Invoice Flow app icon Invoice Flow management Stáhnout aplikaci
CS

Jak smlouvy o bezpečnosti vozových parků změnily můj byznys s výukou jízdy

Napsal Kevin Reyes, instruktor autoškoly a školitel bezpečnosti vozových parků — Dallas, TX

S výukou jízdy jsem začal v roce 2015 se dvěma vozidly a partou šestnáctiletých, kteří potřebovali řidičák. Obchodní model byl přímočarý: rodiče platili za lekci, žáci udělali zkoušku a všichni se posunuli dál. Do roku 2020 jsem se rozrostl na čtyři vozidla a tři instruktory na částečný úvazek a měl slušný obrat — převážně mladí řidiči, s hrstkou dospělých žáků a nervózních žadatelů o převod zahraničního řidičáku.

Živil jsem se tím. Ale nebudoval jsem firmu.

Zlom přišel z náhodné konverzace s vedoucím logistiky v distribuční firmě, se kterým jsem mluvil o lekcích jeho dospívajícího syna. Mimochodem se zmínil, že ročně utratí zhruba 60 000 € za školení bezpečné jízdy pro svůj rozvozový vozový park — hlavně opakovací kurzy defenzivní jízdy a hodnocení nových řidičů na silnici. Používali celostátního poskytovatele, jehož materiály působily obecně a jehož instruktoři neznali místní silniční podmínky.

Zmínil jsem, že školení bezpečnosti vozových parků je vlastně něco, co bych mohl dělat. Řekl, že se poradí se svým provozním ředitelem a ozve se mi.

Z té konverzace vznikla roční smlouva za 28 000 €. A také se z mého fakturačního systému stal problém, který jsem nečekal.

Problém s fakturací u smluv pro vozové parky

Fakturace jednotlivých lekcí rodičům byla vždy v hotovosti nebo přes mobilní platbu. Občas šek. Napsal jsem účtenku na blok a bylo hotovo. Když mě provozní ředitelka logistické firmy požádala, ať jí pošlu řádnou fakturu s číslem objednávky, jejich dodavatelským kódem, popisem školení a splatností net-30 — uvědomil jsem si, že nemám nic, čím bych to vytvořil.

Zkusil jsem dokument ve Wordu. Provozní ředitelka odpověděla, že neodpovídá jejich požadavkům na formát dodavatelské faktury a není kompatibilní s jejich účetním systémem. Poslala mi vzor od jejich předchozího dodavatele.

Našel jsem InvoiceFlow, přestavěl fakturu se všemi požadovanými poli a odeslal ji ještě tentýž den. Faktura prošla bez dotazů. První platba net-30 přišla přesně podle plánu.

Ponaučení, které jsem si odnesl, nebylo jen „sežeň si fakturační aplikaci“. Bylo to, že firemní klienti mají požadavky na formát faktury, které se kvalitativně liší od účtování spotřebitelům, a pokud vaše faktura těmto požadavkům neodpovídá, i klient, který vám chce zaplatit, s tím bude mít potíže.

Struktura sazeb pro školení bezpečnosti vozových parků

Obrazovka produktů autoškoly v aplikaci Invoice Flow — standardní a prodloužené lekce, intenzivní kurz, lekce na dálnici, cvičné testy a Pass Plus
Standard, prodloužená, intenzivní, dálnice, cvičný test, Pass Plus — ceník, jeden dotek od účtenky.

Po první smlouvě jsem sestavil samostatný ceník pro komerční vozové parky a firemní účty:

Sazby školení bezpečnosti vozových parků:

Tyto sazby jsou oddělené od mého spotřebitelského ceníku lekcí:

Formát firemní faktury pro vozový park

Faktury za smlouvu o vozovém parku pro firemní provozní ředitelku vypadají takto:

Školení bezpečnosti řidičů vozového parku — [Název firmy] — [Měsíc rok]:

Seznam jmen řidičů a souhrn výsledků jsou přiložené dokumenty, ne přímo na faktuře — ale jejich uvedení na faktuře signalizuje, že sleduji jednotlivé řidiče, což firemní klienti s personálním oddělením dbajícím na bezpečnost považují za uklidňující.

