Rechnungen für Tischler und Schreiner: Vom Aufmaß bis zur Schlussrechnung sauber durchziehen

Die Werkstatt in Augsburg riecht nach Eichenspänen und Hartwachsöl. Du baust gerade an einer Massivholz-Küche – 12.000 EUR Auftragsvolumen, Liefertermin in vier Wochen. Parallel hast du einen Einzelauftrag für eine Schreibtischplatte (980 EUR), einen Reparaturauftrag (Türstockausbesserung, 240 EUR) und ein Angebot offen für einen Einbauschrank im Wert von 6.500 EUR. Tischlerei und Schreinerei leben von präzisem Aufmaß, materialschwerer Kalkulation, Anzahlungs-Schluss-Struktur und einer sauberen GoBD-konformen Buchhaltung. Dieser Artikel zeigt, wie du das mit InvoiceFlow im Werkstattalltag mobil und offline durchziehst.

Warum Tischler eine besondere Rechnungslogik brauchen

Holzhandwerk ist Auftrag-fürs-Einzelstück. Jede Küche, jeder Schrank, jeder Tisch ist eine eigene Kalkulation aus Material (Massivholz, Plattenmaterial, Beschläge, Oberflächenbehandlung), Maschinenzeit und Handarbeit. Du kannst nicht “Stunden” verkaufen, du verkaufst ein fertiges Werk – aber die Stunden müssen für die interne Kalkulation und für eventuelle Mehraufwände dokumentiert sein.

Steuerlich greifen für Handwerker mehrere Sonderaspekte: Bei privaten Endkunden in Deutschland gilt §35a EStG (Handwerkerleistung) – der Kunde kann 20 Prozent der Lohn- und Fahrtkosten von der Einkommensteuer abziehen. Dafür muss die Rechnung Lohn- und Materialanteil ausweisen. Sonst kein Steuerabzug für den Kunden.

Bei B2B-Aufträgen kommt seit 2025 die E-Rechnung-Pflicht ins Spiel: B2B-Empfang ist Pflicht, ab 2027/2028 vollständiger Versand auch. X-Rechnung oder ZUGFeRD-Format wird Standard.

Die größten Schmerzpunkte

Anzahlung, Zwischenrechnung, Schlussrechnung. Eine Küche über drei Monate vorzufinanzieren tut weh. 30/40/30 oder 50/50 ist Standard.

Lohn- und Materialanteil ausweisen. Für §35a EStG bei Privatkunden muss das getrennt sein – ohne das ist die Rechnung für den Kunden steuerlich wertlos.

Aufmaß-Dokumentation. Du nimmst am Montag Maß, lieferst am Mittwoch in vier Wochen. Was war im Angebot, was kam dazu? Mehraufwand muss schriftlich.

Materialeinkauf für mehrere Projekte parallel. Eichenbohlen 200 EUR, Beschläge 80 EUR, Lack 60 EUR – welcher Beleg gehört zu welchem Projekt?

Baustellenarbeit ohne Internet. Beim Kunden vor Ort, kein WLAN, du musst trotzdem das Aufmaß-Update und die Mehraufwand-Notiz erfassen können.

Kundenabnahme dokumentieren. Bei Übergabe ist der formale Abnahmeakt der Beginn der Gewährleistungsfrist – Unterschrift ist Standard.

Wie InvoiceFlow das löst

Anzahlungs-Schluss-Workflow

Aus dem Angebot generierst du mit zwei Taps eine Anzahlungsrechnung über 30 Prozent. Bei Werkstattfortschritt eine Zwischenrechnung über 40 Prozent. Schlussrechnung mit Abzug beider Anzahlungen.

Rechnungseditor eines Holzhandwerkers in der Invoice Flow app – Weißeiche pro Board Foot, Stahl-Bockgestell, Beschläge, Finish und 28 Arbeitsstunden mit erfasster Anzahlung — Eiche pro Board Foot, Arbeit pro Stunde – der Kunde sieht, warum Maßanfertigung kostet, was sie kostet.

Lohn-/Materialanteil-Logik

Im Produktkatalog legst du Positionen mit getrennter Lohn-/Materialanteil-Spalte an. Bei der Rechnung wird der Lohnanteil eigenständig ausgewiesen – §35a-konform für Privatkunden.

Belege-OCR im Werkstatt-Alltag

Holzhandel-Rechnung sofort abfotografieren, dem Projekt “Küche Schmitz” zuordnen, GoBD-konform abgelegt. Bei der Schlussrechnung ziehst du Materialbelege als Anlagen direkt mit.

