Pyöritän liikkuvaa kauneusyritystä ja InvoiceFlow korjasi kassavirtani

Kirjoittanut Jade Thompson, liikkuva kampaaja ja meikkaaja — Austin, TX

Kun perustin liikkuvan kauneusyritykseni kolme vuotta sitten, sanoin itselleni, että joustavuus oli koko juju. Ei salonkivuokraa. Ei vastaanottotiskiä. Ei kiinteitä aukioloaikoja. Menisin asiakkaideni luo — heidän koteihinsa, hotellisviitteihin hääaamuna, toimistoihin yritystapahtumiin — ja työskentelisin omilla ehdoillani. En osannut ottaa huomioon sitä, että “omilla ehdoilla työskenteleminen” tarkoitti myös “oman laskutuksen hallintaa”, enkä minulla ollut aavistustakaan, miten se tehdään ammattimaisesti.

Laskutusjärjestelmäni yritykseni ensimmäisen puolentoista vuoden aikana ei rehellisesti sanottuna ollut oikeastaan järjestelmä lainkaan. Annoin hintoja Instagram-viesteissä. Keräsin maksun käteisellä tai MobilePayllä palvelun päätteeksi. Tein mielessäni muistiinpanoja siitä, mitä olin veloittanut, ja toivoin muistini kestävän kuukauden loppuun asti, kun yritin täsmäyttää kirjanpitoni. Enimmäkseen se ei kestänyt. Ja ryhmävarauksissa — hääseurueissa, polttaritapahtumissa, yrityksen kauneuspäivissä — epävirallinen tapa loi todellisia taloudellisia ongelmia, joiden ymmärtämiseen minulta meni aikaa.

Aamu, joka sai minut muuttamaan kaiken

Selkein tapa, jolla osaan selittää ongelman, on kuvata yksi tietty lauantai.

Minulla oli hääseurueen varaus Driskill-hotellissa keskustassa. Morsian ja neljä kaasoa, kaikille kampaus ja meikki. Olin vahvistanut varauksen WhatsAppissa kolme viikkoa aiemmin, antanut ryhmälle kokonaishinnan ja pyytänyt morsianta vain kertomaan, jos hänellä olisi kysyttävää. Hän vaikutti tyytyväiseltä. Varasin lauantaini. Kieltäydyin kahdesta muusta varauksesta samalle päivälle, koska oletin Driskill-varauksen olevan varma.

Perjantai-iltana, yksitoista tuntia ennen sovittua aloitusaikaa, morsian viestitti minulle kertoen, että häitä siirretään perheessä sattuneen hätätilanteen vuoksi. Ymmärsin täysin. Elämä on elämää. Mutta olin kieltäytynyt muusta työstä sille päivälle. Olin ostanut tuotteita erityisesti hänen väripalettiaan varten. Olin varannut koko lauantain ja hylännyt muita varauksia ilman minkäänlaista ennakkomaksua tai taloudellista sitoumusta hänen puoleltaan.

Kun häät siirrettiin neljä kuukautta myöhemmin, hän varasi minut uudelleen. Olin kiitollinen. Mutta en ollut oppinut kokemuksesta mitään, ja kaksi kuukautta myöhemmin sama tapahtui toisen ryhmävarauksen kanssa — polttaribileet, jotka oli vahvistettu Instagram-viestillä ilman ennakkomaksua eivätkä yksinkertaisesti vastanneet viesteihini viikkoa ennen tapahtumaa.

Nuo kaksi menetettyä lauantaita edustivat merkittävää rahasummaa. Vielä tärkeämpää oli, että ne edustivat kaavaa, jota en pystyisi ylläpitämään, jos halusin yritykseni kasvavan.

InvoiceFlow’n käyttöönotto liikkuvaan yritykseeni

Löysin InvoiceFlow’n suosituksen kautta itsenäisten kauneusalan ammattilaisten Facebook-ryhmässä. Joku kysyi, miten muut liikkuvat kampaajat hoitivat ryhmävarausten ennakkomaksut. Useat ihmiset suosittelivat sitä. Latasin sen samana iltana.

