Rechnungen für SHK-Techniker und Klima-Installateure: Wartung, Notdienst, Wärmepumpe-Förderung sauber abgerechnet

Dienstagvormittag, Anruf: “Unsere Gastherme heizt nicht mehr, wir haben kein warmes Wasser.” Du fährst raus, identifizierst eine defekte Pumpe, tauschst sie in einer Stunde, alles wieder warm. Donnerstag der gleichen Woche: Inbetriebnahme einer Luft-Wasser-Wärmepumpe in einem Einfamilienhaus in Köln-Mülheim, Auftragsvolumen 28.000 EUR brutto, KfW-Förderung über 9.000 EUR. Freitag ein Wartungsdurchgang bei einem Stammkunden, jährlicher Vertrag über 280 EUR. SHK-Techniker (Sanitär, Heizung, Klima) bedienen drei Geschäftsmodelle gleichzeitig: Notdienst, Großprojekt mit Förderung, Wartungsabo. Jede Welt hat ihre eigenen Rechnungsregeln.

Warum SHK-Techniker eine eigene Abrechnungswelt brauchen

Wärmepumpen-Projekte profitieren seit 2024 vom Heizungstausch-Förderprogramm (BAFA/KfW). Die Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit der Kunde die Förderung tatsächlich bekommt: Fabrikat, Typ, Effizienzgrade, Installationsdatum, Energieeffizienzbestätigung.

Notdienst-Logik: Wochenend- und Feiertagszuschläge, klare Anfahrtspauschale. Bargeld-Zahlung möglich, daher mobile Quittung mit Display-Signatur Standard.

Wartungsverträge: Jährliche Heizungswartung, regelmäßige Klimaanlagen-Hygiene. Wiederkehrende Rechnungen das ganze Jahr durchplanen.

§35a EStG für Privatkunden: Lohn/Material-Trennung.

§13b UStG: Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer (selten im SHK-Alltag, häufiger bei Neubau-Bauträgern).

E-Rechnung Pflicht für B2B 2025+.

Die größten Schmerzpunkte

BAFA/KfW-Förderkonforme Rechnung. Falsche Datenblattangaben → Kunde verliert Förderung, du hast Reklamation.

Notdienstzuschläge transparent. Wochenende, Nacht, Feiertag – differenzierte Pauschalen.

Wartung jährlich tracken. 200+ Wartungsverträge im Bestand, wer ist wann fällig?

Material in der Werkstatt vs. Baustelle. Pumpen, Ventile, Rohre, Lötmaterial – pro Auftrag dokumentieren.

Heizöl/Pellet-Belieferung weitergeben. Falls du Brennstoff mit lieferst.

Lecksuche und Dichtigkeitsprüfungen. F-Gase-Verordnung: Klimaanlagen >5 t CO2-Äquivalent jährliche Prüfung.

Wie InvoiceFlow das löst

Notdienst-Standardpositionen

“Anfahrt Wochenende”, “Notdienst-Stunde Sonntag”, “Wartungspauschale Therme jährlich” – aus Positionskatalog.

Invoice Flow app Produktbildschirm eines HLK-Betriebs – Kondensatoreinheiten, Kältemittel pro Pfund, Servicearbeit, Diagnosegebühr, Notfall-Anfahrt und Filter — Einheiten, Kältemittel, Arbeit, Gebühren – der ganze Werkstattwagen bepreist in Ihrer Bibliothek.

Wartungsverträge als wiederkehrend

Jeden Stammkunden mit Jahres-Wartung als wiederkehrende Rechnung. App erinnert an Termine.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines HLK-Unternehmens — ein vierteljährlicher Vertrag für einen Gewerbepark mit 12 RTUs und ein monatlicher Wartungsplan für eine Klinik — Der 12-RTU-Vertrag und der Klinikplan stellen sich selbst in Rechnung, in ihren eigenen Rhythmen.

Custom PDF Template mit Förderfeldern

Sektion für Fabrikat, Typenbezeichnung, COP/SCOP-Wert, Inbetriebnahmedatum, Energieeffizienz – BAFA/KfW-konform.

Rechnungseditor eines HVAC-Technikers in der Invoice Flow app – 3-Tonnen-Kondensatoreinheit, Kältemittel pro Pfund, Installationsarbeit, Kältemittelleitung und Genehmigung mit Garantie-Zusatzfeldern — Die Einheit, die Füllung, die Arbeit – mit Modell, Seriennummer und Garantie auf demselben Dokument.

Belege Großhändler (GC, Pflug, Reuter)

OCR-Erfassung, Projekt-Zuordnung.

Lohn/Material-Trennung für §35a

In Positionen getrennte Spalten.

Invoice Flow app Analytics eines HLK-Betriebs – die Sommerspitze deutlich sichtbar im 12-Monats-Umsatztrend mit Jahres-Summen — Der Juli-Anstieg im Diagramm – kalkulieren Sie Ihre Winterverträge entsprechend.

Mobile Quittung

Notdienst-Einsatz vor Ort: Kunde unterschreibt am Tablet, Rechnung sofort als PDF.

X-Rechnung für B2B

Bauträger und Hausverwaltungen erhalten X-Rechnung.

Dichtigkeitsprüfungs-Protokoll-Anhang

F-Gase-Protokoll mit Rechnung verknüpfbar.

Praxisbeispiel: Andreas aus Köln

Andreas Meisterbetrieb SHK mit 4 Gesellen. Mix Notdienst, Neubau-Aufträge, viele Wartungsverträge. Vor InvoiceFlow Office-Mitarbeiterin pflegte alles in Excel und gab Rechnungen über Word raus – ein Nachweis-Albtraum bei jeder Steuerprüfung.

Heute: Wärmepumpen-Auftrag Familie Bauer. Angebot mit allen Fabrikat-Daten (Vaillant aroTHERM plus, COP 4.8 etc.). Anzahlungsrechnung 30%, Schlussrechnung BAFA-konform. Kunde reicht problemlos die Förderung ein. Notdienst-Reparatur bei Familie Meier: 35 Min vor Ort, Anfahrt Wochenende, Stundenpauschale, Material – Quittung am Tablet, PDF sofort. Wartungsverträge laufen automatisch durch InvoiceFlow, jedes Quartal startet ein Schub mit fälligen Wartungen.

Schritt-für-Schritt-Workflow

SHK-Meisterbetrieb-Profil mit allen Pflichtangaben.
Positionskatalog: Notdienst (Werktag/WE/Feiertag), Wartung Therme, Wartung WP, F-Gase-Prüfung, Stundenpreis Meister/Geselle.
Förder-PDF-Template mit BAFA-Feldern.
Wartungsverträge als wiederkehrend.
Notdienst-Einsätze mobil.
Großhändler-Belege OCR.
B2B X-Rechnung.

Häufige Fehler

BAFA-Pflichtangaben fehlen → Kunde verliert Förderung.

Notdienstzuschlag vergessen.

Wartung nicht tracken → Stammkunde wandert zu Wettbewerber.

F-Gase-Protokoll fehlt → Behördenrüge.

§35a-Trennung fehlt.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, baue dein SHK-Profil mit Förderfeldern, hinterlege Notdienst-Pauschalen und schreibe die nächste Wärmepumpen-Rechnung BAFA-konform.