Miksi lopetin päivähintojen perässä juoksemisen ja rakensin retainer-pohjaisen koulutuskäytännön

Kirjoittanut Patricia Holloway, yrityskouluttaja ja johtamisen kehittämisen konsultti — Charlotte, Pohjois-Carolina

Vietin seitsemän vuotta päivähintaisena yrityskouluttajana. Annoin päivähinnan, saavuin paikalle, toteutin, laskutin ja odotin. Joskus sain kyseiseltä asiakkaalta uuden puhelun. Useammin en. Tulot olivat hyvät kun puhelin soi ja olemattomat kun se ei soinut.

Vuonna 2022 laskin, mitä nuo seitsemän vuotta olivat todella tuottaneet. Olin työskennellyt 140 eri asiakasorganisaation kanssa. Näistä 38 oli käyttänyt minua useammin kuin kerran. Muut 102 olivat palkanneet minut yhteen toimeksiantoon ja kadonneet. Olin tehnyt kaiken suhteenrakennustyön — tarjouksen, koulutusta edeltävän tarvekartoituksen, räätälöinnin, toteutuksen — ja kerännyt yhden tapahtuman arvosta liikevaihtoa 73 prosentilta asiakkaistani.

Ongelma ei ollut koulutuksessani. Palaute oli johdonmukaisesti vahvaa. Ongelma oli laskutusmallini. Laskutin kuin kertaluontoinen toimittaja, vaikka minun olisi pitänyt laskuttaa kuin retainer-kumppani.

Tapaus, joka muutti ajatteluni

Työskentelin alueellisen pankin kanssa — compliance-koulutustoimeksianto, kolme toteutuspäivää heidän konttoriverkostossaan, 4 800 € yhteensä. Hyvä asiakas. Järjestäytynyt L&D-osasto. Toteutin, laskutin, odotin. Net-30 tuli.

Kahdeksantoista kuukautta myöhemmin he soittivat taas, tällä kertaa esimieskoulutuksesta. Kuusi päivää kahden ryhmän kesken, 9 600 €.

Näiden kahden toimeksiannon välissä: ei mitään. Kahdeksantoista kuukautta ilman tuloja asiakkaalta, joka selvästi arvosti työtä. En ollut rakentanut mitään mekanismia ylläpitääkseni tuota suhdetta laskutussuhteena.

Kysyin L&D-johtajalta toisen toimeksiannon jälkeen, miksi he olivat odottaneet niin kauan. Hän sanoi: “Emme oikeastaan pitäneet sinua toimittajajärjestelmässämme toistuvalla tavalla. Kun tarvitsemme jotain, etsimme kuka teki sen viimeksi. Kesti hetken ennen kuin muistimme soittaa sinulle.”

Hän ei tarkoittanut sitä kritiikiksi. Mutta kuulin sen sellaisena.

Retainer-mallin rakentaminen

Käytin kolme kuukautta käytäntöni uudelleenrakentamiseen retainer-pohjaisten asiakassuhteiden ympärille. Ydintarjous:

Kuukausittaiset koulutus-retainer-tasot:

• Essentials-retainer — 2 400 €/kk: 2 koulutuspäivää kuukaudessa, neljännesvuosittainen strategiapalaveri, opetussuunnitelman päivitykset pyynnöstä
• Growth-retainer — 4 200 €/kk: 4 koulutuspäivää kuukaudessa, kuukausittainen strategiapalaveri, opetussuunnitelman räätälöinti, koulutuksen jälkeiset raportit
• Enterprise-retainer — 7 500 €/kk: 8 koulutuspäivää kuukaudessa, viikoittainen tarkistus, täysi ohjelmasuunnittelu, monen ryhmän toteutus, johdon valmennustunnit

Myyntipuhe olemassa oleville asiakkaille: sen sijaan että soitatte meille kun muistatte, tehkää meistä osa L&D-infrastruktuurianne. Ennustettava budjettirivi. Taattu saatavuus. Kumuloituva ohjelmakehitys kertaluontoisten tapahtumien sijaan.

