InvoiceFlow pro údržbáře: jedna aplikace pro každou zakázku i každou fakturu

Proč údržbáři potřebují mobilní fakturační systém

Hodnota údržbáře spočívá v jeho všestrannosti — schopnosti zvládnout během jediného týdne desítky různých oprav a vylepšení v domácnosti. Právě tato všestrannost ale komplikuje fakturaci: každá zakázka je jiná, každý klient má jiná očekávání a materiál se od zakázky k zakázce výrazně liší. Údržbář, který neumí rychle a přesně fakturovat přímo z terénu, na každé zakázce prodělává.

Obchodní model údržbáře je založený na velkém objemu zakázek s nízkou průměrnou částkou: mnoho drobných zakázek za 1 000–12 000 Kč, s občasnými většími zakázkami (25 000–120 000 Kč) na opravy nebo rekonstrukce. Rychlost je klíčová — okamžitá fakturace přímo z místa zakázky je nezbytná, protože čím déle čekáte, tím menší je pravděpodobnost, že vyfakturujete přesně.

Hlavní problémy údržbářů

Náklady na materiál (spojovací prvky, lepidla, drobný hardware) pohlcené na každé zakázce
Žádný formální fakturační systém — jen hotovost nebo převod, bez jakékoli stopy
Neprofesionální dojem — narychlo napsaná nabídka a ručně psaná stvrzenka nevzbuzují důvěru
Zapomínání účtovat čas strávený dojezdem nebo minimální výjezdový poplatek
Žádný přehled o tom, kteří zákazníci dluží peníze
Žádný systém pro stálé zákazníky, kteří volají pravidelně

Jak to InvoiceFlow řeší

Předpřipravené položky služeb pro okamžitou fakturaci

Vytvořte si nejčastější údržbářské úkony v knihovně produktů InvoiceFlow: „Oprava sádrokartonu — malá díra: 1 900 Kč“, „Seřízení dveří a kování: 1 500 Kč“, „Výměna baterie (bez dílů): 2 000 Kč“, „Tmelení — koupelna, za místnost: 1 200 Kč“, „Minimální výjezdový poplatek (první hodina): 2 100 Kč“, „Další hodina: 1 700 Kč“. Po dokončení zakázky vyberete položky z knihovny a odešlete fakturu ještě před odchodem z místa.

Obrazovka produktů v Invoice Flow app pro údržbáře — minimální poplatek za výjezd, hodinová sazba, oprava sádrokartonu, výměna baterie, seřízení dveří a tmelení — Vaše nejčastější úkony, naceněné jednou — fakturace se stane výběrem ze seznamu.

Materiál na každé faktuře

Drobný materiál se sčítá — 200 Kč za šrouby tady, 300 Kč za tmel tam, svítidlo za 600 Kč, které zákazník chtěl na místě. Zaznamenejte je v knihovně produktů InvoiceFlow nebo ve sledování výdajů. Přidejte je na fakturu. Vaše marže jsou chráněné.

Editor faktur údržbáře v aplikaci Invoice Flow — poplatek za výjezd, výměna kuchyňské baterie, dveřní panty, tmelení koupelny a drobný materiál — Čtyři úkoly a materiál za $43 — nic pohlceno, vše na faktuře.

Mobilní fakturace — na zakázce, pokaždé

Po dokončení otevřete InvoiceFlow. Vyberte klienta (nebo ho rychle vytvořte, pokud je nový). Vyberte položky zakázky. Odešlete PDF na jeho e-mail nebo sdílejte odkaz. Klient dostane profesionální fakturu ještě dřív, než jste zpět v dodávce. Platba přijde rychleji, protože faktura dorazí, dokud má práci čerstvě v paměti.

Seznam faktur v aplikaci Invoice Flow app u údržbáře — pět zakázek napříč stálým klientem, novým zákazníkem a hostitelem Airbnb, zaplacené i čekající — Od pondělí do soboty: každá malá zakázka zaznamenaná, každá koruna viditelná.

Profily stálých zákazníků

Vytvořte si klientský profil pro každého stálého zákazníka. Až příště zavolá, jeho údaje už tam budou. Vyberete jméno, přidáte položky zakázky a faktura je hotová. U klientů s opakovanými potřebami (měsíční kontroly, sezónní údržba) nastavte opakované faktury.

Cenová nabídka před složitými zakázkami

U větších zakázek — rekonstrukce koupelny, oprava terasy, malování místnosti — odešlete formální cenovou nabídku ještě před zahájením. Po schválení ji po dokončení převeďte na fakturu. Žádné spory o cenu.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

Zakázka dokončena: Otevřete InvoiceFlow. Vyberte nebo vytvořte klienta. Vyberte položky zakázky a případný materiál. Odešlete fakturu. Celkem 90 sekund.
Materiál nakoupený v železářství: Vyfotografujte účtenku. Zaznamenejte ve sledování výdajů k danému klientovi. K přeúčtování.
Stálý zákazník volá znovu: Otevřete jeho profil. Přidejte nové položky zakázky. Faktura za 30 sekund.
Větší zakázka: Odešlete cenovou nabídku. Získejte schválení. Dokončete práci. Převeďte na fakturu.
Měsíčně: Přehled zobrazuje neuhrazené platby. Připomeňte se jedním klepnutím.

Nejužitečnější funkce pro údržbáře

Knihovna produktů — všechny běžné údržbářské úkony s předem nastavenou cenou a připravené
Mobilní fakturace — odešlete z místa zakázky za méně než 2 minuty
Sledování výdajů — návratnost nákladů na materiál
Klientské profily — stálým zákazníkům vyfakturujete okamžitě
Nabídka → faktura — formální odhady pro větší zakázky
Připomínky plateb — automatické upomínky po splatnosti

Reálný příklad: údržbář Michal fakturuje každou zakázku, pokaždé

Michal bral jen hotovost a někdy zapomněl vybrat platbu. S InvoiceFlow posílá profesionální fakturu po každé zakázce — soukromí klienti platí kartou nebo bankovním převodem. Jeho průměrná doba inkasa se změnila z „až si vzpomenou“ na 3 dny. Návratnost materiálu přidala 4 000 Kč měsíčně k jeho příjmu. Profesionální faktury vedly v prvním měsíci ke 3 doporučením — protože klienti ukazovali fakturu známým, kteří se ptali „kdo ti to dělal?“.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Vytvořte si v knihovně produktů 15 nejčastějších údržbářských položek služeb. Vyfakturujte svou příští zakázku z dodávky ještě před odjezdem.