsäkerhetsutbildare i Dallas, Texas, och erbjuder förarutbildning för ungdomar, lektioner för vuxna, certifiering i defensiv körning, bedömning för konvertering av utländska körkort och företagsprogram för flottsäkerhet.