Kwa Nini Niliacha Kufukuza Viwango vya Kila Siku na Nikajenga Utaratibu wa Malipo ya Kudumu ya Mafunzo

Na Patricia Holloway, Mkufunzi wa Makampuni na Mshauri wa Maendeleo ya Uongozi — Charlotte, NC

Nilitumia miaka saba kama mkufunzi wa makampuni wa kila siku. Ningetoa nukuu ya kiwango cha siku, ningefika, ningewasilisha, ningetoa ankara, na kusubiri. Wakati mwingine ningepata simu nyingine kutoka kwa mteja huyo. Mara nyingi zaidi, singepata. Mapato yalikuwa mazuri simu iliponigonga na hayakuwepo iliposhindwa kugonga.

Mnamo 2022, nilihesabu ni nini hasa miaka hiyo saba ilikuwa imezaa. Nilikuwa nimefanya kazi na mashirika 140 tofauti ya wateja. Kati ya hayo, 38 yalikuwa yamenitumia zaidi ya mara moja. Mengine 102 yalikuwa yameniajiri kwa kazi moja kisha yakatoweka. Nilikuwa nimefanya kazi yote ya kujenga uhusiano — pendekezo, tathmini ya mahitaji ya kabla ya mafunzo, ubinafsishaji, uwasilishaji — na kunasa mapato ya tukio moja tu kutoka kwa 73% ya wateja wangu.

Tatizo halikuwa mafunzo yangu. Maoni yalikuwa imara kila mara. Tatizo lilikuwa mfumo wangu wa utozaji. Nilikuwa natoza kama muuzaji wa mara moja wakati nilipaswa kutoza kama mshirika wa kudumu.

Tukio Lililobadilisha Fikra Zangu

Nilikuwa nikifanya kazi na benki ya kikanda — kazi ya mafunzo ya kufuata sheria, siku tatu za uwasilishaji katika mtandao wao wa matawi, jumla $4,800. Mteja mzuri. Idara ya L&D iliyopangwa vizuri. Niliwasilisha, nikatoa ankara, nikasubiri. Net-30 ilifika.

Miezi kumi na minane baadaye, walipiga simu tena kwa mafunzo ya maendeleo ya usimamizi. Siku sita katika makundi mawili, $9,600.

Kati ya kazi hizo mbili: hakuna kitu. Miezi kumi na minane ya kutokuwa na mapato kutoka kwa mteja aliyethamini kazi wazi. Nilikuwa nimejenga mfumo sifuri wa kudumisha uhusiano huo kama uhusiano wa utozaji.

Nilimwuliza mkurugenzi wa L&D baada ya kazi ya pili kwa nini walikuwa wamesubiri muda mrefu hivyo. Alisema: “Hatukuwa nawe hasa katika mfumo wetu wa wauzaji kwa njia ya kujirudia. Tunapohitaji kitu, tunakwenda kutafuta nani alikifanya mara ya mwisho. Ilituchukua muda kukumbuka kukupigia.”

Hakumaanisha kama ukosoaji. Lakini niliisikia kama huo.

Kujenga Muundo wa Malipo ya Kudumu

Kihariri cha ankara cha Invoice Flow app cha mkufunzi wa shirika — uwezeshaji wa warsha ya siku mbili kwa bei ya siku, vitabu vya kazi vya washiriki na safari na PO, kituo cha gharama na nambari ya muuzaji — Bei ya siku, vitabu vya kazi, safari — pamoja na PO, kituo cha gharama na nambari ya muuzaji ununuzi unaodai.

Nilitumia miezi mitatu kupanga upya utaratibu wangu kuzunguka uhusiano wa wateja wa kudumu. Toleo kuu:

Vipimo vya Malipo ya Kudumu ya Mafunzo ya Kila Mwezi:

Malipo ya Kudumu ya Msingi — $2,400/mwezi: siku 2 za mafunzo kwa mwezi, kikao cha mkakati cha robo mwaka, masasisho ya mtaala kwa ombi
Malipo ya Kudumu ya Ukuaji — $4,200/mwezi: siku 4 za mafunzo kwa mwezi, kikao cha mkakati cha kila mwezi, ubinafsishaji wa mtaala, ripoti za baada ya mafunzo
Malipo ya Kudumu ya Kampuni Kubwa — $7,500/mwezi: siku 8 za mafunzo kwa mwezi, ukaguzi wa kila wiki, ubunifu kamili wa programu, uwasilishaji wa makundi mengi, saa za ukocha wa watendaji

Toleo kwa wateja waliopo: badala ya kutupigia mnapokumbuka, tufanye sehemu ya miundombinu yenu ya L&D. Kipengele cha bajeti kinachotabirika. Upatikanaji ulioidhinishwa. Uandaaji wa programu wa mkusanyiko badala ya matukio ya mara moja.