Ensimmäinen asiakas, jolle esitin tarjouksen — valmistusyritys, jolle olin toteuttanut kaksi erillistä toimeksiantoa — allekirjoitti Growth-retainerin välittömästi. Heidän L&D-päällikkönsä kertoi yrittäneensä perustella oman koulutusbudjetin talousjohtajalleen vuoden ajan. Kiinteä kuukausittainen retainer oli helpompi saada hyväksytyksi kuin vaihtelevat projektilaskut.

Retainer-laskun rakenne

Loin InvoiceFlow’hun kuukausittaiset toistuvat laskut jokaiselle retainer-asiakkaalle. Laskun rakenne on selkeä ja johdonmukainen:

“Kuukausittainen koulutus-retainer — [Yrityksen nimi] — [Kuukausi ja vuosi]: Retainer-taso: Growth-retainer Sisältyy: 4 koulutuspäivää, kuukausittainen strategiapalaveri, opetussuunnitelman tuki Tälle kuukaudelle aikataulutettu koulutus: Johtamisviestintä (8.4.), Suorituksen johtaminen (22.4.) Kuukausimaksu: 4 200,00 € Lasku muodostuu automaattisesti: kunkin kuukauden 1. päivä Maksuehdot: Net-15”

InvoiceFlow muodostaa ja lähettää retainer-laskun kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä. Asiakas näkee tarkalleen, mitä koulutusta on aikataulutettu, mitä sisältyy ja mitä hän on velkaa. Ei sekaannusta, ei uudelleenneuvottelua.

Projektitoimeksiantojen laskut uusille asiakkaille

Uudet asiakkaat aloittavat edelleen usein projektitoimeksiannolla ennen siirtymistä retaineriin. Käytän kolmivaiheista välitavoitepohjaista laskutusrakennetta yli 5 000 € projekteissa:

“Johtamisen kehittämisohjelma — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]: Ohjelma: Lähiesimiesten kehittäminen — 12 istunnon sarja Ohjelman kokonaishinta: 14 400,00 € Vaihe 1 (tarvekartoitus + opetussuunnitelman suunnittelu, 30 %): 4 320,00 € — erääntyy sopimuksen allekirjoituksessa Vaihe 2 (toteutus — istunnot 1–6, 40 %): 5 760,00 € — erääntyy istunnon 6 toteutuksessa Vaihe 3 (toteutus — istunnot 7–12 + loppuraportti, 30 %): 4 320,00 € — erääntyy ohjelman valmistuessa”

Kolmivaiheinen rakenne suojaa molempia osapuolia. Asiakas ei maksa kaikkea etukäteen. Minä en toimita kaikkea ennen kuin saan penniäkään.

Puolen päivän ja yksittäisten istuntojen laskut

Kaikki toimeksiannot eivät ole monipäiväisiä. Keynote-esitykset, puolen päivän työpajat ja yksittäiset lunch-and-learn-istunnot laskutetaan eri tavalla:

“Koulutusistunto — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]: Palvelu: Puolen päivän johtamistyöpaja Aihe: Tehokas viestintä esimiehille Kesto: 4 tuntia | Toteutus: paikan päällä, [Sijainti] Istunnon hinta: 1 800,00 € Matkat (matka 68 mailia × 0,67 €): 45,56 € Materiaalit (painetut työkirjat, 24 kpl): 120,00 € Yhteensä: 1 965,56 € Maksuehdot: Net-30”

Erillisinä riveinä dokumentoidut matkat ja materiaalit estävät kiistat. Asiakkaat, jotka kysyvät kokonaissummasta, näkevät tarkalleen mistä he maksavat.

Kouluttajakoulutusten (Train-the-Trainer) lisensointilaskut

Osa asiakkaista haluaa tuoda koulutuksen omaan taloonsa. Kouluttajakoulutusohjelmat edellyttävät erilaista laskurakennetta:

“Kouluttajakoulutusohjelma — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]: Ohjelma: Ohjaustaidot sisäisille kouluttajille Muoto: 2 päivän intensiivi + materiaalilisenssi Osallistujat: 6 sisäistä kouluttajaa Koulutusmaksu: 5 400,00 € (2 päivää × 2 700 €/päivä) Materiaalilisenssi (vain sisäiseen käyttöön, ei siirrettävissä): 1 800,00 € Yhteensä: 7 200,00 € Lisenssiehdot: Vain sisäiseen käyttöön. Lisenssi ei oikeuta toteutukseen ulkoisille asiakkaille tai kolmansien osapuolten käyttöön. Maksuehdot: Net-30”

Laskun lisenssiehdot luovat dokumentoidun tallenteen sisäisen käytön rajoituksesta. Tällä on merkitystä, jos asiakas myöhemmin kouluttaa muita yrityksiä opetussuunnitelmaani käyttäen — lasku on käyttösopimus.

