Rechnung schreiben als UX/UI-Designer: Vom Figma-File zur Überweisung

Du baust User Flows in Figma, prototypisierst in Protopie, leitest Workshops zu Design Systems und übergibst Dev-Specs an iOS-Teams. UX/UI ist Strategiearbeit mit visuellem Output – und genau deshalb so schwer abzurechnen. Was kostet ein „User Flow”? Wie weist man Discovery-Phasen vs. Design-Phasen aus? Und wie geht man mit Designsystemen um, an denen du noch Monate nach Auslieferung Updates lieferst?

Dieser Artikel zeigt freien UX/UI-Designerinnen und -Designern in DACH, wie sie mit InvoiceFlow ihre Honorarabrechnung so durchdacht aufbauen wie ihre Designsysteme.

Warum UX/UI-Designer eine professionelle Rechnungsstellung brauchen

UX-Arbeit ist erklärungsbedürftig. Discovery, User Research, Wireframes, High-Fidelity-Designs, Prototypen, Usability-Tests, Design-System-Token – all das ist Arbeit, die in einem schlichten „Designer-Honorar 5.000 €” untergeht. Eine differenzierte Rechnung mit klaren Phasen ist Marketinginstrument und Steuerdokument zugleich.

Außerdem arbeiten UX/UI-Designer häufig in Sprints mit Entwicklerteams. Sprint-Pauschalen, Workshops, Design-System-Pflege – Mischmodelle sind die Regel.

Die größten Schmerzpunkte

Discovery vs. Delivery. Manche Kunden zahlen Discovery nicht gern – „das ist doch nur Reden”. Wer es als eigene Phase ausweist, schult den Kunden.

Designsystem-Pflege. Nach Auslieferung folgen Monate von Token-Updates, Komponenten-Erweiterungen. Retainer mit Stundenbudget hilft.

Lizenzfragen. Wem gehören die Figma-Files? Wer darf sie weiterentwickeln?

Workshops. Tagessatz oder Pauschale? Vor- und Nachbereitung?

Tool-Lizenzen. Figma, Maze, Lookback – wer trägt sie?

Wie InvoiceFlow das löst

Phasen als Standardpositionen

Lege Bausteine an: „Discovery 1 Woche”, „Wireframes Mobile App”, „High-Fi Design Module X”, „Usability-Test mit 5 Probanden”, „Design-System-Setup”.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines UX-Designers – 24 Screens zum Preis pro Screen, ein Designsystem als Deliverable und erfasste Usability-Testing-Stunden — 24 Screens × Ihr Satz, das Designsystem als Deliverable, Testing-Stunden aus dem Tracker.

Rechnungsliste eines UX-Studios in der Invoice Flow app – bezahlte Discovery-Anzahlung, bezahlte Wireframe-Phase, versendete Visual-Design-Phase und eine im Entwurf befindliche Übergaberechnung — Discovery bezahlt, Wireframes bezahlt, Visual Design fakturiert – das Risiko überschreitet nie eine Phase.

Sprint-Pauschalen und Tagessätze parallel

Im selben Projekt kannst du Workshops nach Tagessatz, Sprint-Arbeit nach Pauschale und Mehraufwand nach Stunde abrechnen – alle drei in einer Rechnung mit klarem Ausweis.

Invoice Flow app Zeiterfassung einer UX-Designerin — Discovery-Workshops, Nutzerinterviews, heuristische Reviews und Wireframe-Calls, Kunden zugeordnet — Workshops, Interviews, Reviews — die unsichtbaren Stunden, abrechenbar gemacht.

Wiederkehrende Rechnungen für Design-System-Retainer

Monatliche Pflege als Retainer mit Stundenbudget. Mehraufwand als Zusatzposition.

Lizenzklauseln in Bausteinen

„Designauslieferung inkl. Übertragung aller Nutzungs- und Bearbeitungsrechte am Design (Figma-Datei + Exports)” als wiederkehrender Textbaustein.

Visuelle Vorlagen

Dein Rechnungs-PDF soll wie ein gepflegtes Design-System-Dokument wirken: Minimal, aufgeräumt, mit deinem Brand-Token-Set. Visueller Editor macht’s möglich.

Vertragsansicht der Invoice Flow app mit einem unterzeichneten UX-Redesign-Vertrag, der Screenanzahl, Überarbeitungsrunden und den Preis zusätzlicher Screens festlegt — 32 Screens im Umfang, Extras zu je $240 – unterzeichnet, bevor Screen Nr. 47 aufkommt.

Kundenunterschrift bei Übergabe

Bei einer Übergabe-Session per Tablet vom Product Owner signieren lassen.

GoBD-konforme Belegerfassung

Figma, Maze, Lookback, JetBrains, Conferences – alle Belege scannen.

Praxisbeispiel: Lukas aus Frankfurt

Lukas, 34, freier UX/UI-Designer mit Fokus auf Fintech und SaaS. Hauptkunden: eine Frankfurter Bank (Sprint-Pauschalen 12.000 € pro 2 Wochen), ein Berliner SaaS (monatlicher Retainer 4.200 € für Design-System), gelegentliche Workshops in Wien (Tagessatz 1.350 €).

Vorher: Word + Notion + Toggl + zwei Banken. Im Q1/2026 vergaß er einen Workshop in Wien für drei Wochen abzurechnen, weil die Notion-Aufgabe in einem falschen Sprint untergegangen war.

Mit InvoiceFlow ab April 2026: Drei Profile (DE Einzelunternehmen, AT separat für CHF/EUR-Workshops, UG für größere Bank-Kontrakte). Sprint-Pauschalen als Festpreis-Vorlagen, Retainer als Wiederholung, Workshops als Tagessatz-Position. Mahnstufen automatisch ab Tag 31.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil(e) anlegen.
Phasen-Bausteine pflegen.
Kunden anlegen.
Angebot mit Phasen und Pauschalen.
Zeit pro Phase erfassen.
Abschläge nach Sprint.
Design-System-Retainer als Wiederholung.
Übergabesignatur.
Mahnstufen.
Quartalsexport.

Häufige Fehler

Discovery nicht ausweisen. Eigene Phase, eigener Preis.

Lizenzklausel fehlt. „Übergabe der Figma-Datei mit allen Rechten” gehört auf die Rechnung.

Workshop ohne Vor- und Nachbereitung. Tagessatz × 1,5 ist üblich.

Tool-Lizenzen verschenken. Maze für einen Kundentest = Pass-Through.

Reverse Charge falsch. AT-Kunde mit UID = Reverse Charge.

Jetzt starten

Du gestaltest Erlebnisse, die User zum Lächeln bringen. Mach das Rechnungserlebnis für deine Kunden auch zum Lächeln. Lade InvoiceFlow im Google Play Store, pflege deine Phasen und schick die nächste Sprint-Rechnung in der Zeit, die du sonst nur für ein Auto-Layout-Refactor bräuchtest.