InvoiceFlow cho dịch vụ kiểm soát côn trùng: Loại bỏ côn trùng và cả những rắc rối thanh toán

Vì sao các công ty kiểm soát côn trùng cần cách lập hóa đơn tốt hơn

Kiểm soát côn trùng kết hợp hai mô hình doanh thu: các dịch vụ xử lý một lần (mối, rệp giường, ong vò vẽ, chuột) và các gói phòng ngừa định kỳ (hợp đồng dịch vụ hằng quý hoặc hằng tháng). Mảng kinh doanh gói dịch vụ định kỳ đặc biệt giá trị — dễ dự đoán, lặp lại đều đặn và ngày càng tăng vì áp lực côn trùng luôn hiện hữu ở hầu hết các bất động sản.

Khách hàng kiểm soát côn trùng thương mại — nhà hàng, khách sạn, cơ sở chế biến thực phẩm — có yêu cầu chứng từ rất khắt khe vì việc thanh tra vệ sinh của họ phụ thuộc vào hồ sơ kiểm soát côn trùng đầy đủ. Họ cần hóa đơn dịch vụ chính thức có ngày xử lý, hóa chất đã dùng và chữ ký của kỹ thuật viên. Khách hàng dân dụng cần biên nhận để yêu cầu bồi thường bảo hiểm cho thiệt hại do mối gây ra. Cả hai nhóm đều đòi hỏi cách lập hóa đơn chuyên nghiệp.

Những khó khăn chính của các công ty kiểm soát côn trùng

• Khách hàng theo chương trình xử lý phải lập hóa đơn thủ công mỗi quý — tốn thời gian
• Chi phí hóa chất và sản phẩm không được theo dõi theo từng công việc — bào mòn lợi nhuận
• Khách hàng thương mại yêu cầu hồ sơ dịch vụ chính thức trên hóa đơn
• Hóa đơn xử lý theo bảo hành không được lập chứng từ đúng cách
• Không có bảng tổng quan cho biết khách hàng định kỳ nào đã trả tiền và ai còn nợ
• Khoảng trống hóa đơn trong mùa thấp điểm khi áp lực côn trùng giảm

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Lập hóa đơn cho chương trình xử lý định kỳ

Chương trình phòng ngừa mối hằng quý? Dịch vụ kiểm soát côn trùng tổng quát hằng tháng cho nhà hàng? Hãy thiết lập hóa đơn định kỳ trong InvoiceFlow. Mỗi khách hàng định kỳ sẽ tự động nhận được hóa đơn theo lịch. Bạn chỉ cần xem lại cả loạt và gửi đi. 40 khách hàng định kỳ được lập hóa đơn trong 15 phút.

Dòng chi phí hóa chất và sản phẩm

“Termidor SC — 1 oz: 18$”, “Catchmaster Glue Boards — vỉ 12 miếng: 24$”, “Talstar Pro — mỗi lần phun: 35$”. Khi sản phẩm được theo dõi theo từng công việc, biên lợi nhuận của bạn chính xác và khách hàng thấy rõ chính xác họ đã được xử lý những gì.

Chứng từ dịch vụ cho khách hàng thương mại

Khách hàng dịch vụ ăn uống thương mại cần chứng từ để tuân thủ quy định của cơ quan y tế. Hãy dùng trường tùy chỉnh (custom fields) của InvoiceFlow để thêm ngày xử lý, loại côn trùng cần diệt, hóa chất đã dùng và tên kỹ thuật viên thực hiện. Hóa đơn đồng thời đóng vai trò như một hồ sơ dịch vụ đáp ứng yêu cầu của thanh tra viên y tế.

Xử lý một lần kèm hóa đơn bảo hành

Sau khi xử lý mối hoặc diệt rệp giường, hãy xuất hóa đơn kèm ghi chú bảo hành (ví dụ: “Bảo hành kết cấu chống mối 12 tháng, bao gồm xử lý bổ sung nếu cần”). Điều khoản bảo hành được ghi rõ trên hóa đơn — bảo vệ cho cả hai bên.

Hợp đồng quản lý bất động sản

Các tài khoản nhiều bất động sản (khu chung cư, khu văn phòng) cần hóa đơn cho từng bất động sản hoặc một hóa đơn hợp nhất cho tất cả. InvoiceFlow xử lý được cả hai — tạo hồ sơ khách hàng riêng cho từng bất động sản hoặc dùng một tài khoản thương mại tổng có trường tùy chỉnh cho địa chỉ của từng bất động sản.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

1. Loạt hóa đơn chương trình hằng quý: Xem lại và gửi tất cả hóa đơn xử lý hằng quý do InvoiceFlow tự động tạo. Xong trong 20 phút.

2. Xử lý một lần: Hoàn thành công việc. Tạo hóa đơn với các dịch vụ xử lý và chi phí sản phẩm. Thêm ghi chú bảo hành. Gửi trước khi rời đi.

3. Khách hàng thương mại: Điền chi tiết xử lý vào các trường tùy chỉnh. Hóa đơn đóng vai trò chứng từ tuân thủ.

4. Hợp đồng dịch vụ mới: Tạo hồ sơ khách hàng với lịch xử lý và tần suất lập hóa đơn mong muốn. Thiết lập hóa đơn định kỳ.

5. Cuối năm: Phân tích cho thấy doanh thu định kỳ so với doanh thu xử lý một lần, các mô hình theo mùa và những khách hàng hàng đầu.

Những tính năng giá trị nhất cho kiểm soát côn trùng

1. Recurring Invoices (Hóa đơn định kỳ) — Tự động hóa các chương trình xử lý hằng quý và hằng tháng
2. Product Library (Thư viện sản phẩm) — Dựng sẵn dịch vụ xử lý và chi phí hóa chất
3. Custom Fields (Trường tùy chỉnh) — Chứng từ dịch vụ cho việc tuân thủ ở khối thương mại
4. Notes Field (Trường ghi chú) — Ghi rõ điều khoản bảo hành trên hóa đơn
5. Mobile Invoicing (Lập hóa đơn di động) — Lập hóa đơn ngay tại cơ sở của khách hàng
6. Analytics (Phân tích) — Theo dõi doanh thu định kỳ so với một lần

Ví dụ thực tế: BugBuster Pest Control tự động hóa việc lập hóa đơn hằng quý

BugBuster có 65 khách hàng dân dụng hằng quý và 18 tài khoản dịch vụ ăn uống thương mại. Trước khi dùng InvoiceFlow, nhân viên lập hóa đơn mất 3 giờ mỗi quý cho mảng dân dụng và phải làm hằng tuần cho các tài khoản thương mại. Với InvoiceFlow, hóa đơn dân dụng hằng quý tự động được tạo. Các tài khoản thương mại nhận hóa đơn dịch vụ hằng tháng với chứng từ xử lý trong trường tùy chỉnh. Thời gian lập hóa đơn của chủ doanh nghiệp giảm còn 30 phút mỗi tuần.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Xây dựng thư viện dịch vụ kiểm soát côn trùng của bạn. Thiết lập những khách hàng xử lý hằng quý đầu tiên dưới dạng hóa đơn định kỳ ngay hôm nay.