Měsíční fakturace účtu vozového parku

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow app u instruktora autoškoly — intenzivní kurz 10 lekcí a zkušební test se zaznamenanými lekcemi ve vlastních polích, zaplaceno v plné výši
Celý intenzivní kurz, zaplaceno předem — lekce zaznamenané, žádné spory typu „absolvoval jsem jen 7“.

Pro smluvní účty vozových parků s pravidelným průběžným školením jsem nastavil opakované měsíční faktury:

Měsíční služby bezpečnosti vozového parku — [Název firmy] — [Měsíc rok]:

Měsíční faktury s odkazem na článek smlouvy jsou pro klienta snadno zpracovatelné — finanční oddělení dokáže fakturu spárovat se smlouvou bez telefonátu.

Balíčková fakturace pro mladé i dospělé žáky

Fakturace na straně spotřebitele používá balíčkové faktury účtované při zápisu:

Balíček autoškoly — [Jméno žáka] — [Datum]:

Pro rodinné balíčky — rodiče rezervující pro dvě nebo tři dospívající děti postupně:

Rodinný balíček autoškoly — [Příjmení rodiny] — [Datum]:

Faktury za certifikovaný kurz defenzivní jízdy

Soudy a pojišťovny někdy vyžadují doložený certifikát defenzivní jízdy. Tyto faktury potřebují informace o certifikátu:

Certifikovaný kurz defenzivní jízdy — [Jméno žáka] — [Datum]:

Odkaz na certifikát na faktuře je pro žáky předkládající doklady soudu nebo pojišťovně důležitý. Potvrzuje, že vystavuji dokumentaci, kterou skutečně potřebují.

Lekce pro převod zahraničního řidičského průkazu

Dokumenty v Invoice Flow app pro instruktora autoškoly — zaplacený intenzivní kurz, měsíční faktura za týdenní lekce, faktura za firemní školení flotily a zaplacené práce
Intenzivní kurzy, měsíční žáci, firemní školení flotily — hotovostní byznys, zdokumentovaný.

Řidiči se zahraničními průkazy, kteří je převádějí na místní řidičák, potřebují specifickou dokumentaci hodnocení:

Hodnocení pro převod zahraničního řidičského průkazu — [Jméno klienta] — [Datum]:

Struktura se zálohou a doplatkem po 1. sezení pro tuto službu funguje dobře — do posouzení aktuální úrovně dovedností klienta nevím, kolik sezení bude potřebovat.

Tři roky po první smlouvě o vozovém parku

Rozdělení mé současné praxe:

Práce pro vozové parky a firemní bezpečnost nyní představuje zhruba 70 % tržeb. Zaměstnávám dva instruktory na plný úvazek a jednoho na částečný. Ze čtyř vozidel je nyní osm — včetně dvou vozidel vybavených pro hodnocení řidičů užitkových vozidel.

Byznys, který mám dnes, před tou první řádnou fakturou pro vozový park neexistoval.

Co InvoiceFlow dělá pro instruktory autoškol

Autoškoly obsluhují klienty napříč širokým spektrem fakturace — balíčky pro dospívající účtované rodičům, dospělé žáky, žáky s nařízenou defenzivní jízdou, žadatele o převod zahraničního řidičáku a firemní účty vozových parků s plnými nákupními požadavky. Každý potřebuje jinou dokumentaci.

InvoiceFlow zvládá vše: spotřebitelské balíčkové faktury účtované při zápisu, faktury za certifikované kurzy s dokumentací pro soud, splátkové plány pro vícesezónní balíčky převodu zahraničního řidičáku a firemní faktury pro vozové parky s čísly objednávek, dodavatelskými kódy, seznamy řidičů a podmínkami net-30.

Stáhněte si InvoiceFlow. Sestavte si sazby pro bezpečnost vozových parků odděleně od svých spotřebitelských sazeb za lekce. Posílejte firemní formát faktury, který provozní ředitelé a finanční oddělení dokážou skutečně zpracovat. Trh vozových parků je větší než trh mladých řidičů — jen vyžaduje skutečnou fakturu.

Kevin Reyes je instruktor autoškoly a školitel bezpečnosti vozových parků v Dallasu v Texasu, který poskytuje výuku mladých řidičů, lekce pro dospělé, certifikaci defenzivní jízdy, hodnocení pro převod zahraničního řidičského průkazu a programy školení bezpečnosti firemních vozových parků.