InvoiceFlow cho dịch vụ Cảnh quan & Làm vườn: Phát triển doanh nghiệp, xuất hóa đơn mọi mùa

Vì sao thợ làm cảnh quan cần lập hóa đơn chuyên nghiệp

Doanh nghiệp làm cảnh quan có một trong những mô hình lập hóa đơn theo mùa phức tạp nhất trong tất cả các dịch vụ tại gia. Bạn có khách bảo trì bãi cỏ hằng tuần hoặc hai tuần một lần (định kỳ, dễ dự đoán), các dự án thiết kế và thi công cảnh quan một lần (giá trị cao, chia theo mốc), các dịch vụ dọn dẹp theo mùa (dọn dẹp mùa xuân, gom lá mùa thu, dọn tuyết mùa đông) và các hợp đồng bất động sản thương mại (yêu cầu lập hóa đơn theo quy chuẩn, điều khoản thanh toán 30/60 ngày).

Quản lý đồng thời tất cả các loại hóa đơn này — trong khi vẫn điều hành đội thợ ngoài hiện trường — đòi hỏi một hệ thống lập hóa đơn có thể xử lý hóa đơn định kỳ tự động, hóa đơn theo dự án và các yêu cầu của khách hàng thương mại, tất cả ngay trên thiết bị di động.

Những khó khăn chính của thợ làm cảnh quan

• Khách bảo trì bãi cỏ nhận hóa đơn không đều — có tuần bị bỏ sót
• Chi phí cây và vật tư (lớp phủ đất, cây trồng, thảm cỏ, vật tư tưới tiêu) bị gánh thay vì tính vào hóa đơn
• Hợp đồng bất động sản thương mại yêu cầu hóa đơn theo quy chuẩn mà các công cụ thủ công không thể tạo ra
• Giá dịch vụ theo mùa (dọn tuyết, dọn dẹp mùa xuân) được theo dõi tách biệt với công việc bảo trì thường xuyên, không có hệ thống thống nhất
• Không có cơ chế đặt cọc cho các dự án thi công cảnh quan lớn
• Vấn đề dòng tiền trong mùa thấp điểm vì hóa đơn định kỳ không được tự động hóa

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Hóa đơn bảo trì định kỳ

Thiết lập mọi khách bảo trì bãi cỏ hằng tuần và hai tuần một lần trong InvoiceFlow bằng hóa đơn định kỳ. Hóa đơn sẽ tự động được tạo theo lịch. Bạn chỉ cần rà soát và gửi theo lô vào sáng thứ Hai. Doanh thu bảo trì được lập hóa đơn nhất quán, tự động, không cần làm thủ công.

Hóa đơn theo dự án cho công trình thi công cảnh quan

Lắp đặt sân vườn cứng (hardscaping), trồng cây, hệ thống tưới và chiếu sáng ngoài trời đều là công việc theo dự án. Hãy dùng hóa đơn theo mốc: Tư vấn thiết kế (20%), Đặt cọc vật tư (30%), Nhân công thi công (40%), Nghiệm thu cuối (10%). Các dự án lớn được xuất hóa đơn theo tiến độ — bảo vệ dòng tiền của bạn trên những công trình kéo dài nhiều tuần.

Dòng chi tiết vật tư

“Đá cuội sông — 2 mét khối: 180$”, “Phong Nhật — chậu 15 gallon: 280$”, “Vòi phun tưới — 12 cái: 96$”, “Lớp phủ đất — 5 mét khối gỗ tuyết tùng: 275$”. Mọi vật tư đều được ghi rõ. Mọi chi phí đều được thu hồi. Mức chênh giá vật tư của bạn được hợp lý hóa nhờ báo giá minh bạch.

Hóa đơn cho bất động sản thương mại

Các công ty quản lý bất động sản và tài khoản thương mại yêu cầu hóa đơn theo quy chuẩn có địa chỉ bất động sản, số tài khoản và mã tham chiếu hợp đồng. Mẫu Professional của InvoiceFlow với điều khoản thanh toán 30 ngày và các trường tùy chỉnh cho số tài khoản và tham chiếu hợp đồng sẽ tạo ra hóa đơn hợp lệ, đủ điều kiện qua hệ thống kế toán của họ.

Hóa đơn dịch vụ theo mùa

Xây dựng các dịch vụ theo mùa trong thư viện sản phẩm của bạn: “Dọn dẹp mùa xuân”, “Gom lá mùa thu”, “Cào tuyết — theo lượt”, “Vệ sinh máng xối”. Khi thực hiện một dịch vụ theo mùa, hãy thêm vào hóa đơn của kỳ hiện tại đối với khách định kỳ, hoặc tạo một hóa đơn riêng lẻ cho khách chỉ dùng dịch vụ theo mùa.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

1. Sáng thứ Hai: Rà soát và gửi theo lô các hóa đơn bảo trì định kỳ. Toàn bộ khách hằng tuần và hai tuần một lần được xuất hóa đơn trong 15 phút.

2. Sau một buổi bảo trì có phát sinh thêm: Thêm dịch vụ theo mùa (bón phân mùa xuân) vào hóa đơn của khách định kỳ. Rõ ràng và có ghi chép đầy đủ.

3. Dự án thi công: Gửi hóa đơn theo mốc ở từng giai đoạn. Vật tư được ghi nhận khi mua. Hóa đơn đặt cọc được phát hành trước khi mua vật tư.

4. Bất động sản thương mại: Hóa đơn đáp ứng yêu cầu mua sắm của họ. Điều khoản 30 ngày được theo dõi. Nhắc nhở kích hoạt vào ngày thứ 25.

5. Cuối năm: Phân tích cho thấy các mô hình doanh thu theo mùa — những tháng cao điểm hiện rõ. Các tháng thấp điểm cho thấy nên tập trung bán hợp đồng định kỳ vào đâu.

Những tính năng giá trị nhất cho thợ làm cảnh quan

1. Hóa đơn định kỳ — Tự động hóa toàn bộ hóa đơn khách bảo trì
2. Hóa đơn theo mốc — Dự án thi công được cấp vốn theo tiến độ
3. Thư viện dịch vụ — Dịch vụ bảo trì, theo mùa và theo dự án được định giá sẵn
4. Dòng chi tiết vật tư — Thu hồi mọi chi phí cây trồng và vật tư
5. Mẫu thương mại — Đáp ứng yêu cầu lập hóa đơn cho công ty quản lý bất động sản
6. Phân tích — Theo dõi doanh thu theo mùa và lập kế hoạch kinh doanh

Ví dụ thực tế: GreenScape Landscaping lập hóa đơn cho 60 khách tự động

GreenScape có 60 khách bảo trì thường xuyên — 40 khách dân dụng, 20 khách thương mại. Cộng thêm 5-10 dự án thi công mỗi tháng. Trước khi dùng InvoiceFlow, việc lập hóa đơn ngốn hơn 12 giờ mỗi tuần. Với InvoiceFlow, cả 60 khách bảo trì đều được tự động hóa. Các dự án thi công dùng hóa đơn theo mốc. Thời gian lập hóa đơn của chủ doanh nghiệp giảm còn 2 giờ mỗi tuần. Mức thu hồi chi phí vật tư tăng thêm 800$/tháng vì mọi thứ đều được liệt kê chi tiết.

Bắt đầu ngay

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Xây dựng thư viện dịch vụ cảnh quan của bạn. Thiết lập những hóa đơn khách định kỳ đầu tiên và tự động hóa việc lập hóa đơn bảo trì ngay hôm nay.