Mteja wa kwanza niliyempa toleo — kampuni ya utengenezaji niliyoiwasilishia kazi mbili tofauti — alitia saini Malipo ya Kudumu ya Ukuaji mara moja. Meneja wao wa L&D alisema alikuwa akijaribu kuhalalisha bajeti maalum ya mafunzo kwa Afisa Mkuu wa Fedha wao kwa mwaka. Malipo ya kudumu ya kila mwezi yalikuwa rahisi kuidhinishwa kuliko ankara za miradi zinazobadilika.

Muundo wa Ankara ya Malipo ya Kudumu

Niliweka ankara za kujirudia za kila mwezi katika InvoiceFlow kwa kila mteja wa kudumu. Muundo wa ankara ni wazi na thabiti:

“Malipo ya Kudumu ya Mafunzo ya Kila Mwezi — [Jina la Kampuni] — [Mwezi Mwaka]: Kipimo cha Malipo ya Kudumu: Malipo ya Kudumu ya Ukuaji Yaliyojumuishwa: siku 4 za mafunzo, kikao cha mkakati cha kila mwezi, msaada wa mtaala Mafunzo yaliyopangwa mwezi huu: Mawasiliano ya Uongozi (Aprili 8), Usimamizi wa Utendaji (Aprili 22) Ada ya kila mwezi: $4,200.00 Ankara imetengenezwa kiotomatiki: tarehe 1 ya kila mwezi Masharti ya Malipo: Net-15”

InvoiceFlow inatengeneza na kutuma ankara ya malipo ya kudumu tarehe ya kwanza ya kila mwezi. Mteja anaona hasa mafunzo yaliyopangwa, yaliyojumuishwa, na anachodaiwa. Hakuna mkanganyiko, hakuna majadiliano upya.

Ankara za Kazi za Miradi kwa Wateja Wapya

Nyaraka za Invoice Flow app za mkufunzi wa kampuni — uwasilishaji wa warsha, awamu ya ukuzaji wa mtaala kwa amana, programu ya kumfundisha mkufunzi na warsha iliyolipwa — Warsha, ujenzi wa mtaala wa awamu, programu ya kumfundisha mkufunzi — kila aina ya kazi imerekodiwa.

Wateja wapya bado mara nyingi huanza na kazi ya mradi kabla ya kubadilika kuwa malipo ya kudumu. Natumia muundo wa utozaji wa hatua tatu kwa miradi ya zaidi ya $5,000:

“Programu ya Maendeleo ya Uongozi — [Jina la Kampuni] — [Tarehe]: Programu: Maendeleo ya Meneja wa Mstari wa Mbele — Msururu wa Vikao 12 Ada ya jumla ya programu: $14,400.00 Hatua ya 1 (Tathmini ya Mahitaji + Ubunifu wa Mtaala, 30%): $4,320.00 — inadaiwa wakati wa kutia saini mkataba Hatua ya 2 (Uwasilishaji — Vikao 1-6, 40%): $5,760.00 — inadaiwa wakati wa uwasilishaji wa Kikao cha 6 Hatua ya 3 (Uwasilishaji — Vikao 7-12 + Ripoti ya Mwisho, 30%): $4,320.00 — inadaiwa wakati wa kukamilika kwa programu”

Muundo wa hatua tatu unalinda pande zote mbili. Mteja halipi kila kitu mapema. Mimi sitoi kila kitu kabla ya kupokea senti.

Ankara za Nusu Siku na Kikao Kimoja

Si kila kazi ni ya siku nyingi. Mawasilisho makuu, warsha za nusu siku, na vikao vya “chakula-cha-mchana-na-kujifunza” vya kikao kimoja hutoza ankara tofauti:

“Kikao cha Mafunzo — [Jina la Kampuni] — [Tarehe]: Huduma: Warsha ya Uongozi ya Nusu Siku Mada: Mawasiliano Yenye Ufanisi kwa Mameneja Muda: saa 4 | Uwasilishaji: Papo hapo, [Mahali] Ada ya kikao: $1,800.00 Usafiri (maili 68 × $0.67): $45.56 Vifaa (vitabu vilivyochapishwa vya kazi, nakala 24): $120.00 Jumla: $1,965.56 Masharti ya Malipo: Net-30”

Usafiri na vifaa vilivyoandikwa kama vipengee vya mistari huzuia mizozo. Wateja wanaouliza maswali kuhusu jumla wanaweza kuona hasa wanacholipia.

