ทำไมฉันจึงเลิกไล่ตามอัตราค่าจ้างรายวันแล้วหันมาสร้างธุรกิจอบรมแบบรับจ้างประจำ (Retainer)

โดย Patricia Holloway เทรนเนอร์องค์กรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาภาวะผู้นำ — ชาร์ลอตต์ รัฐนอร์ทแคโรไลนา

ฉันใช้เวลาเจ็ดปีเป็นเทรนเนอร์องค์กรแบบคิดค่าจ้างรายวัน ฉันจะเสนออัตรารายวัน ไปปรากฏตัว ส่งมอบ ออกใบแจ้งหนี้ แล้วรอ บางครั้งฉันก็ได้รับโทรศัพท์อีกครั้งจากลูกค้ารายนั้น แต่บ่อยครั้งก็ไม่ รายได้ดีเมื่อโทรศัพท์ดัง และไม่มีเลยเมื่อมันเงียบ

ในปี 2022 ฉันคำนวณว่าเจ็ดปีที่ผ่านมาสร้างผลลัพธ์อะไรได้บ้างจริงๆ ฉันเคยทำงานกับองค์กรลูกค้า 140 แห่งที่แตกต่างกัน ในจำนวนนั้น มี 38 แห่งที่ใช้บริการฉันมากกว่าหนึ่งครั้ง อีก 102 แห่งที่เหลือจ้างฉันสำหรับงานเดียวแล้วก็หายไป ฉันทำงานสร้างความสัมพันธ์ทั้งหมด ทั้งข้อเสนอ การประเมินความต้องการก่อนการอบรม การปรับให้เหมาะกับลูกค้า การส่งมอบ แต่กลับได้รายได้เพียงงานเดียวจาก 73% ของลูกค้าของฉัน

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การอบรมของฉัน ผลตอบรับแข็งแกร่งอย่างสม่ำเสมอ ปัญหาอยู่ที่โมเดลการวางบิลของฉัน ฉันวางบิลเหมือนผู้ขายแบบครั้งเดียว ทั้งที่ควรวางบิลเหมือนพันธมิตรที่รับจ้างประจำ

เหตุการณ์ที่เปลี่ยนวิธีคิดของฉัน

ฉันกำลังทำงานกับธนาคารระดับภูมิภาคแห่งหนึ่ง เป็นงานอบรมด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ส่งมอบสามวันครอบคลุมเครือข่ายสาขาของพวกเขา รวม 4,800 ดอลลาร์ ลูกค้าดี ฝ่าย L&D มีระเบียบเรียบร้อย ฉันส่งมอบ ออกใบแจ้งหนี้ รอ เงื่อนไข Net-30 ก็มาถึง

สิบแปดเดือนต่อมา พวกเขาโทรมาอีกครั้งเพื่อการอบรมพัฒนาการจัดการ หกวันครอบคลุมสองกลุ่ม รวม 9,600 ดอลลาร์

ระหว่างสองงานนั้น: ไม่มีอะไรเลย สิบแปดเดือนที่ไม่มีรายได้จากลูกค้าที่เห็นคุณค่างานอย่างชัดเจน ฉันไม่ได้สร้างกลไกใดๆ เพื่อรักษาความสัมพันธ์นั้นให้เป็นความสัมพันธ์เชิงการวางบิลเลย

ฉันถามผู้อำนวยการ L&D หลังงานที่สองว่าทำไมพวกเขาถึงรอนานขนาดนั้น เธอตอบว่า: “เราไม่ได้มีคุณอยู่ในระบบผู้ขายของเราแบบเกิดซ้ำ เวลาเราต้องการอะไร เราก็ไปหาว่าใครทำครั้งล่าสุด กว่าเราจะนึกได้ว่าต้องโทรหาคุณก็ใช้เวลาพอสมควร”

เธอไม่ได้ตั้งใจให้เป็นคำวิจารณ์ แต่ฉันได้ยินมันเป็นแบบนั้น

การสร้างโมเดลรับจ้างประจำ

ฉันใช้เวลาสามเดือนปรับโครงสร้างธุรกิจของฉันใหม่ให้อยู่รอบความสัมพันธ์กับลูกค้าแบบรับจ้างประจำ ข้อเสนอหลัก:

ระดับค่ารับจ้างประจำรายเดือนสำหรับการอบรม:

• Essentials Retainer — 2,400 ดอลลาร์/เดือน: อบรม 2 วันต่อเดือน เซสชันวางกลยุทธ์รายไตรมาส อัปเดตหลักสูตรตามคำขอ
• Growth Retainer — 4,200 ดอลลาร์/เดือน: อบรม 4 วันต่อเดือน เซสชันวางกลยุทธ์รายเดือน การปรับหลักสูตรเฉพาะทาง รายงานหลังการอบรม
• Enterprise Retainer — 7,500 ดอลลาร์/เดือน: อบรม 8 วันต่อเดือน การพูดคุยติดตามรายสัปดาห์ การออกแบบโปรแกรมเต็มรูปแบบ การส่งมอบหลายกลุ่ม ชั่วโมงโค้ชผู้บริหาร

คำเสนอต่อลูกค้าเดิม: แทนที่จะโทรหาเราเมื่อนึกได้ ให้ทำให้เราเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐาน L&D ของคุณ งบประมาณที่คาดการณ์ได้ ความพร้อมให้บริการที่รับประกัน การพัฒนาโปรแกรมแบบสะสมต่อเนื่องแทนงานครั้งเดียว

ลูกค้ารายแรกที่ฉันเสนอ เป็นบริษัทผลิตที่ฉันเคยส่งมอบงานสองงานแยกกัน เซ็น Growth Retainer ทันที ผู้จัดการ L&D ของพวกเขาบอกว่าเธอพยายามหาเหตุผลอธิบายงบประมาณการอบรมเฉพาะให้ CFO ของเธอมาทั้งปี ค่ารับจ้างประจำรายเดือนคงที่ได้รับการอนุมัติง่ายกว่าใบแจ้งหนี้โครงการแบบผันแปร

โครงสร้างใบแจ้งหนี้รับจ้างประจำ

ฉันตั้งค่าใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำรายเดือนใน InvoiceFlow สำหรับลูกค้ารับจ้างประจำแต่ละราย โครงสร้างใบแจ้งหนี้ชัดเจนและสม่ำเสมอ:

“ค่ารับจ้างประจำการอบรมรายเดือน — [ชื่อบริษัท] — [เดือน ปี]: ระดับรับจ้างประจำ: Growth Retainer รวม: อบรม 4 วัน เซสชันวางกลยุทธ์รายเดือน การสนับสนุนหลักสูตร การอบรมที่กำหนดในเดือนนี้: การสื่อสารเพื่อภาวะผู้นำ (8 เมษายน), การบริหารผลการปฏิบัติงาน (22 เมษายน) ค่าบริการรายเดือน: 4,200.00 ดอลลาร์ สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: วันที่ 1 ของทุกเดือน เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-15”

InvoiceFlow สร้างและส่งใบแจ้งหนี้รับจ้างประจำในวันที่ 1 ของทุกเดือน ลูกค้าเห็นอย่างชัดเจนว่ามีการอบรมอะไรกำหนดไว้ อะไรที่รวมอยู่ และต้องชำระเท่าไร ไม่มีความสับสน ไม่มีการต่อรองใหม่

ใบแจ้งหนี้งานโครงการสำหรับลูกค้าใหม่

ลูกค้าใหม่ยังคงมักเริ่มต้นด้วยงานโครงการก่อนเปลี่ยนมาเป็นแบบรับจ้างประจำ ฉันใช้โครงสร้างการวางบิลตามงวดสามระยะสำหรับโครงการที่เกิน 5,000 ดอลลาร์:

“โปรแกรมพัฒนาภาวะผู้นำ — [ชื่อบริษัท] — [วันที่]: โปรแกรม: การพัฒนาผู้จัดการแนวหน้า — ชุด 12 เซสชัน ค่าโปรแกรมรวม: 14,400.00 ดอลลาร์ ระยะที่ 1 (การประเมินความต้องการ + การออกแบบหลักสูตร, 30%): 4,320.00 ดอลลาร์ — ครบกำหนดเมื่อเซ็นสัญญา ระยะที่ 2 (การส่งมอบ — เซสชัน 1-6, 40%): 5,760.00 ดอลลาร์ — ครบกำหนดเมื่อส่งมอบเซสชัน 6 ระยะที่ 3 (การส่งมอบ — เซสชัน 7-12 + รายงานฉบับสุดท้าย, 30%): 4,320.00 ดอลลาร์ — ครบกำหนดเมื่อจบโปรแกรม”

