Ninaendesha Biashara ya Urembo Inayotembea na InvoiceFlow Iliponya Mtiririko Wangu wa Fedha

Na Jade Thompson, Mpambaji wa Nywele na Msanii wa Vipodozi Anayetembea — Austin, TX

Nilipoanzisha biashara yangu ya urembo inayotembea miaka mitatu iliyopita, nilijiambia kuwa uhuru ndio kusudi lote. Hakuna kodi ya saluni. Hakuna dawati la mbele. Hakuna saa za kudumu. Ningeenda kwa wateja wangu — nyumbani kwao, kwenye vyumba vya hoteli asubuhi ya harusi, kwenye ofisi kwa ajili ya hafla za kampuni — na ningefanya kazi kwa masharti yangu mwenyewe. Kile ambacho sikutilia maanani ni ukweli kwamba “kufanya kazi kwa masharti yangu mwenyewe” pia kulimaanisha “kusimamia utoaji ankara wangu mwenyewe,” na sikuwa na wazo lolote la jinsi ya kufanya hivyo kwa njia ya kitaalamu.

Mfumo wangu wa utoaji ankara kwa miezi kumi na minane ya kwanza ya biashara yangu, kwa kweli, haukuwa mfumo kabisa. Nilinukuu bei kupitia ujumbe wa faragha wa Instagram. Nilikusanya malipo kwa fedha taslimu au programu ya malipo ya simu mwishoni mwa huduma. Niliweka kumbukumbu kichwani kuhusu kiasi nilichotoza na nikatarajia kumbukumbu yangu ingedumu hadi mwisho wa mwezi nilipojaribu kupatanisha hesabu. Mara nyingi haikudumu. Na kwa uwekaji nafasi wa vikundi — vikundi vya harusi, hafla za wanawake kabla ya harusi, siku za urembo za kampuni — mtindo usio rasmi uliunda matatizo halisi ya kifedha ambayo yalinichukua muda kuyaelewa kikamilifu.

Asubuhi Iliyonifanya Nibadilishe Kila Kitu

Njia iliyo wazi zaidi ninayoweza kueleza tatizo ni kueleza Jumamosi moja mahususi.

Nilikuwa na uwekaji nafasi wa kikundi cha harusi katika Hoteli ya Driskill katikati ya mji. Bibi harusi pamoja na wasindikizaji wanne, nywele na vipodozi kwa kila mmoja. Nilikuwa nimethibitisha uwekaji nafasi kupitia WhatsApp wiki tatu mapema, nikatoa bei ya jumla kwa kikundi, na nikamwambia bibi harusi anijulishe tu kama ana maswali. Alionekana mwenye furaha. Nilizuia Jumamosi yangu. Nilikataa uwekaji nafasi mwingine wawili wa tarehe hiyo kwa sababu nilidhani uwekaji nafasi wa Driskill ulikuwa salama.

Jioni ya Ijumaa, saa kumi na moja kabla ya wakati wa kuanza kazi uliopangwa, bibi harusi alinitumia ujumbe kusema kwamba harusi ilikuwa inaahirishwa kutokana na dharura ya kifamilia. Nilielewa kabisa. Maisha yanatokea. Lakini nilikuwa nimekataa kazi nyingine ya tarehe hiyo. Nilikuwa nimenunua bidhaa mahususi kwa mchanganyiko wake wa rangi. Nilikuwa nimezuia Jumamosi nzima na kukataa uwekaji nafasi mwingine bila amana yoyote au ahadi ya kifedha kutoka upande wake.

Harusi ilipopangwa upya miezi minne baadaye, aliniweka nafasi tena. Nilishukuru. Lakini sikuwa nimejifunza chochote kutokana na tukio hilo, na miezi miwili baadaye jambo lile lile lilitokea na uwekaji nafasi mwingine wa kikundi — hafla ya wanawake kabla ya harusi iliyokuwa imethibitishwa kupitia ujumbe wa faragha wa Instagram bila amana na tu haikujibu ujumbe wangu wiki iliyotangulia hafla.

Jumamosi hizo mbili zilizopotea ziliwakilisha kiasi kikubwa cha pesa. Muhimu zaidi, ziliwakilisha mtindo ambao nisingeweza kuudumisha kama nilitaka biashara yangu ikue.

Kusanidi InvoiceFlow kwa Biashara Yangu Inayotembea

Niliipata InvoiceFlow kupitia pendekezo katika kikundi cha Facebook kwa wataalamu huru wa urembo. Mtu aliuliza jinsi wapambaji wengine wanaotembea walivyoshughulikia amana za uwekaji nafasi wa vikundi. Watu kadhaa waliipendekeza. Niliipakua jioni iyo hiyo.