Ensimmäiseksi määritin palvelukatalogini: liikkuva fööni, liikkuva nuttura, liikkuva täysglam-meikki, liikkuva korjausmeikki, hiusten letitys, erikoistapahtumien kampaus- ja meikkipaketit. Annoin jokaiselle hinnan. Loin vakiomatkakulun kilometrihintani perusteella. Määritin pysäköintimaksun rivikohdaksi. Loin hääaamun pakettikokonaisuuden.

Tämä toimenpide selkeytti asioita. Siihen meni noin neljäkymmentäviisi minuuttia. Mutta noiden neljänkymmenenviiden minuutin päätteeksi minulla oli ammattimainen palvelukatalogi, jollaista minulla ei ollut koskaan aiemmin ollut. Kaikella oli nimi. Kaikella oli hinta. Kaikki oli jotain, jonka pystyin laittamaan laskulle ilman, että minun tarvitsi miettiä sitä siinä hetkessä.

Ennakkomaksujärjestelmä, joka muutti häätoimintani

Seuraavana päivänä minulla oli hääkonsultaatio kahvilassa lähellä juhlapaikkaa. Morsian oli ihana — kihloissa, innoissaan, selkeä siitä, mitä halusi. Kävimme läpi aamun aikataulun. Hän halusi kampauksen ja meikin itselleen ja neljälle kaasolle, aloitusajan klo 6 hotellilla ja toiveena pehmeä glam.

Konsultaation lopuksi avasin InvoiceFlow’n puhelimessani, loin ennakkomaksulaskun 35 %:lle ryhmäpaketin kokonaishinnasta ja käänsin näytön häntä kohti. “Tämä varmistaa päivämääräsi”, sanoin hänelle. “Loppusumma erääntyy viikkoa ennen häitä.”

Hän maksoi puhelimestaan siinä paikassa, kahvilan pöydän ääressä, noin yhdeksässäkymmenessä sekunnissa.

Se oli ensimmäinen kerta kolmen häätyövuoteni aikana, kun morsian maksoi ennakkomaksun ennen konsultaatiosta lähtemistä. Ajoin kotiin tuntien, että olin tehnyt jotain ammattimaista ensimmäistä kertaa.

Tuon morsiamen häät olivat kauniit. Mutta vielä tärkeämpää: se päivä oli minun. Lukittu. Suojattu. Jos jotain olisi tullut eteen, minulla oli ennakkomaksu, joka kattoi menetetyn ansaintamahdollisuuteni. Ei enää ilmaisia varauksia.

Minulla on nyt selkeä käytäntö: yhtäkään päivämäärää ei varata ilman maksettua ennakkomaksulaskua. Lähetän ennakkomaksulaskun tunnin sisällä jokaisesta konsultaatiosta. Varausten vahvistusprosenttini on noussut merkittävästi, koska lasku itsessään viestii ammattimaisuudesta ja vakavuudesta — morsiamet, jotka olisivat joka tapauksessa varanneet minut, varaavat nyt nopeammin, ja morsiamet, jotka vain “harkitsivat asiaa”, karsiutuvat välittömästi itse, mikä säästää minulta ajan, joka menisi sellaisten varausten perässä juoksemiseen, jotka eivät koskaan toteutuisi.

Hääaamun ryhmälaskutus

Toinen muutos häätoiminnassani oli ryhmälasku. Ennen InvoiceFlow’ta minulla oli epämääräinen käsitys siitä, mitä ryhmävaraus maksaisi, mutta ei johdonmukaista tapaa dokumentoida sitä. Joskus annoin kiinteän ryhmähinnan. Joskus hinnoittelin henkilöä kohti. Johdonmukaisuuden puute johti joskus sekaannukseen pitkän hääaamun päätteeksi, kun kaikki olivat valmiita lähtemään seremoniaan ja minun piti kerätä maksu.

