InvoiceFlow für Sprachlehrer: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Das Rechnungssystem für DaF-/ESL-Dozenten, Sprachtutoren, Business-Sprachcoaches und Anbieter von Übersetzungsdienstleistungen

Die Abrechnung im Sprachunterricht reicht von einfachen Rechnungen pro Einheit für Privatschüler bis hin zu komplexen Firmenschulungsverträgen mit Bestellnummern und Anforderungen an die Schulungsdokumentation. Derselbe Dozent kann in derselben Woche Kinder, erwachsene Zugewanderte und Führungskräfte aus Unternehmen unterrichten — jeweils mit unterschiedlichen Abrechnungserwartungen.

InvoiceFlow bewältigt jeden Abrechnungstyp im Sprachunterricht aus einer einzigen Android-App. Dieser Leitfaden behandelt jeden Rechnungstyp und wann er einzusetzen ist.

Paketabrechnung für Privatschüler

Privatschüler im Sprachunterricht profitieren aus denselben Gründen von der vorab bezahlten Paketabrechnung wie Nachhilfeschüler: Verbindlichkeit verbessert die Anwesenheit, und eine gleichbleibende Abrechnung reduziert den monatlichen Verwaltungsaufwand.

Legen Sie Ihre Pakettarife im Leistungskatalog von InvoiceFlow an:

Einzelstunde (nach Bedarf): 75 €/60 Min.
5er-Paket: 350,00 € (effektiv 70 €/Einheit)
10er-Paket: 650,00 € (effektiv 65 €/Einheit)
Konversations-Intensivkurs (20 Einheiten): 1.200,00 € (effektiv 60 €/Einheit)

„Privater Sprachunterricht — [Name des Schülers] — Sommer 2026: Sprache: Spanisch | Niveau: Mittelstufe 10er-Paket × je 60 Minuten Preis: 650,00 € Fällig bei Anmeldung. Termine werden nach Zahlungsbestätigung vereinbart.”

Richten Sie wiederkehrende monatliche Rechnungen für Schüler ein, die eine monatliche Abrechnung zum 5er-Paket-Tarif bevorzugen. InvoiceFlow erstellt und versendet diese automatisch zum Ersten jedes Monats.

Rechnungen für Firmensprachschulungen

Invoice Flow app Kundenliste einer Sprachlehrerin – ein Schüler in Tokio in JPY, ein Schüler in São Paulo in BRL, ein Schüler in Chicago in USD und ein deutsches Unternehmen in EUR — Tokio, São Paulo, Chicago, Berlin – jeder Schüler in seiner eigenen Währung abgerechnet.

Kunden von Firmensprachschulungen — Unternehmen, die Mitarbeitende zu Englisch-, Spanisch-, Mandarin- oder anderen Sprachprogrammen entsenden — benötigen eine formelle Rechnungsdokumentation.

Erforderliche Angaben für Rechnungen von Firmenschulungen:

Name und Position des Teilnehmers
Beschreibung des Schulungsprogramms
Schulungszeitraum (Startdatum – Enddatum)
Durchgeführte Einheiten und Stunden
Stunden- oder Programmpreis
Bestellnummer (PO-Nummer)
Schulungszweck (für die Dokumentation von Finanzabteilung/Personalwesen)
Zahlungsziel 30 Tage netto

„Firmensprachschulung — [Firmenname] — [Monat Jahr]: Programm: Business English Communication Teilnehmer: [Name], [Position] Schulungszeitraum: 2. Juni – 15. August 2026 Einheiten: 24 × 60 Minuten Preis: 110 €/Stunde × 24 Stunden: 2.640,00 € Bestellnummer: PO-2026-HR-0341 Schulungszweck: Business English für die internationale Kundenkommunikation Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto”

Firmenkunden mit dieser Dokumentationstiefe verarbeiten Rechnungen ohne Rückfragen. Die Zahlung mit 30 Tagen netto trifft zuverlässig ein.

Sprachunterricht in Gruppen

Sprachgruppen betreuen mehrere Schüler pro Einheit und steigern so den Stundenumsatz. Rechnen Sie jeden Schüler einzeln oder als Gruppe ab.

Einzelrechnung eines Schülers für einen Gruppenkurs:

„Spanisch-Gruppenkurs — [Name des Schülers] — [Monat Jahr]: Niveau: Anfänger | Gruppengröße: 5 Schüler Zeitplan: dienstags und donnerstags, 19:00 – 20:00 Uhr 8 Einheiten × 40 €/Einheit: 320,00 € Fällig bei Anmeldung.”

Bei Anmeldung abgerechnete Gruppenkursrechnungen stellen die vollständige Zahlung sicher, bevor die Gruppe beginnt.

