InvoiceFlow cho dịch vụ sửa chữa thiết bị gia dụng: Sửa thiết bị và sửa luôn việc xuất hóa đơn

Vì sao thợ sửa thiết bị gia dụng cần lập hóa đơn tốt hơn

Sửa chữa thiết bị gia dụng là loại hình dịch vụ có tần suất cao — một người thợ có thể hoàn thành 5-8 lượt gọi dịch vụ trong một ngày. Với khối lượng như vậy, việc lập hóa đơn cần phải nhanh, chính xác và chuyên nghiệp. Nhiều thợ sửa chữa vẫn viết phiếu dịch vụ bằng tay hoặc dùng các hệ thống ghi phiếu lỗi thời không tạo ra được hóa đơn hiện đại.

Cơ cấu tính tiền cho việc sửa thiết bị gia dụng khá nhất quán: phí kiểm tra hoặc phí gọi dịch vụ, cộng với linh kiện, cộng với công thợ. Chi phí linh kiện chênh lệch rất nhiều — từ gioăng cửa thay thế 8 đô đến máy nén 250 đô — và cần được ghi chép chính xác cả để tính tiền lẫn để theo dõi bảo hành cho các linh kiện đã thay.

Những khó khăn chính của thợ sửa thiết bị gia dụng

• Chi phí linh kiện không được ghi đầy đủ trên hóa đơn — thợ ước lượng và thường thu thiếu
• Không có tài liệu bảo hành cho linh kiện đã thay (rất quan trọng cho các lần dịch vụ tiếp theo)
• Phí gọi dịch vụ áp dụng không nhất quán — đôi khi quên mất ở những đơn sửa lớn
• Khách hàng doanh nghiệp (đơn vị quản lý bất động sản, công ty cho thuê thiết bị) yêu cầu hóa đơn chính thức
• Số lượng lượt gọi dịch vụ mỗi ngày khiến việc lập hóa đơn chi tiết ngay tại hiện trường tưởng như bất khả thi
• Không có bản ghi cuối ngày về những khách hàng nào còn nợ tiền

InvoiceFlow giải quyết ra sao

Cơ cấu Phí kiểm tra + Linh kiện + Công thợ

Xây dựng cơ cấu chuẩn của bạn trong thư viện sản phẩm: “Phí kiểm tra / Gọi dịch vụ: 85 đô”, “Máy nén tủ lạnh: 245 đô”, “Gioăng cửa máy rửa bát: 35 đô”, “Bơm máy giặt: 85 đô”, “Công thợ — Sửa chữa, mỗi giờ: 75 đô”. Sau mỗi lần sửa, chọn đúng các mục. Gửi hóa đơn trước khi rời đi.

Ghi chép linh kiện trên mọi hóa đơn

Mọi linh kiện đã thay đều nên xuất hiện trên hóa đơn kèm mã linh kiện nếu có. Điều này tạo ra bản ghi bảo hành — nếu linh kiện hỏng trong thời hạn bảo hành, hóa đơn cho thấy đã lắp gì, khi nào và với chi phí bao nhiêu.

Hiệu quả xử lý theo lô hằng ngày

Hoàn thành 6 lượt gọi dịch vụ trong một ngày. Cuối ngày, tạo 6 hóa đơn trong InvoiceFlow — mỗi hóa đơn mất chưa đến 2 phút. Gửi cả 6. Xong. Ngày mai bạn có thể thấy hóa đơn nào đã được thanh toán và hóa đơn nào cần theo dõi tiếp.

Hóa đơn cho đơn vị quản lý bất động sản thương mại

Các đơn vị quản lý bất động sản có thiết bị trong nhà cho thuê là khách hàng lớn của dịch vụ sửa thiết bị. Họ cần hóa đơn chính thức có địa chỉ bất động sản, tên người thuê và số lệnh công việc. Thêm những mục này thành trường tùy chỉnh trong InvoiceFlow. Bộ phận công nợ phải trả của họ xử lý hóa đơn mà không cần trao đổi qua lại.

Hóa đơn định kỳ cho hợp đồng bảo trì

Một số khách hàng doanh nghiệp (chung cư, công ty cho thuê nghỉ dưỡng) có hợp đồng bảo trì thiết bị liên tục. Hóa đơn định kỳ xử lý việc tính phí cố định hằng tháng hoặc hằng quý một cách tự động.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

1. Trong ngày: Hoàn thành các lượt gọi dịch vụ. Ghi lại linh kiện đã dùng. Ghi nhật ký các lần sửa.

2. Cuối ngày (hoặc ngay khi làm việc): Mở InvoiceFlow. Tạo hóa đơn cho từng đơn. Chọn linh kiện và công thợ. Thêm phí kiểm tra. Gửi. 2 phút mỗi lượt.

3. Khách hàng doanh nghiệp: Thêm lệnh công việc và địa chỉ bất động sản vào trường tùy chỉnh.

4. Ghi chép linh kiện: Mã và mô tả linh kiện trong phần mô tả dòng mục. Thiết lập cơ sở bảo hành.

5. Xem lại bảng điều khiển: Cuối ngày — xem ai đã thanh toán, ai còn chờ.

Những tính năng giá trị nhất cho dịch vụ sửa thiết bị gia dụng

1. Thư viện sản phẩm — Mọi linh kiện thông dụng và mức công thợ được dựng sẵn
2. Tự động hóa phí kiểm tra — Không bao giờ quên phí gọi dịch vụ
3. Lập hóa đơn trên di động — Xuất hóa đơn ngay tại chỗ hoặc theo lô vào cuối ngày
4. Trường tùy chỉnh — Lệnh công việc và tham chiếu bất động sản cho khách hàng doanh nghiệp
5. Tài liệu bảo hành linh kiện — Thông qua mô tả dòng mục
6. Bảng điều khiển thanh toán — Theo dõi mọi hóa đơn trong ngày chỉ với một cái nhìn

Ví dụ thực tế: AllFix Appliance Service xuất hóa đơn cho 8 lượt gọi mỗi ngày

AllFix thực hiện 6-8 lượt sửa thiết bị gia dụng dân dụng và thương mại mỗi ngày. Chủ tiệm từng viết biên nhận dịch vụ bằng tay và đôi khi quên phí kiểm tra ở những đơn lớn. Với InvoiceFlow, cô xuất hóa đơn cho mọi lượt gọi ngay từ điện thoại. Phí kiểm tra được dựng sẵn. Linh kiện được chọn từ thư viện. Cô thu lại thêm 300-400 đô/tháng từ những khoản phí trước đây thường quên. Các đơn vị quản lý bất động sản thương mại còn khen ngợi định dạng hóa đơn chuyên nghiệp.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Dựng những linh kiện và dịch vụ sửa chữa thông dụng nhất trong thư viện sản phẩm. Xuất hóa đơn cho lượt gọi dịch vụ đầu tiên ngay tại hiện trường hôm nay.