โครงสร้างสามระยะปกป้องทั้งสองฝ่าย ลูกค้าไม่ต้องชำระทั้งหมดล่วงหน้า ฉันไม่ต้องส่งมอบทุกอย่างก่อนได้รับเงินสักบาท

ใบแจ้งหนี้ครึ่งวันและเซสชันเดี่ยว

ไม่ใช่ทุกงานที่เป็นแบบหลายวัน การบรรยายพิเศษ (keynote) เวิร์กช็อปครึ่งวัน และเซสชัน lunch-and-learn เดี่ยว ออกใบแจ้งหนี้แตกต่างกัน:

“เซสชันการอบรม — [ชื่อบริษัท] — [วันที่]: บริการ: เวิร์กช็อปภาวะผู้นำครึ่งวัน หัวข้อ: การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการ ระยะเวลา: 4 ชั่วโมง | การส่งมอบ: ในสถานที่, [สถานที่] ค่าเซสชัน: 1,800.00 ดอลลาร์ การเดินทาง (ระยะทาง 68 ไมล์ × 0.67 ดอลลาร์): 45.56 ดอลลาร์ วัสดุ (สมุดงานพิมพ์ 24 เล่ม): 120.00 ดอลลาร์ รวม: 1,965.56 ดอลลาร์ เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-30”

การเดินทางและวัสดุที่ระบุเป็นรายการช่วยป้องกันข้อพิพาท ลูกค้าที่สงสัยเรื่องยอดรวมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่ากำลังจ่ายค่าอะไร

ใบแจ้งหนี้การให้สิทธิ์โปรแกรมอบรมผู้ฝึกสอน

ลูกค้าบางรายต้องการนำการอบรมไปทำเองภายในองค์กร โปรแกรมอบรมผู้ฝึกสอน (train-the-trainer) ต้องการโครงสร้างใบแจ้งหนี้ที่แตกต่าง:

“โปรแกรมอบรมผู้ฝึกสอน — [ชื่อบริษัท] — [วันที่]: โปรแกรม: ทักษะการอำนวยการสำหรับผู้ฝึกสอนภายในองค์กร รูปแบบ: อบรมเข้มข้น 2 วัน + สิทธิ์การใช้วัสดุ ผู้เข้าร่วม: ผู้ฝึกสอนภายใน 6 คน ค่าอบรม: 5,400.00 ดอลลาร์ (2 วัน × 2,700 ดอลลาร์/วัน) สิทธิ์การใช้วัสดุ (ใช้ภายในเท่านั้น ห้ามโอน): 1,800.00 ดอลลาร์ รวม: 7,200.00 ดอลลาร์ เงื่อนไขสิทธิ์การใช้: ใช้ภายในเท่านั้น สิทธิ์นี้ไม่อนุญาตให้ส่งมอบแก่ลูกค้าภายนอกหรือใช้โดยบุคคลที่สาม เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-30”

เงื่อนไขสิทธิ์การใช้บนใบแจ้งหนี้สร้างบันทึกที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับข้อจำกัดการใช้ภายใน สิ่งนี้สำคัญหากลูกค้าภายหลังนำหลักสูตรของฉันไปอบรมให้บริษัทอื่น เพราะใบแจ้งหนี้คือข้อตกลงการใช้งาน

ธุรกิจหลังจากสองปีในโมเดลรับจ้างประจำ

ตัวเลขหลังปรับโครงสร้างจากโมเดลโครงการมาเป็นโมเดลรับจ้างประจำ:

