InvoiceFlow pro úklidové služby: Čisté domácnosti, čisté finance

Proč úklidové firmy potřebují lepší fakturaci

Úklidové služby patří k jednomu z nejvíce opakujících se příjmových oborů vůbec. Pravidelní zákazníci si objednávají týdně, jednou za dva týdny nebo měsíčně — vzniká tak předvídatelný tok příjmů, který by měl fungovat jako hodinky. Bez automatizované fakturace ale tento tok příjmů automatický zdaleka není. Mnohé úklidové firmy tráví každý týden hodiny ručním odesíláním faktur, upomínáním plateb a snahou zapamatovat si, kdo zaplatil a kdo ne.

Úklid domácností, úklid kanceláří, komerční úklidové služby, úklid po stavbě a hloubkové čištění — každá z těchto služeb má jinou cenovou strukturu. Některé jsou paušál za návštěvu. Jiné jsou hodinové. Firemní účty mají formální požadavky na fakturaci. Rezidenční zákazníci chtějí jednoduché faktury, které mohou hned zaplatit.

InvoiceFlow promění opakovanou fakturaci úklidu v automatizovaný systém, který běží, zatímco vy uklízíte.

Hlavní bolesti úklidových firem

• Odesílání stejné faktury každý týden nebo měsíc 30+ zákazníkům — ručně a únavně
• Chybí systém pro sledování, kteří opakovaní zákazníci za aktuální období zaplatili
• Firemní zákazníci úklidu vyžadují formální faktury se svými čísly účtů
• Chybí evidence příplatků (úklid po vystěhování, příplatek za hloubkové čištění, pokoje navíc)
• Mentalita „jen za hotové“ bez profesionálního fakturačního zázemí
• Náklady na spotřební materiál u firemních účtů se těmto zákazníkům nefakturují

Jak to InvoiceFlow řeší

Automatizace opakovaných faktur

Nastavte v InvoiceFlow každého opakovaného zákazníka s jeho frekvencí úklidu (týdně, jednou za dva týdny, měsíčně) a základní částkou faktury. Faktury se generují automaticky podle správného rozvrhu. Vy je zkontrolujete a odešlete — nebo nastavíte automatické odesílání pro zcela bezobslužnou fakturaci. 30 opakovaných zákazníků vyfakturováno automaticky. Nulová manuální práce na každý fakturační cyklus.

Knihovna balíčků služeb

Předpřipravte si své úklidové balíčky: „Standardní úklid bytu 2+kk: 3 000 Kč,“ „Hloubkový úklid bytu 4+kk: 7 000 Kč,“ „Úklid kanceláře — za návštěvu (140 m²): 3 800 Kč,“ „Úklid po stavbě — za hodinu: 650 Kč,“ „Úklid po vystěhování — paušál byt 3+kk: 8 500 Kč,“ „Doplněk: Čištění vnitřku trouby: 850 Kč,“ „Doplněk: Vnitřní strana oken: 1 100 Kč.“ Vyfakturování jakékoli služby zabere méně než 60 sekund.

Příplatky za doplňkové služby

Když si pravidelný zákazník při návštěvě vyžádá služby navíc — vnitřek lednice, tepování koberce, koupelnu navíc — přidejte na fakturu za danou návštěvu řádkovou položku. Základní opakovaná faktura zůstává stejná; příplatek je jasně zdokumentován.

Refundace nákladů na materiál u firemních účtů

Pokud dodáváte úklidové prostředky do prostor firemního zákazníka, zaznamenejte tyto nákupy do sledování výdajů v InvoiceFlow, označte je jako fakturovatelné danému zákazníkovi a objeví se na jeho příští faktuře. Velké firemní účty, kde je materiál skutečným nákladovým střediskem, potřebují přesnou fakturaci.

Požadavky firemních zákazníků na faktury

Kancelářské budovy a komerční objekty mají zadávací požadavky. Šablona Professional v InvoiceFlow s jejich číslem účtu ve vlastních polích, správnými platebními podmínkami (splatnost 30 dní) a formálním formátem faktury uspokojí jejich účtárnu.

Přehled stavu plateb

Při 30+ opakovaných zákaznících je zásadní vědět, kdo zaplatil a kdo ne. Přehled v InvoiceFlow zobrazuje všechny faktury podle stavu napříč všemi zákazníky. Jediný pohled vám prozradí, kteří zákazníci potřebují upomínku.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

1. První den měsíce/týdne: Opakované faktury se automaticky vygenerují pro všechny zákazníky. Zkontrolujte dávku. Jedním úkonem schvalte a odešlete.

2. Po návštěvě s příplatky: Otevřete opakovanou fakturu zákazníka. Přidejte řádkové položky za služby navíc. Odešlete aktualizovanou fakturu.

3. Nová firemní smlouva: Nastavte zákazníka s jeho platebními podmínkami a požadavky. Sestavte opakovanou fakturu. Od té chvíle běží automaticky.

4. Nákup materiálu pro firemního zákazníka: Zaznamenejte do sledování výdajů. Fakturovatelné. Objeví se na příští faktuře.

5. Vymáhání: Přehled ukazuje, kdo je v prodlení. Odešlete upomínku jedním klepnutím.

Nejužitečnější funkce pro úklidové firmy

1. Opakované faktury — Klíčová funkce, která automatizuje vaši fakturaci
2. Knihovna balíčků služeb — Každý druh úklidu předem naceněný
3. Doplňkové řádkové položky — Služby navíc přehledně zdokumentované
4. Přehled plateb — Vězte, kdo zaplatil, napříč 30+ zákazníky
5. Sledování výdajů — Refundace nákladů na materiál u firemních účtů
6. Profesionální šablony — Splnění požadavků firemních zákazníků na faktury

Reálný příklad: SparkleClean plně automatizuje svou fakturaci

SparkleClean má 42 pravidelných zákazníků — 28 rezidenčních (týdně nebo jednou za dva týdny), 14 firemních (týdně). Před InvoiceFlow trávila majitelka nedělní večery tvorbou a odesíláním 42 faktur a upomínáním těch, kdo z předchozího týdne nezaplatili. S InvoiceFlow je všech 42 opakovaných faktur automatizovaných. V pondělí ráno zkontroluje dávku, schválí a odešle. Celý fakturační cyklus zabere 25 minut místo 4 hodin. Její míra včasných plateb vzrostla z 68 % na 94 %, protože faktury přicházejí konzistentně a profesionálně, s jasnými platebními podmínkami.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Vytvořte si knihovnu úklidových balíčků, nastavte první opakované faktury zákazníků a začněte automatizovat svůj fakturační cyklus už tento týden.