Invoice Flow app Dokumente einer Schreinerei – ein maßgefertigter Tisch, per Anzahlung halb bezahlt, ein Bartresen-Angebot, das auf Freigabe wartet, und bezahlte Gewerbeaufträge — Das Angebot, die Anzahlung, die bezahlten Aufträge – die Belegkette jedes Projekts in einer Liste.

Offline-Modus auf der Baustelle

Bei Kundenbesuch ohne Empfang nimmst du Aufmaß-Notizen, ergänzt Mehraufwände im offenen Angebot, sammelst die Kundenunterschrift bei Abnahme – alles offline, synct sich später.

Unterschrift bei Abnahme

Übergabe-Termin: Kunde unterschreibt auf dem Smartphone-Display. PDF wird automatisch per Mail an den Kunden gesendet, mit Abnahmedatum und Gewährleistungs-Startdatum dokumentiert.

Custom PDF Template für Werkstatt-Branding

Mit dem visuellen Editor baust du eine Rechnungsoptik mit deinem Werkstatt-Logo, klar getrennten Sektionen für Lohn und Material.

Invoice Flow app Ausgaben-Tracker eines Tischlers — abrechenbare Weißeiche, ein gefertigtes Tischgestell, Nussbaumbohlen und Blum-Beschläge — Jeder Beleg vom Holzhandel dem Auftrag zugeordnet, zu dem er gehört.

Wiederkehrende Rechnungen für Wartungsverträge

Manche Tischler haben Wartungsverträge für Holzfenster oder Holzfassaden – wiederkehrend monatlich oder quartalsweise.

E-Rechnung X-Rechnung-konform

Für B2B-Aufträge (Architekten, Bauunternehmen, öffentliche Auftraggeber) generierst du X-Rechnung-konforme PDFs.

Praxisbeispiel: Tobias aus Augsburg

Tobias führt eine Tischlerei mit zwei Gesellen in Augsburg-Lechhausen. Schwerpunkt: Einbauküchen und Einbauschränke für Privatkunden, vereinzelt B2B-Aufträge für Architekten. Vor InvoiceFlow waren seine Rechnungen aus einer Word-Vorlage, Anzahlungs- und Materialbelege in einem Ordner pro Projekt im Werkstattbüro. Das Problem: Bei jeder Steuerprüfung dauerte die Belegsuche pro Projekt eine halbe Stunde.

Heute: Küchenauftrag Familie Schmitz – Angebot 12.400 EUR. Tobias erstellt es in InvoiceFlow mit allen Positionen, Lohn und Material getrennt. Bei Auftragserteilung Anzahlungsrechnung 30 Prozent. Materialeinkauf bei Holzhandel Bayerwald: Beleg per OCR, dem Projekt zugeordnet. Zwischenrechnung bei Werkstattfertigung 40 Prozent. Einbau vor Ort, Kunde unterschreibt Abnahme am Display, Schlussrechnung mit Anzahlungs-Abzug.

§35a-konform: Familie Schmitz kann den Lohnanteil (etwa 5.800 EUR) zu 20 Prozent von der Einkommensteuer abziehen – die Rechnung weist das sauber aus.

B2B-Architekturbüro München bestellt einen Konferenztisch (3.200 EUR) – Tobias generiert eine X-Rechnung, die der Architekt direkt maschinell in DATEV importiert.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Werkstatt-Profil mit Logo, Steuernummer, USt-IdNr., Handwerkskammer-Nummer.
Produktkatalog: Standardpositionen mit Lohn/Material-Trennung.
Angebot mit Aufmaß-Notizen erstellen.
Anzahlung → Zwischen → Schluss nach Vereinbarung.
Belege fortlaufend OCR-erfassen und Projekten zuordnen.
Mehraufwand sofort dokumentieren in der App.
Abnahme mit Unterschrift vor Ort.

Häufige Fehler

Lohn- und Materialanteil zusammenfassen. Kunde verliert §35a-Vorteil, beschwert sich später.

Anzahlungen mündlich vereinbaren ohne Quittung. Im Streitfall kein Beweis.

Mehraufwände nachträglich zur Schlussrechnung addieren ohne schriftliche Bestätigung. Streit programmiert.

Materialbelege im Schuhkarton. Bei Prüfung Schätzung droht.

E-Rechnung-Pflicht ignorieren. Empfang von X-Rechnung ist seit 2025 Pflicht.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, leg dein Werkstatt-Profil an, hinterlege die Lohn-/Material-Positionen und ziehe den nächsten Küchenauftrag mit sauberer Anzahlungslogik durch. Weniger Belegchaos, glücklichere Privatkunden mit §35a-Vorteil, kürzere Prüftermine.