InvoiceFlow cho dịch vụ dọn dẹp vệ sinh: Nhà sạch, tài chính cũng gọn

Vì sao doanh nghiệp dọn dẹp cần lập hóa đơn tốt hơn

Dịch vụ dọn dẹp là một trong những loại hình kinh doanh có doanh thu định kỳ điển hình nhất. Khách hàng thường xuyên đặt lịch hằng tuần, hai tuần một lần hoặc hằng tháng — tạo ra dòng thu nhập ổn định lẽ ra phải chạy đều như đồng hồ. Nhưng nếu không có hệ thống tính tiền tự động, dòng thu nhập đó chẳng hề tự động chút nào. Nhiều doanh nghiệp dọn dẹp tốn hàng giờ mỗi tuần để gửi hóa đơn thủ công, đòi tiền và cố nhớ ai đã trả, ai chưa.

Dọn nhà, dọn văn phòng, dịch vụ vệ sinh công nghiệp thương mại, dọn dẹp sau xây dựng và dịch vụ dọn dẹp sâu đều có cơ cấu giá khác nhau. Có loại tính phí cố định mỗi lần đến. Loại khác tính theo giờ. Tài khoản thương mại có yêu cầu tính tiền chính thức. Khách hàng dân dụng muốn hóa đơn đơn giản để thanh toán ngay.

InvoiceFlow biến việc lập hóa đơn dọn dẹp định kỳ thành một hệ thống tự động chạy trong khi bạn đang dọn dẹp.

Những khó khăn chính của doanh nghiệp dọn dẹp

• Gửi cùng một hóa đơn mỗi tuần hoặc mỗi tháng cho hơn 30 khách hàng — thủ công, tẻ nhạt
• Không có hệ thống theo dõi khách hàng định kỳ nào đã thanh toán cho kỳ hiện tại
• Khách hàng dọn dẹp thương mại yêu cầu hóa đơn chính thức có số tài khoản của họ
• Không có bản ghi các khoản phụ thu (dọn khi chuyển đi, phụ phí dọn sâu, thêm phòng)
• Tư duy chỉ nhận tiền mặt, không có hạ tầng lập hóa đơn chuyên nghiệp
• Chi phí vật tư cho tài khoản thương mại không được tính vào hóa đơn của khách đó

InvoiceFlow giải quyết ra sao

Tự động hóa hóa đơn định kỳ

Thiết lập từng khách hàng định kỳ trong InvoiceFlow với tần suất dọn dẹp (hằng tuần, hai tuần một lần, hằng tháng) và số tiền hóa đơn cơ bản. Hóa đơn được tạo tự động theo đúng lịch. Bạn xem lại và gửi — hoặc đặt tự động gửi để việc tính tiền hoàn toàn không cần đụng tay. 30 khách hàng định kỳ được lập hóa đơn tự động. Không tốn công sức thủ công nào mỗi kỳ tính tiền.

Thư viện gói dịch vụ

Dựng sẵn các gói dọn dẹp của bạn: “Dọn tiêu chuẩn căn 2 phòng ngủ: 120 đô”, “Dọn sâu căn 4 phòng ngủ: 280 đô”, “Dọn văn phòng — mỗi lần (140 m²): 150 đô”, “Dọn sau xây dựng — mỗi giờ: 65 đô”, “Dọn khi chuyển đi — giá cố định căn 3 phòng ngủ: 350 đô”, “Thêm: Vệ sinh trong lò nướng: 35 đô”, “Thêm: Cửa sổ bên trong: 45 đô”. Lập hóa đơn cho bất kỳ dịch vụ nào chỉ mất dưới 60 giây.

Phụ thu cho các dịch vụ thêm

Khi một khách hàng thường xuyên yêu cầu thêm dịch vụ trong một lần đến — bên trong tủ lạnh, giặt thảm, thêm phòng tắm — hãy thêm một dòng mục vào hóa đơn của lần đó. Hóa đơn định kỳ cơ bản vẫn giữ nguyên; phần thêm được ghi rõ ràng.