Kitu cha kwanza nilichofanya ni kusanidi katalogi yangu ya huduma: upangaji nywele wa kutembea, updo ya kutembea, vipodozi kamili vya glamu vya kutembea, vipodozi vya kurekebisha vya kutembea, msuko wa nywele, vifurushi vya nywele na vipodozi vya hafla maalum. Nilitoa bei kwa kila kimoja. Niliunda ada ya kawaida ya usafiri kulingana na kiwango changu cha maili. Nilisanidi kipengele cha ada ya maegesho. Niliunda kifurushi cha asubuhi ya harusi.

Kitendo cha kufanya hivi kilikuwa cha kufafanua. Kilichukua kama dakika arobaini na tano. Lakini mwishoni mwa dakika hizo arobaini na tano, nilikuwa na katalogi ya huduma ya kitaalamu ambayo sikuwahi kuwa nayo hapo awali. Kila kitu kilikuwa na jina. Kila kitu kilikuwa na bei. Kila kitu kilikuwa kitu ambacho ningeweza kukiweka kwenye ankara bila kulazimika kukifikiria papo hapo.

Mfumo wa Amana Uliobadilisha Biashara Yangu ya Harusi

Siku iliyofuata nilikuwa na mashauriano ya harusi kwenye mkahawa karibu na eneo la hafla. Bibi harusi alikuwa mzuri — amechumbiwa, mwenye msisimko, na wazi kuhusu kile alichotaka. Tulizungumza ratiba ya asubuhi. Alitaka nywele na vipodozi kwa ajili yake na wasindikizaji wanne, wakati wa kuanza kazi wa saa 12 asubuhi hotelini, na alipendelea glamu laini.

Mwishoni mwa mashauriano, nilifungua InvoiceFlow kwenye simu yangu, niliunda ankara ya amana ya 35% ya jumla ya kifurushi cha kikundi, na nikamgeuzia skrini. “Hii inahifadhi tarehe yako,” nilimwambia. “Salio linaiva wiki kabla ya harusi.”

Alilipa kutoka kwenye simu yake, papo hapo pale mezani mkahawani, kwa kama sekunde tisini.

Ilikuwa mara ya kwanza katika miaka mitatu ya kufanya kazi ya harusi ambapo nilipata bibi harusi kulipa amana kabla ya kuondoka kwenye mashauriano. Niliendesha gari kurudi nyumbani nikihisi kama nilikuwa nimefanya jambo la kitaalamu kwa mara ya kwanza.

Harusi ya bibi harusi huyo ilikuwa nzuri. Lakini muhimu zaidi: tarehe hiyo ilikuwa yangu. Imefungwa. Imelindwa. Kama chochote kingetokea, nilikuwa na amana iliyofidia gharama ya fursa niliyopoteza. Hakuna tena kuhifadhi bila malipo.

Sasa nina sera wazi: hakuna tarehe inayohifadhiwa bila ankara ya amana kulipwa. Ninatuma ankara ya amana ndani ya saa moja ya kila mashauriano. Kiwango changu cha uthibitisho wa uwekaji nafasi kimepanda kwa kiasi kikubwa kwa sababu ankara yenyewe inaashiria utaalamu na uzito — wachumba ambao walikuwa wataniweka nafasi hata hivyo sasa wananiweka nafasi haraka zaidi, na wachumba waliokuwa tu “wanafikiria kuhusu hilo” wanajitenga mara moja, jambo linalonihifadhia muda wa kufuatilia uwekaji nafasi ambao usingetokea kamwe.

Utoaji Ankara wa Kikundi cha Asubuhi ya Harusi

Mabadiliko mengine katika biashara yangu ya harusi ilikuwa ankara ya kikundi. Kabla ya InvoiceFlow, nilikuwa na hisia isiyo wazi ya gharama ya uwekaji nafasi wa kikundi, lakini hakuna njia thabiti ya kuiandika. Wakati mwingine nilitoa bei tambarare ya kikundi. Wakati mwingine nilipanga bei kwa kila mtu. Ukosefu wa uthabiti wakati mwingine ulisababisha mkanganyiko mwishoni mwa asubuhi ndefu ya harusi wakati kila mtu alipokuwa tayari kuondoka kwenda sherehe na nilihitaji kukusanya malipo.