Nyt lähetän täydellisen ryhmälaskun morsiamelle ennen hääpäivää. Se kuuluu näin: Morsian — täysi kampaus ja meikki: 320 €; Kaaso (bestman) — kampaus ja meikki: 280 €; Kaaso 1 — fööni ja meikki: 240 €; Kaaso 2 — fööni ja meikki: 240 €; Kaaso 3 — nuttura: 180 €; Matka Driskill-hotellille — 8 km: 14 €; Aikaisen aloitusajan lisä — ennen klo 7: 60 €. Yhteensä: 1 334 €. Ennakkomaksu maksettu: 467 €. Loppusumma erääntyy päivänä: 867 €.

Morsian näkee koko erittelyn. Hän voi jakaa sen hääseurueelle. Aamulla ei ole sekaannusta siitä, kuka on velkaa mitäkin, koska morsiamella on ammattimainen asiakirja, joka on ollut näkyvissä viikkoja. Saavun, teen kaunista työtä, lähden. Ei kiusallista maksun keräämistä hotellihuoneen ovella valokuvaajan odottaessa.

Matkakulujen periminen: yksinkertainen muutos, jolla oli todellista vaikutusta

Liikkuva työ tarkoittaa matkustamista. Jokainen varaus tarkoittaa varusteiden lastaamista autooni, ajamista kohteeseen, valmistautumista siihen tilaan mikä on saatavilla, työskentelyä, purkamista ja kotiinajoa. Tämä maksaa aikaa ja rahaa. Yritykseni ensimmäisen puolentoista vuoden aikana en perinyt siitä juuri mitään.

Henkinen esteeni oli se, että matkakulut tuntuivat kohtuuttomalta vaatimukselta. Asiakkaat maksoivat jo palvelusta. Matkan pyytäminen päälle tuntui ahneelta. Tämä ajattelu maksoi minulle huomattavan summan rahaa satojen varausten aikana.

Kun otin InvoiceFlow’n käyttöön, loin vakiomatkakulun: 1,25 € kilometriltä kotitukikohdastani, vähintään 12 €. Tämä on alle sen, mitä todellisuudessa käytän kilometriä kohti, kun huomioidaan polttoaine, auton huolto ja aika. Se on kohtuullinen ammattimainen maksu, ei ylellisyysveloitus.

Lisäsin sen seuraavaan laskuuni ilman minkäänlaista ahdistusta, koska se oli vain rivikohta ammattimaisessa asiakirjassa. Asiakas ei räpäyttänytkään silmiään. Hän maksoi laskun kokonaan. Hän on varannut minut kolmesti sen jälkeen.

Olen nyt laskuttanut matkakuluja jokaisella laskulla yli vuoden ajan. Yksikään asiakas ei ole valittanut. Yksikään ei ole pyytänyt poistamaan sitä. Yksikään ei ole jättänyt varaamatta minua sen takia. Matkakulukeskustelua, jota pelkäsin käydä, ei ole olemassa, koska en käy keskustelua — näytän asiakkaille ammattimaisen laskun.

Yritys- ja tapahtumakauneus: erilainen markkina

Noin kahdeksan kuukautta InvoiceFlow’n käytön jälkeen sain puhelun tapahtumakoordinaattorilta eräästä austinilaisesta teknologiayrityksestä. He järjestivät työntekijöiden arvostustapahtuman ja halusivat paikan päällä tehtäviä kauneuspalveluja iltapäiväksi — nopeita föönauksia ja korjausmeikkejä noin 20 työntekijälle, jotka halusivat tuntea itsensä hyväksi ennen illan juhlaa.

Tämä oli erilainen asiakas kuin häätyöni. Yritysasiakkailla on hankintavaatimuksia. He tarvitsevat yrityksen nimen, ei mobiilimaksun käyttäjätunnusta. He tarvitsevat laskunumeron. He haluavat maksaa maksuehdoin — 15 tai 30 päivää netto — eivät mobiilimaksusovelluksella.

InvoiceFlow’n avulla pystyin lähettämään heille juuri sen, mitä he tarvitsivat. Lähetin virallisen laskun: Kauneuspalvelut paikan päällä — yrityksen arvostustapahtuma, 4 tuntia: 640 €; Valmistelu- ja välinemaksu: 75 €; Matkakulu paikan päällä: 28 €. Yhteensä: 743 €. Laskunumero. Yritykseni tiedot. Maksuehto: 15 päivää netto.