Thu hồi chi phí vật tư cho tài khoản thương mại

Nếu bạn cung cấp sản phẩm vệ sinh cho cơ sở của khách hàng thương mại, hãy ghi lại các khoản mua đó trong công cụ theo dõi chi phí của InvoiceFlow, đánh dấu chúng là có thể tính vào hóa đơn của khách đó, và chúng sẽ xuất hiện trên hóa đơn tiếp theo. Các tài khoản thương mại lớn nơi vật tư là một trung tâm chi phí thực sự cần được tính tiền chính xác.

Yêu cầu hóa đơn của khách hàng thương mại

Các tòa nhà văn phòng và cơ sở thương mại có quy trình mua sắm riêng. Mẫu Professional của InvoiceFlow với số tài khoản của họ trong trường tùy chỉnh, điều khoản thanh toán phù hợp (Net 30) và định dạng hóa đơn chính thức đáp ứng yêu cầu của bộ phận công nợ phải trả của họ.

Bảng điều khiển trạng thái thanh toán

Với hơn 30 khách hàng định kỳ, việc biết ai đã trả và ai chưa là rất quan trọng. Bảng điều khiển InvoiceFlow hiển thị mọi hóa đơn theo trạng thái trên tất cả khách hàng. Chỉ một cái nhìn là biết khách hàng nào cần theo dõi tiếp.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

1. Đầu tháng/tuần: Hóa đơn định kỳ tự động được tạo cho tất cả khách hàng. Xem lại theo lô. Duyệt và gửi chỉ với một thao tác.

2. Sau một lần đến có dịch vụ thêm: Mở hóa đơn định kỳ của khách hàng. Thêm dòng mục dịch vụ phụ. Gửi hóa đơn đã cập nhật.

3. Hợp đồng thương mại mới: Thiết lập khách hàng với điều khoản thanh toán và yêu cầu của họ. Dựng hóa đơn định kỳ. Từ đó nó tự động chạy.

4. Mua vật tư cho khách hàng thương mại: Ghi vào công cụ theo dõi chi phí. Đánh dấu tính vào hóa đơn. Xuất hiện trên hóa đơn tiếp theo.

5. Thu hồi công nợ: Bảng điều khiển cho thấy ai quá hạn. Gửi lời nhắc chỉ với một chạm.

Những tính năng giá trị nhất cho doanh nghiệp dọn dẹp

1. Hóa đơn định kỳ — Tính năng cốt lõi tự động hóa việc tính tiền của bạn
2. Thư viện gói dịch vụ — Mọi loại dọn dẹp được định giá sẵn
3. Dòng mục bổ sung — Dịch vụ thêm được ghi chép gọn gàng
4. Bảng điều khiển thanh toán — Biết ai đã trả trong hơn 30 khách hàng
5. Theo dõi chi phí — Thu hồi chi phí vật tư cho tài khoản thương mại
6. Mẫu Professional — Đáp ứng yêu cầu hóa đơn của khách hàng thương mại

Ví dụ thực tế: SparkleClean tự động hóa hoàn toàn việc tính tiền

SparkleClean có 42 khách hàng thường xuyên — 28 dân dụng (hằng tuần hoặc hai tuần một lần), 14 thương mại (hằng tuần). Trước khi có InvoiceFlow, chủ doanh nghiệp dành cả tối Chủ nhật để tạo và gửi 42 hóa đơn cùng đòi tiền những người chưa trả từ tuần trước. Với InvoiceFlow, cả 42 hóa đơn định kỳ đều được tự động hóa. Cô xem lại lô hóa đơn vào sáng thứ Hai, duyệt, gửi. Toàn bộ chu kỳ tính tiền chỉ mất 25 phút thay vì 4 giờ. Tỷ lệ thanh toán đúng hạn của cô tăng từ 68% lên 94% vì hóa đơn đến đều đặn và chuyên nghiệp, với điều khoản thanh toán rõ ràng.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Dựng thư viện gói dọn dẹp của bạn, thiết lập những hóa đơn khách hàng định kỳ đầu tiên và tự động hóa chu kỳ tính tiền ngay từ tuần này.