Sasa ninatuma ankara kamili ya kikundi kwa bibi harusi kabla ya siku ya harusi. Inasomeka hivi: Bibi Harusi — Nywele na Vipodozi Kamili: $320; Msindikizaji Mkuu — Nywele na Vipodozi: $280; Msindikizaji 1 — Upangaji Nywele na Vipodozi: $240; Msindikizaji 2 — Upangaji Nywele na Vipodozi: $240; Msindikizaji 3 — Updo: $180; Usafiri hadi Hoteli ya Driskill — maili 8: $14; Nyongeza ya Wakati wa Kuanza Mapema — kabla ya saa 1 asubuhi: $60. Jumla: $1,334. Amana Iliyolipwa: $467. Salio Linalodaiwa Siku Ya Hafla: $867.

Bibi harusi anaona mgawanyo kamili. Anaweza kuushiriki na kikundi cha harusi. Hakuna mkanganyiko asubuhi kuhusu nani anadaiwa nini, kwa sababu bibi harusi ana hati ya kitaalamu iliyokuwa inaonekana kwa wiki kadhaa. Ninafika, ninafanya kazi nzuri, ninaondoka. Hakuna ukusanyaji wa malipo wa aibu mlangoni mwa chumba cha hoteli wakati mpiga picha akisubiri.

Urejeshaji wa Ada ya Usafiri: Mabadiliko Rahisi Yenye Athari Halisi

Kazi ya kutembea inamaanisha usafiri. Kila uwekaji nafasi unahusisha mimi kupakia vifaa vyangu kwenye gari langu, kuendesha hadi mahali, kujiandaa katika nafasi yoyote inayopatikana, kufanya kazi, kubomoa vifaa, na kuendesha kurudi nyumbani. Hii inagharimu muda na pesa. Kwa miezi kumi na minane ya kwanza ya biashara yangu, sikurejesha karibu chochote kati yake.

Kizuizi changu cha kiakili kilikuwa kwamba ada za usafiri zilihisi kama mzigo. Wateja walikuwa tayari wanalipa kwa huduma. Kuomba usafiri juu ya hilo kulihisi kama uchoyo. Fikra hizi zilinigharimu kiasi kikubwa cha pesa katika mamia ya uwekaji nafasi.

Nilipoisanidi InvoiceFlow, niliunda ada ya kawaida ya usafiri: $1.25 kwa maili kutoka makazi yangu, kiwango cha chini $12. Hii ni chini ya kile ninachotumia kwa kweli kwa maili unapozingatia mafuta, matengenezo ya gari, na muda. Ni ada ya kitaalamu inayofaa, si gharama ya anasa.

Niliiongeza kwenye ankara yangu iliyofuata bila wasiwasi wowote, kwa sababu ilikuwa tu kipengele kwenye hati ya kitaalamu. Mteja hakushtuka. Alilipa ankara kikamilifu. Ameniweka nafasi mara tatu tangu wakati huo.

Sasa nimetoza ada za usafiri kwenye kila ankara kwa zaidi ya mwaka mmoja. Hakuna mteja hata mmoja aliyelalamika. Hakuna hata mmoja aliyeniomba niiondoe. Hakuna hata mmoja aliyekataa kuniweka nafasi kwa sababu yake. Mazungumzo ya ada ya usafiri niliyoogopa kuyafanya hayapo, kwa sababu sifanyi mazungumzo — ninaonyesha wateja ankara ya kitaalamu.

Urembo wa Kampuni na Hafla: Soko Tofauti

Kama miezi minane baada ya kuanza kutumia InvoiceFlow, nilipata simu kutoka kwa mratibu wa hafla katika kampuni ya teknolojia mjini Austin. Walikuwa wakiendesha hafla ya kuwathamini wafanyakazi na walitaka huduma za urembo mahali kwa alasiri — upangaji nywele wa haraka na vipodozi vya kurekebisha kwa kama wafanyakazi 20 waliotaka kujisikia vizuri kabla ya sherehe ya jioni.

Huyu alikuwa aina tofauti ya mteja kutoka kazi yangu ya harusi. Wateja wa kampuni wana mahitaji ya ununuzi. Wanahitaji jina la biashara, si jina la programu ya malipo. Wanahitaji nambari ya ankara. Wanataka kulipa kwa masharti — net 15 au net 30 — si kupitia programu ya malipo ya simu.