Käytäntö kahden retainer-mallivuoden jälkeen

Luvut projektimallista retainer-malliin uudelleenrakentamisen jälkeen:

• 5 aktiivista kuukausittaista retaineria: 2 400 € + 4 200 € + 4 200 € + 7 500 € + 7 500 € = 25 800 €/kk toistuvaa
• Projektitoimeksiannot (uudet asiakkaat putkessa): noin 6 000–8 000 €/kk
• Kertaluontoiset istunnot ja keynotet: noin 2 400 €/kk
• Kouluttajakoulutusohjelmat: noin 1 500 €/kk keskimäärin

Kuukausittaiset kokonaistulot: noin 35 700–37 700 €/kk, verrattuna keskimäärin 11 200 €/kk vaihtelevassa projektimallissa.

Ero ei ole se, että työskentelisin enemmän. Työskentelen suunnilleen saman määrän päiviä. Ero on siinä, että viisi asiakasta takaa nyt perustason tulot, ja käytän projektiputkea kasvuun eloonjäämisen sijaan.

Mikä muuttui erityisesti laskutuksessa

Ennen InvoiceFlow’ta seurasin retainer-asiakkaita taulukossa ja laskutin manuaalisesti joka kuukausi. Missasin laskutuskierroksen kahdesti yhden vuoden aikana — ei siksi, että asiakkaat eivät olisi olleet velkaa, vaan siksi, että unohdin lähettää laskun toteutuksen hallinnan lomassa. Nuo kaksi missattua kierrosta maksoivat minulle 8 400 €, jotka lopulta sain takaisin mutta vasta kiusallisten “unohdin laskuttaa sinua” -keskustelujen jälkeen.

Nyt InvoiceFlow muodostaa retainer-laskut automaattisesti kuukauden ensimmäisenä päivänä. Tarkistan ja lähetän. Asiakkaat saavat johdonmukaisen laskun ennustettavalla aikataululla. Prosessi vie viisi minuuttia kolmenkymmenen sijaan, enkä ole missannut kierrosta kahdeksaantoista kuukauteen.

Mitä InvoiceFlow tekee yrityskouluttajille

Yrityskoulutuksen laskutus koskettaa useita laskutyyppejä samanaikaisesti: kuukausittaiset toistuvat retainerit aikataulutettuine koulutustietoineen, projektitoimeksiannot välitavoitepohjaisella laskutuksella, yhden ja puolen päivän istunnot matka- ja materiaaliriveineen, kouluttajakoulutusohjelmat lisenssidokumentaatioineen sekä yritysten ostotilauskentät talousosaston vaatimusten täyttämiseksi.

InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta: aikataulun mukaan automaattisesti muodostuvat toistuvat laskut, mukautetut kentät ostotilausnumeroille ja koulutusdokumentaatiolle, monirivinen erittely matkoille ja materiaaleille sekä jaetut maksurakenteet laajoihin ohjelmasopimuksiin.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna retainer-tasosi. Ota yhteyttä kolmeen viimeisimpään toistuvaan asiakkaaseesi kuukausittaisesta rakenteesta. Sama koulutus, jonka toimitat päivähinnalla, muuttuu ennustettavan ja ammattimaisen käytännön perustaksi.

Patricia Holloway on yrityskouluttaja ja johtamisen kehittämisen konsultti Charlottessa, Pohjois-Carolinassa. Hän tarjoaa esimiestyön kehittämistä, compliance-koulutusta, ohjaustaito-ohjelmia ja johtamisvalmennusta alueellisille ja kansallisille organisaatioille.