• รับจ้างประจำรายเดือนที่ใช้งานอยู่ 5 ราย: 2,400 + 4,200 + 4,200 + 7,500 + 7,500 = 25,800 ดอลลาร์/เดือน แบบเกิดซ้ำ
• งานโครงการ (ลูกค้าใหม่เข้าสู่ท่อธุรกิจ): ประมาณ 6,000-8,000 ดอลลาร์/เดือน
• เซสชันครั้งเดียวและการบรรยายพิเศษ: ประมาณ 2,400 ดอลลาร์/เดือน
• โปรแกรมอบรมผู้ฝึกสอน: เฉลี่ยประมาณ 1,500 ดอลลาร์/เดือน

รายได้รวมต่อเดือน: ประมาณ 35,700–37,700 ดอลลาร์/เดือน เทียบกับค่าเฉลี่ย 11,200 ดอลลาร์/เดือนในโมเดลโครงการแบบผันแปร

ความแตกต่างไม่ใช่ว่าฉันทำงานมากขึ้น ฉันทำงานจำนวนวันประมาณเท่าเดิม ความแตกต่างคือลูกค้าห้ารายรับประกันรายได้พื้นฐานแล้ว และฉันใช้ท่อธุรกิจโครงการเพื่อการเติบโตแทนที่จะเพื่อความอยู่รอด

สิ่งที่เปลี่ยนไปในเรื่องการวางบิลโดยเฉพาะ

ก่อนใช้ InvoiceFlow ฉันติดตามลูกค้ารับจ้างประจำในสเปรดชีตและออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทุกเดือน ฉันพลาดรอบการวางบิลไปสองครั้งในหนึ่งปี ไม่ใช่เพราะลูกค้าไม่ได้เป็นหนี้ฉัน แต่เพราะฉันลืมส่งใบแจ้งหนี้ขณะกำลังจัดการการส่งมอบ สองรอบที่พลาดไปนั้นทำให้ฉันเสีย 8,400 ดอลลาร์ที่สุดท้ายก็ได้คืน แต่หลังจากบทสนทนาที่กระอักกระอ่วนว่า “ฉันลืมออกใบแจ้งหนี้ให้คุณ”

ตอนนี้ InvoiceFlow สร้างใบแจ้งหนี้รับจ้างประจำอัตโนมัติในวันที่ 1 ของเดือน ฉันแค่ตรวจสอบและส่ง ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอตามกำหนดเวลาที่คาดการณ์ได้ กระบวนการใช้เวลาห้านาทีแทนที่จะเป็นสามสิบนาที และฉันไม่พลาดรอบเลยในช่วงสิบแปดเดือนที่ผ่านมา

InvoiceFlow ทำอะไรให้เทรนเนอร์องค์กร

การวางบิลการอบรมองค์กรเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้หลายประเภทพร้อมกัน: ค่ารับจ้างประจำรายเดือนแบบเกิดซ้ำพร้อมรายละเอียดการอบรมที่กำหนดไว้ งานโครงการพร้อมการวางบิลตามงวด เซสชันหนึ่งวันและครึ่งวันพร้อมรายการค่าเดินทางและวัสดุ โปรแกรมอบรมผู้ฝึกสอนพร้อมเอกสารสิทธิ์การใช้ และฟิลด์ PO ขององค์กรสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่ายการเงิน

InvoiceFlow จัดการทั้งหมดนี้จากแอป Android เดียว: ใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำที่สร้างอัตโนมัติตามกำหนดเวลา ฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับเลขที่ PO และเอกสารการอบรม การแยกรายการหลายบรรทัดสำหรับค่าเดินทางและวัสดุ และโครงสร้างการแบ่งชำระเงินสำหรับสัญญาโปรแกรมขนาดใหญ่

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างระดับรับจ้างประจำของคุณ เข้าหาลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำล่าสุดสามรายเกี่ยวกับโครงสร้างรายเดือน การอบรมเดียวกันที่คุณส่งมอบเป็นรายวันจะกลายเป็นรากฐานของธุรกิจที่คาดการณ์ได้และเป็นมืออาชีพ

Patricia Holloway เป็นเทรนเนอร์องค์กรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาภาวะผู้นำในเมืองชาร์ลอตต์ รัฐนอร์ทแคโรไลนา ให้บริการพัฒนาการจัดการ การอบรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โปรแกรมทักษะการอำนวยการ และการโค้ชภาวะผู้นำสำหรับองค์กรระดับภูมิภาคและระดับประเทศ