Ankara za Leseni za Kumfunza Mkufunzi

Baadhi ya wateja wanataka kuleta mafunzo ndani ya shirika lao. Programu za kumfunza mkufunzi zinahitaji muundo tofauti wa ankara:

“Programu ya Kumfunza Mkufunzi — [Jina la Kampuni] — [Tarehe]: Programu: Stadi za Uwezeshaji kwa Wakufunzi wa Ndani Muundo: Siku 2 za kina + leseni ya vifaa Washiriki: wakufunzi 6 wa ndani Ada ya mafunzo: $5,400.00 (siku 2 × $2,700/siku) Leseni ya vifaa (matumizi ya ndani tu, isiyohamishika): $1,800.00 Jumla: $7,200.00 Masharti ya leseni: Matumizi ya ndani tu. Leseni hairuhusu uwasilishaji kwa wateja wa nje au matumizi ya mtu wa tatu. Masharti ya Malipo: Net-30”

Masharti ya leseni kwenye ankara yanaunda rekodi ya kimaandishi ya kizuizi cha matumizi ya ndani. Hili ni muhimu ikiwa mteja baadaye atafunza kampuni nyingine kwa kutumia mtaala wangu — ankara ni makubaliano ya matumizi.

Utaratibu Baada ya Miaka Miwili kwenye Muundo wa Malipo ya Kudumu

Kifuatiliaji cha matumizi cha Invoice Flow app cha mkufunzi wa kikampuni chenye safari za ndege, hoteli na miongozo ya wawezeshaji iliyochapishwa zinazotozwa zilizowekewa lebo ya wateja — Safari za ndege, hoteli, miongozo iliyochapishwa — kila moja imewekewa lebo ya programu yake kwa upitishaji safi.

Takwimu baada ya kupanga upya kutoka muundo wa mradi hadi wa malipo ya kudumu:

Malipo ya kudumu 5 ya kila mwezi yanayoendelea: $2,400 + $4,200 + $4,200 + $7,500 + $7,500 = $25,800/mwezi ya kujirudia
Kazi za miradi (wateja wapya wanaoingia katika bomba): takriban $6,000-$8,000/mwezi
Vikao vya mara moja na mawasilisho makuu: takriban $2,400/mwezi
Programu za kumfunza mkufunzi: wastani wa takriban $1,500/mwezi

Jumla ya mapato ya kila mwezi: takriban $35,700–$37,700/mwezi, ikilinganishwa na wastani wa $11,200/mwezi katika muundo wa mradi unaobadilika.

Tofauti si kwamba ninafanya kazi zaidi. Ninafanya kazi takriban idadi ile ile ya siku. Tofauti ni kwamba wateja watano sasa wanahakikisha mapato ya msingi, na natumia bomba la miradi kwa ukuaji badala ya kwa kuishi.

Kilichobadilika Katika Utozaji Hasa

Kabla ya InvoiceFlow, nilifuatilia wateja wa malipo ya kudumu katika lahajedwali na kutoa ankara kwa mkono kila mwezi. Nilikosa mzunguko wa utozaji mara mbili katika mwaka mmoja — si kwa sababu wateja hawakunidai, bali kwa sababu nilisahau kutuma ankara nikiwa nashughulikia uwasilishaji. Mizunguko hiyo miwili iliyokosekana iligharimu $8,400 ambayo hatimaye niliipata lakini tu baada ya mazungumzo ya aibu ya “nilisahau kukutolea ankara”.

Sasa InvoiceFlow inatengeneza kiotomatiki ankara za malipo ya kudumu tarehe ya kwanza ya mwezi. Ninakagua na kutuma. Wateja wanapokea ankara thabiti kwa ratiba inayotabirika. Mchakato unahitaji dakika tano badala ya thelathini, na sijakosa mzunguko kwa miezi kumi na minane.

InvoiceFlow Inafanya Nini kwa Wakufunzi wa Makampuni

Utozaji wa mafunzo ya kikampuni unagusa aina nyingi za ankara kwa wakati mmoja: malipo ya kudumu ya kujirudia ya kila mwezi yenye maelezo ya mafunzo yaliyopangwa, kazi za miradi zenye utozaji wa hatua, vikao vya siku moja na nusu siku vyenye vipengee vya usafiri na vifaa, programu za kumfunza mkufunzi zenye nyaraka za leseni, na sehemu za PO za kikampuni kwa uzingatiaji wa idara ya fedha.

InvoiceFlow inashughulikia zote hizi kutoka programu moja ya Android: ankara za kujirudia zinazotengenezwa kiotomatiki kwa ratiba, sehemu maalum za namba za PO na nyaraka za mafunzo, uorodheshaji wa mistari mingi kwa usafiri na vifaa, na miundo ya malipo ya kugawanya kwa mikataba mikubwa ya programu.

Pakua InvoiceFlow. Jenga vipimo vyako vya malipo ya kudumu. Wafikie wateja wako watatu wa hivi karibuni wa kujirudia kuhusu muundo wa kila mwezi. Mafunzo yale yale unayowasilisha kwa siku yanakuwa msingi wa utaratibu unaotabirika na wa kitaalamu.

Patricia Holloway ni mkufunzi wa makampuni na mshauri wa maendeleo ya uongozi huko Charlotte, North Carolina, akitoa maendeleo ya usimamizi, mafunzo ya kufuata sheria, programu za stadi za uwezeshaji, na ukocha wa uongozi kwa mashirika ya kikanda na kitaifa.