InvoiceFlow для специалистов по ОВиК: держите бизнес таким же эффективным, как ваши системы

Почему подрядчикам по ОВиК нужен биллинг лучше

Специалисты по ОВиК (отопление, вентиляция, кондиционирование) обслуживают, устанавливают и поддерживают сложные механические системы — и при этом многие ведут собственный бизнес с системами биллинга, далёкими от механической точности. У работы по ОВиК высокие расходы на материалы (оборудование, хладагент, запчасти), сложность труда (разные ставки для установки, обслуживания, диагностики) и широкий круг клиентов (домовладельцы, управляющие недвижимостью, коммерческие объекты).

У самых прибыльных ОВиК-бизнесов два источника дохода: проекты установки (дорогие, разовые) и договоры на обслуживание/поддержку (регулярные, предсказуемые). Обоим нужны разные подходы к биллингу — а большинство базовых инструментов не справляются с обоими.

Ключевые болевые точки специалистов по ОВиК

Расходы на хладагент, фильтры, запчасти и оборудование выставляются неточно
Диагностические сборы и ставки аварийного выезда применяются непоследовательно
Договоры на обслуживание выставляются вручную — трудозатратно и легко забыть
Коммерческие фасилити-менеджеры требуют формальных счетов с номерами наряд-заказов
Гарантии на оборудование требуют документации — установленный блок, серийный номер, дата
Сезонный всплеск работ (летом кондиционеры, зимой отопление) без системы биллинга под него

Как InvoiceFlow это решает

Биллинг оборудования и запчастей

Соберите библиотеку товаров ОВиК: «Конденсаторный блок Lennox XC21, 3 тонны: 2 400 $», «Хладагент R-410A — за фунт: 28 $», «Обслуживание воздухообрабатывающего агрегата — за час: 95 $», «Диагностический сбор (частный): 85 $», «Аварийный выезд (ночи/выходные): 150 $». Каждый счёт работы собирается из вашей библиотеки. Запчасти и труд всегда учтены.

Экран товаров HVAC-компании в приложении Invoice Flow — конденсаторные блоки, хладагент за фунт, сервисные работы, плата за диагностику, аварийный вызов и фильтры — Блоки, хладагент, работа, сборы — весь фургон в вашей библиотеке с ценами.

Регулярный биллинг договоров на обслуживание

Настройте регулярные счета для клиентов с договорами на обслуживание: годовые соглашения с помесячным или поквартальным выставлением. Счёт формируется автоматически. Вы фокусируетесь на обслуживании, а не на бумагах. Коммерческие клиенты с несколькими блоками ОВиК на договоре получают надёжный автоматический биллинг.

Регулярные счета в приложении Invoice Flow у ОВК-компании — ежеквартальный контракт на 12 крышных установок для бизнес-парка и ежемесячный план обслуживания клиники — Контракт на 12 установок и план для клиники выставляются сами, каждый по своему графику.

Документация оборудования через произвольные поля

При установке новой системы используйте произвольные поля для документации: модель блока, серийный номер, гарантийный период, тип и заправка хладагента. Эта информация живёт в счёте на установку — постоянный учёт клиента и ваша гарантийная база.

Редактор счёта Invoice Flow app HVAC-техника — конденсаторный блок на 3 тонны, хладагент за фунт, монтажные работы, трасса и разрешение с кастомными полями гарантии — Блок, заправка, работа — с моделью, серийным номером и гарантией в одном документе.

Ссылки на наряд-заказы для коммерческих клиентов

Коммерческие клиенты выпускают наряд-заказы на каждый сервисный вызов. Добавьте номер наряд-заказа как произвольное поле в каждом счёте. Ваш счёт напрямую связывается с их системой управления обслуживанием. Оплата быстрее, когда бумаги совпадают.

Аналитика сезонного бизнеса

Аналитика InvoiceFlow показывает график месячной выручки. Пиковые месяцы (июль и январь) ясно видны. Низкий сезон показывает, где выручка падает. Используйте эти данные, чтобы стратегически устанавливать цены на договоры обслуживания и планировать штат на горячий сезон.

Аналитика HVAC-компании в приложении Invoice Flow — летний пик чётко виден на 12-месячном тренде выручки с итогами с начала года — Июльский всплеск на графике — назначайте цены на зимние контракты соответственно.

Ваш рабочий процесс с InvoiceFlow

Сервисный вызов: приезжайте на объект. Выполните обслуживание. Откройте InvoiceFlow. Выберите клиента. Добавьте диагностический сбор, использованные запчасти, время труда. Отправьте счёт до отъезда.
Установка: создайте счёт с оборудованием, хладагентом, трудом установки, платой за разрешение (если применимо). Произвольные поля хранят детали оборудования для гарантии.
Клиент на договоре обслуживания: регулярные счета формируются автоматически. Проверьте, отправьте. Визит обслуживания заносится в учёт расходов, если нужны запчасти.
Коммерческий клиент: добавьте номер наряд-заказа в произвольное поле. Шаблон Professional удовлетворяет требования их закупок.
Конец года: аналитика показывает сезонные закономерности выручки и суммарный доход.

Самые ценные функции для специалистов по ОВиК

Библиотека товаров — заранее собранные оборудование, запчасти, хладагент, ставки труда
Регулярные счета — автоматизация договоров на обслуживание
Произвольные поля — номера наряд-заказов и серийные номера оборудования
Мобильное выставление счетов — счёт с объекта, а не из офиса
Учёт расходов — документация чеков на запчасти и хладагент
Аналитика — сезонные закономерности и доход от договоров против сервиса

Реальный пример: договоры Advanced Air работают сами

Advanced Air обслуживает 28 коммерческих клиентов на договорах. До InvoiceFlow владелец тратил 1-е число каждого месяца, вручную создавая и отправляя 28 счетов. Теперь они все регулярные — автоматизированы, проверяются пачкой, отправляются одним утверждением. Счета сервисных вызовов формируются на объекте из мобильного приложения. Суммарное административное время на биллинг упало с 6 часов в месяц до 45 минут.

Как начать

Скачайте InvoiceFlow бесплатно на Android. Соберите библиотеку услуг ОВиК, настройте первый договор на обслуживание как регулярный счёт и выставьте следующий сервисный вызов на объекте.