He maksoivat päivänä 12. He pyysivät minua takaisin pikkujouluihinsa kolme kuukautta myöhemmin. He ovat sittemmin suositelleet minua kahdelle muulle yritykselle vastaaviin tapahtumiin.

En olisi saanut noita suosituksia, jos olisin yrittänyt hoitaa yrityslaskua mobiilimaksun kautta. Ammattimainen dokumentaatio oli osa sitä, mikä teki minusta uskottavan toimittajan heidän silmissään.

Tuotemyynti asiakkaan luona

Yksi asia, jota en osannut ennakoida aloittaessani InvoiceFlow’n käytön, oli se, kuinka hyödyllinen se olisi tuotemyynnin seurannassa. Kannan mukanani pientä vähittäismyyntivalikoimaa: muotoilutuotteita, muutamia kynsihoitotuotteita, huulituotteita. Nämä ovat aina olleet rento lisä — asiakkaat ihailevat sitä, mitä käytän, ja ostavat joskus. Ennen veloitin tuotteista vain käteisellä tai mobiilimaksulla enkä seurannut sitä… en oikeastaan lainkaan.

Nyt kun asiakas haluaa ostaa jotain, lisään sen rivikohtana hänen palvelulaskulleen: GHD-lämpösuojasuihke: 24 €; OPI-geelipintalakka: 16 €. Se on dokumentoitu. Se on samalla ammattimaisella laskulla kuin hänen palvelunsa. Tuotetuloni seurataan analytiikassa.

Vuoden lopussa näin ensimmäistä kertaa, kuinka paljon tuotemyyntituloa tuotin. Se oli enemmän kuin odotin. Se on nyt harkittu osa yritystäni sen sijaan, että se olisi epävirallinen sivutulo.

Miltä yritykseni näyttää nyt

Kolme vuotta myöhemmin liikkuva kauneusyritykseni on ammattimainen ensimmäisestä konsultaatiosta viimeiseen laskuun. Jokainen hääkonsultaatio päättyy lähetettyyn ennakkomaksulaskuun. Jokaisella ryhmävarauksella on yksityiskohtainen eritelty lasku. Jokaiseen työhön sisältyy matkakulu. Jokainen yritysasiakas saa virallisen laskun, joka täyttää heidän hankintavaatimuksensa. Jokainen tuotemyynti on dokumentoitu.

Kassavirtani on ennustettava. Tiedän, millä asiakkailla on avoimia saldoja. Tiedän, miltä tuloni näyttää palvelutyypeittäin. Tiedän kiireisimmät ja hiljaisimmat kuukauteni. Tiedän, miten liikevaihtoni vertautuu edellisvuoden vastaavaan ajanjaksoon.

Mikään tästä ei ollut mahdollista, kun laskutin WhatsAppin kautta ja toivoin parasta.

Kenelle tahansa liikkuvaa kauneusyritystä pyörittävälle, joka yhä hoitaa varauksia epävirallisesti: se keskustelu, jota pelkäät käydä ennakkomaksulaskutuksesta, matkakuluista, ammattimaisista laskuista — se keskustelu ei mene niin kuin kuvittelet. Asiakkaat, jotka aikovat työskennellä kanssasi ammattimaisesti, vastaavat ammattimaiseen laskutukseen ammattimaisesti. Ne, jotka vastustavat kohtuullista ennakkomaksulaskua tai dokumentoitua matkakulua, säästävät sinut vaikeammalta keskustelulta myöhemmin.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna palvelukatalogisi. Määritä matkakuluhintasi. Lähetä ensimmäinen ennakkomaksulasku seuraavassa konsultaatiossasi. Katso, mitä tapahtuu.

Jade Thompson on pyörittänyt liikkuvaa kauneusyritystään Austinissa, Texasissa kolmen vuoden ajan. Hän on erikoistunut hääaamuihin, yritystapahtumiin ja paikan päällä tehtäviin palveluihin häissä ja yksityisjuhlissa.