InvoiceFlow iliniwezesha kuwatumia hasa kile walichohitaji. Nilituma ankara rasmi: Huduma za Urembo Mahali — Hafla ya Kuthaminiwa ya Kampuni, saa 4: $640; Ada ya Kujiandaa na Vifaa: $75; Usafiri Mahali pa Mteja: $28. Jumla: $743. Nambari ya ankara. Maelezo ya biashara yangu. Masharti ya malipo: Net 15.

Walilipa siku ya 12. Waliniomba nirudi kwa sherehe yao ya likizo miezi mitatu baadaye. Tangu wakati huo wamenipeleka kwa kampuni nyingine mbili kwa hafla kama hizo.

Nisingepata rufaa hizo kama ningejaribu kusimamia ankara ya kampuni kupitia programu ya malipo ya simu. Maandishi ya kitaalamu yalikuwa sehemu ya kile kilichonifanya kuwa muuzaji wa kuaminika machoni pao.

Mauzo ya Bidhaa Mahali pa Wateja

Kitu kimoja ambacho sikutarajia nilipoanza kutumia InvoiceFlow ni jinsi kingekuwa na manufaa kwa kufuatilia mauzo ya bidhaa. Ninabeba uteuzi mdogo wa rejareja nami: bidhaa za kupanga nywele, vitu vichache vya kutunza kucha, bidhaa za midomo. Hizi zimekuwa kila mara nyongeza isiyo rasmi — wateja wanapenda kile ninachotumia na wakati mwingine wananunua. Nilizoea tu kutoza fedha taslimu au programu ya malipo kwa bidhaa na kuzifuatilia… si kabisa, kwa kweli.

Sasa wakati mteja anataka kununua kitu, ninakiongeza kama kipengele kwenye ankara yao ya huduma: GHD Heat Protectant Spray: $24; OPI Gel Top Coat: $16. Kimeandikwa. Kiko kwenye ankara ile ile ya kitaalamu ya huduma yao. Mapato yangu ya bidhaa yanafuatiliwa katika uchanganuzi.

Mwisho wa mwaka, niliweza kuona kwa mara ya kwanza kiasi cha mapato ya bidhaa niliyokuwa nikizalisha. Yalikuwa zaidi ya nilivyotarajia. Sasa ni sehemu inayozingatiwa ya biashara yangu badala ya muamala usio rasmi wa pembeni.

Biashara Yangu Inavyoonekana Sasa

Miaka mitatu baadaye, biashara yangu ya urembo inayotembea ni ya kitaalamu kutoka mashauriano ya kwanza hadi ankara ya mwisho. Kila mashauriano ya harusi yanaishia kwa ankara ya amana kutumwa. Kila uwekaji nafasi wa kikundi una ankara ya kina iliyogawanywa vipengele. Kila kazi inajumuisha ada ya usafiri. Kila mteja wa kampuni anapata ankara rasmi inayotimiza mahitaji yao ya ununuzi. Kila mauzo ya bidhaa yameandikwa.

Mtiririko wangu wa fedha unatabirika. Ninajua ni wateja gani wenye salio linalodaiwa. Ninajua mapato yangu yanavyoonekana kwa aina ya huduma. Ninajua miezi yangu yenye shughuli nyingi na ile ya utulivu. Ninajua jinsi mapato yangu yanavyolinganishwa na kipindi kile kile mwaka jana.

Hakuna hata moja kati ya haya iliyowezekana nilipokuwa nikitoa ankara kupitia WhatsApp na kutumaini bora.

Kwa yeyote anayeendesha biashara ya urembo inayotembea ambaye bado anasimamia uwekaji nafasi kwa njia isiyo rasmi: mazungumzo unayoyaogopa kuyafanya kuhusu utoaji ankara wa amana, kuhusu ada za usafiri, kuhusu ankara za kitaalamu — mazungumzo hayo hayatokei jinsi unavyofikiria. Wateja watakaofanya kazi nawe kitaalamu watajibu utoaji ankara wa kitaalamu kwa njia ya kitaalamu. Wale wanaopinga ankara ya amana inayofaa au ada ya usafiri iliyoandikwa wanakuokoa kutoka mazungumzo magumu zaidi baadaye.

Pakua InvoiceFlow. Jenga katalogi yako ya huduma. Sanidi kiwango chako cha usafiri. Tuma ankara ya kwanza ya amana kwenye mashauriano yako yanayofuata. Tazama kinachotokea.

Jade Thompson ameendesha biashara yake ya urembo inayotembea mjini Austin, Texas kwa miaka mitatu. Ana utaalamu wa asubuhi za harusi, hafla za kampuni, na huduma za mahali pa mteja kwa harusi na sherehe za faragha.