InvoiceFlow för VVS- och kyltekniker: Håll ditt företag lika effektivt som dina system

Varför VVS- och kylentreprenörer behöver bättre fakturering

VVS- och kyltekniker servar, installerar och underhåller komplexa mekaniska system — ändå driver många sitt eget företag med faktureringsrutiner som är allt annat än mekaniskt precisa. Kylarbete har höga materialkostnader (utrustning, köldmedium, reservdelar), komplex arbetstidsdebitering (olika priser för installation, service och felsökning) och en bred kundkrets (villaägare, fastighetsförvaltare, kommersiella anläggningar).

De mest lönsamma kylföretagen har två intäktskällor: installationsprojekt (höga engångsbelopp) och service-/underhållsavtal (återkommande och förutsägbara). Båda kräver olika sätt att fakturera — och de flesta enkla verktyg klarar inte båda.

Vanliga problem för VVS- och kyltekniker

Köldmedium, filter, delar och utrustning faktureras inte korrekt
Felsökningsavgifter och priser för akuta utryckningar tillämpas ojämnt
Serviceavtal faktureras manuellt — tidskrävande och lätt att glömma
Kommersiella fastighetsförvaltare kräver formella fakturor med arbetsordernummer
Garantier på utrustning kräver dokumentation — installerad enhet, serienummer, datum
Säsongstoppar (luftkonditionering på sommaren, värme på vintern) utan ett faktureringssystem som håller jämna steg

Så löser InvoiceFlow det

Fakturering av utrustning och delar

Bygg upp ditt produktbibliotek för kyl och VVS: “Lennox XC21 kondensor 3-ton: 2 400 kr,” “Köldmedium R-410A — per kg: 280 kr,” “Luftbehandlingsservice — per timme: 950 kr,” “Felsökningsavgift (villa): 850 kr,” “Akut utryckning (kvällar/helger): 1 500 kr.” Varje jobbfaktura sätts ihop från ditt bibliotek. Delar och arbetstid registreras alltid. Priserna är exempel — sätt dina egna, och tänk på att lägga till moms enligt gällande momssats.

Invoice Flow app produktvy för ett VVS-företag — kondensorenheter, köldmedium per pund, servicearbete, diagnostikavgift, akututryckning och filter — Enheter, köldmedium, arbete, avgifter — hela bilen prissatt i ditt bibliotek.

Återkommande fakturering av serviceavtal

Ställ in återkommande fakturor för kunder med underhållsavtal: årsavtal som faktureras månads- eller kvartalsvis. Fakturan genereras och skickas automatiskt. Du fokuserar på servicen, inte pappersarbetet. Kommersiella kunder med flera kylenheter på avtal får pålitlig, automatiserad fakturering.

Invoice Flow app återkommande fakturor för ett ventilationsföretag — ett kvartalskontrakt för en affärspark med 12 takaggregat och en månatlig underhållsplan för en klinik — Kontraktet med 12 takaggregat och klinikplanen fakturerar sig själva, efter sina egna scheman.

Dokumentation av utrustning med anpassade fält

När du installerar ett nytt system använder du anpassade fält för att dokumentera: enhetens modell, serienummer, garantiperiod, typ av köldmedium och fyllnadsmängd. Den här informationen finns kvar på installationsfakturan — kundens permanenta underlag och din garantibas.

Fakturaredigeraren i Invoice Flow app för en VVS-/ventilationstekniker — 3-tons kondensor, köldmedium per pound, installationsarbete, köldmedierör och tillstånd med anpassade fält för garanti — Enheten, påfyllningen, arbetet — med modell, serienummer och garanti på samma dokument.

Arbetsorderreferenser för kommersiella kunder

Kommersiella kunder utfärdar arbetsordrar för varje serviceärende. Lägg till arbetsordernumret som ett anpassat fält på varje faktura. Din faktura kopplas direkt till deras system för underhållsadministration. Betalningen går snabbare när pappersarbetet stämmer.

Analys för säsongsberoende verksamhet

InvoiceFlows analysfunktion visar ditt månatliga intäktsdiagram. Toppmånaderna (juli och januari) syns tydligt. Lågsäsongsmånader visar var intäkterna sjunker. Använd datan för att prissätta serviceavtal strategiskt och planera bemanningen inför högsäsongen.

Invoice Flow app analys för ett VVS-företag — sommartoppen tydligt synlig på 12-månaders intäktstrenden med ackumulerade totaler för året — Julitoppen, på ett diagram — prissätt dina vinterkontrakt därefter.

Ditt arbetsflöde med InvoiceFlow

Serviceärende: Kom fram till platsen. Slutför servicen. Öppna InvoiceFlow. Välj kund. Lägg till felsökningsavgift, använda delar och arbetstid. Skicka fakturan innan du åker.
Installation: Skapa en faktura med utrustning, köldmedium, installationstid och eventuell tillståndsavgift. Anpassade fält sparar utrustningens uppgifter för garantin.
Kund med underhållsavtal: Återkommande fakturor genereras automatiskt. Granska och skicka. Servicebesöket registreras i utgiftsspåraren om delar behövs.
Kommersiell kund: Lägg till arbetsordernumret i ett anpassat fält. En professionell mall uppfyller kraven i deras inköpsprocess.
Vid årets slut: Analysen visar säsongsmönster i intäkterna och total inkomst. Underlaget är praktiskt när det är dags att rapportera till Skatteverket.

De mest värdefulla funktionerna för VVS- och kyltekniker

Produktbibliotek — Utrustning, delar, köldmedium och arbetspriser färdiga
Återkommande fakturor — Automatisering av serviceavtal
Anpassade fält — Arbetsordernummer och serienummer på utrustning
Mobil fakturering — Fakturera från arbetsplatsen, inte kontoret
Utgiftsspårare — Dokumentation av kvitton för delar och köldmedium
Analys — Säsongsmönster i intäkter samt avtals- kontra serviceintäkter

Verkligt exempel: Advanced Airs avtal sköter sig själva

Advanced Air servar 28 kommersiella kunder med underhållsavtal. Före InvoiceFlow lade ägaren den 1:a varje månad på att manuellt skapa och skicka 28 fakturor. Nu är de alla återkommande — automatiserade, granskade i en batch och skickade med ett godkännande. Servicefakturor genereras på plats från mobilappen. Den totala administrationstiden för fakturering sjönk från 6 timmar per månad till 45 minuter.

Kom igång

Ladda ner InvoiceFlow gratis på Android. Bygg upp ditt servicebibliotek för kyl och VVS, ställ in ditt första underhållsavtal som en återkommande faktura och fakturera ditt nästa serviceärende direkt på plats.