Programme für Wirtschaftskommunikation

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Sprachlehrers — ein 20-Sitzungen-Firmen-Englischprogramm für 8 Mitarbeitende plus Einstufungstest, abgerechnet in EUR mit Programmreferenz und Niveau — 20 Sitzungen, 8 Mitarbeitende, B2, Einstufungstest — mit der L&D-Referenz, die deren Finanzabteilung braucht.

Business English und andere berufliche Sprachprogramme (Präsentationstechniken, Verhandlungssprache, geschäftliches Schreiben) erzielen Premium-Preise und profitieren von der Programmabrechnung:

„Programm Wirtschaftskommunikation — [Kundenname] — [Datum]: Programm: Executive Business English — Schwerpunkt Verhandlung und Präsentation Umfang: 12 Einheiten × je 90 Minuten Inklusive: Aufzeichnungen der Einheiten, Feedback-Berichte zur Sprache, Übungsskripte für Präsentationen Programmgebühr: 1.860,00 € Anzahlung (50 %, fällig bei Anmeldung): 930,00 € Restbetrag (fällig zur Programmhälfte): 930,00 €“

Übersetzungs- und Korrekturdienstleistungen

Übersetzungen und Dokumentkorrekturen werden pro Wort abgerechnet:

„Übersetzungsdienstleistungen — [Kundenname] — [Datum]: Dokument: Marketingunterlagen (Englisch → Spanisch) Wortzahl: 3.240 Wörter × 0,18 €/Wort: 583,20 € Eilzuschlag (Bearbeitung binnen 48 Stunden, 20 %): 116,64 € Gesamt: 699,84 € Lieferung: 12. Juni 2026”

Dokumentieren Sie die Wortzahl stets klar. Sie ist die Grundlage der Abrechnung und die einzige Kennzahl, die der Kunde eigenständig überprüfen kann.

Abrechnung von Online-Sprachunterricht

Wiederkehrende Rechnungen eines Sprachlehrers in der Invoice Flow app – monatliche Blöcke für Spanisch-, Französisch- und Englischunterricht, jeweils in der Währung des Schülers abgerechnet — Spanisch in Dollar, Französisch in Real, Englisch in Yen – jeder Monatsblock rechnet sich selbst ab.

Bei reinen Online-Angeboten ist die Abrechnungsstruktur identisch zum Präsenzunterricht, kann aber technische Hinweise enthalten:

„Online-Spanischunterricht — [Name des Schülers] — Juni 2026: Plattform: Videokonferenz (Link wird separat bereitgestellt) Paket: 8 Einheiten × 45 Minuten Preis: 40 €/Einheit × 8 Einheiten: 320,00 €”

Online-Unterricht mit vorab bezahlter Paketabrechnung funktioniert besonders gut — Schüler, die im Voraus zahlen, nehmen regelmäßig teil, weil es keine Einstiegshürde für einzelne Termine gibt.

Was InvoiceFlow für Sprachlehrer leistet

Paket-Rechnungsvorlagen: vorab bezahlte Einheitenpakete für Privatschüler
Wiederkehrende Monatsrechnungen: für Schüler mit monatlicher Abrechnung, automatisch erstellt und versendet
Felder für Firmenschulungen: Bestellnummer, Teilnehmername, Schulungszweck, Zahlungsziel 30 Tage netto
Struktur für Übersetzungsrechnungen: Dokumentation der Wortzahl mit Eilzuschlag als Position
Gruppenkursabrechnung: Einzelrechnungen pro Schüler, abgerechnet bei Anmeldung
Zahlungsverfolgung: sehen Sie, welche Schüler und Firmenkunden offene Beträge haben

Erste Schritte

Definieren Sie Ihre Preisstufen: Privat pro Einheit, 5er- und 10er-Pakete; Firmenstundensatz
Erstellen Sie Paket-Rechnungsvorlagen für Privatschüler und Programmrechnungen für Firmenkunden
Richten Sie wiederkehrende Rechnungen für alle aktuellen Schüler mit monatlicher Abrechnung ein
Fügen Sie Ihrer Rechnungsvorlage benutzerdefinierte Firmenfelder hinzu (Bestellnummer, Schulungszweck)
Legen Sie einen Übersetzungstarif in Ihrem Leistungskatalog an, falls Sie Dokumentdienstleistungen anbieten

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Trennen Sie Ihre Preisstrukturen für Firmen- und Privatkunden. Bauen Sie die vorab bezahlte Abrechnung auf, die Ihren Sprachunterricht planbar macht.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Rechnungs-App für Android, entwickelt für selbstständige Fachkräfte und Kleinunternehmer.