出張ビューティー事業を営む私が、InvoiceFlowでキャッシュフローを立て直した話

著者：Jade Thompson、出張ヘアスタイリスト兼メイクアップアーティスト — テキサス州オースティン

3年前に出張ビューティー事業を立ち上げたとき、私は自分に「柔軟さこそが目的なんだ」と言い聞かせていました。サロンの家賃なし。受付なし。決まった営業時間なし。私がお客様のところへ行く — ご自宅へ、挙式当日朝のホテルスイートへ、企業イベントのためのオフィスへ — そして自分のやり方で働くのだ、と。私が計算に入れていなかったのは、「自分のやり方で働く」ということが「自分自身の請求業務を管理する」ことも意味していたという事実で、それをどうプロフェッショナルにこなせばいいのか、私にはまるで見当がつきませんでした。

事業を始めて最初の18か月間、私の請求の仕組みは、正直に言えば、仕組みと呼べるものではほとんどありませんでした。Instagramのダイレクトメッセージで料金を提示し、サービスの終わりに現金かVenmoで支払いを受け取り、いくら請求したかを頭の中でメモして、月末に帳尻を合わせようとするときまで記憶が持つことを願っていました。たいていは持ちませんでした。そしてグループ予約 — ブライダルパーティー、バチェロレッテ・イベント、企業のビューティーデー — では、この非公式なやり方が本当の金銭的問題を生み、その全容を理解するのに時間がかかりました。

すべてを変えることを決意した、あの朝

この問題を最もわかりやすく説明する方法は、ある特定の土曜日を描写することです。

私はダウンタウンのDriskillホテルでブライダルパーティーの予約を受けていました。新婦とブライズメイド4名、全員のヘアとメイクです。3週間前にWhatsAppで予約を確定し、グループ全体の総額を伝え、質問があれば知らせてくださいとだけ新婦に言っていました。彼女は満足そうでした。私はその土曜日を空けておきました。Driskillの予約は確実だと思い込んで、その日の別の予約を2件断りました。

金曜の夕方、予定の集合時刻の11時間前、新婦から家族の緊急事態のため結婚式を延期するとのメッセージが届きました。私は完全に理解しました。人生には色々なことがあります。でも、私はその日の別の仕事を断っていました。彼女のカラーパレットに合わせてわざわざ商品を購入していました。土曜日をまるまる空け、彼女側からの手付金も金銭的なコミットメントも一切ないまま、別の予約を断っていたのです。

4か月後に結婚式が再設定されたとき、彼女はまた私を予約してくれました。ありがたく思いました。でも私はその経験から何も学んでおらず、2か月後、別のグループ予約で同じことが起きました — Instagramのダイレクトメッセージで手付金なしに確定していたバチェロレッテ・パーティーが、イベントの前週に私のメッセージにまったく返信しなくなったのです。

失われたその2つの土曜日は、相当な金額に相当しました。それ以上に重要なのは、事業を成長させたいなら続けられないパターンを表していたということです。

出張事業のためのInvoiceFlowの設定

私はInvoiceFlowを、独立系ビューティー専門家のためのFacebookグループでの推薦を通じて知りました。誰かが、他の出張スタイリストはグループ予約の手付金をどう扱っているのかと質問していました。何人かがInvoiceFlowを勧めていました。私はその晩のうちにダウンロードしました。

最初にしたのは、サービスカタログの設定でした。出張ブロー、出張アップスタイル、出張フルグラムメイク、出張タッチアップメイク、編み込み、特別イベント向けヘア＆メイクパッケージ。それぞれに料金をつけました。マイル単価に基づく標準の出張費を作りました。駐車料金の明細行を設定しました。ブライダル当日朝パッケージのバンドルを作りました。

この作業をすること自体が、頭を整理してくれました。かかったのは45分ほど。でもその45分が終わったとき、私はそれまで持ったことのなかったプロフェッショナルなサービスカタログを手にしていました。すべてに名前があり、すべてに料金があり、すべてがその場で考え込まずに請求書に載せられるものになっていました。

私のブライダル事業を変えた手付金システム

翌日、会場近くのカフェでブライダルの相談がありました。新婦は素敵な方で — 婚約していて、わくわくしていて、望みがはっきりしていました。当日朝のスケジュールを一緒に確認しました。彼女は自分と4名のブライズメイドのヘアとメイク、ホテルでの午前6時集合、そしてソフトグラム系の仕上がりを希望していました。

相談の終わりに、私はスマートフォンでInvoiceFlowを開き、グループパッケージ総額の35%の手付金請求書を作成し、画面を彼女のほうへ向けました。「これで日程が確保されます」と私は伝えました。「残額は挙式の前週にお支払いいただきます」。

彼女はそのカフェのテーブルで、スマートフォンから90秒ほどで支払いを済ませました。

ブライダルの仕事を3年やってきて、相談を終える前に新婦が手付金を払ってくれたのは、これが初めてでした。私は帰り道、初めてプロフェッショナルなことをやり遂げたような気持ちになりました。

その新婦の結婚式は美しいものでした。でもそれ以上に重要なのは、その日程が私のものだったということです。ロックされ、守られている。もし何かあっても、私には失われた機会費用をカバーする手付金がありました。もう無料の仮押さえはしません。

今の私には明確な方針があります。手付金請求書が支払われない限り、いかなる日程も押さえない。すべての相談から1時間以内に手付金請求書を送ります。予約確定率は大きく上がりました。請求書そのものがプロ意識と真剣さを示すからです — もともと私を予約するつもりだった新婦はより早く予約してくれるようになり、「検討中」だっただけの新婦はすぐに自ら離脱していくので、実現しなかったはずの予約を追いかける手間が省けます。

ブライダル当日朝のグループ請求

私のブライダル事業におけるもう一つの変化は、グループ請求書でした。InvoiceFlow以前は、グループ予約がいくらになるか漠然とした感覚はあったものの、それを一貫して記録する方法がありませんでした。定額のグループ料金を出すこともあれば、一人あたりで値付けすることもありました。この一貫性のなさが、長いブライダル当日朝の終わりに、みんなが挙式へ出発する準備をしていて私が支払いを受け取る必要があるときに、混乱を招くこともありました。

今では、結婚式当日の前に完全なグループ請求書を新婦に送ります。こんな内容です。新婦 — フルヘア＆メイク：32,000円；メイド・オブ・オナー — ヘア＆メイク：28,000円；ブライズメイド1 — ブロー＆メイク：24,000円；ブライズメイド2 — ブロー＆メイク：24,000円；ブライズメイド3 — アップスタイル：18,000円；Driskillホテルへの出張 — 8マイル：1,400円；早朝集合追加料金 — 午前7時前：6,000円。合計：133,400円。支払済み手付金：46,700円。当日残額：86,700円。

新婦は全体の内訳を見られます。ウェディングパーティーの皆と共有もできます。当日朝に誰がいくら払うのかで混乱することはありません。新婦は何週間も前から見えているプロフェッショナルな書類を持っているからです。私は到着し、美しい仕事をして、去ります。カメラマンが待っている中、ホテルの部屋のドアで気まずく支払いを受け取ることはありません。

出張費の回収：小さな変化がもたらした本当のインパクト

出張の仕事には移動がつきものです。どの予約でも、私は道具を車に積み込み、現地へ運転し、あるスペースで準備し、施術し、片付け、運転して帰ります。これには時間もお金もかかります。事業の最初の18か月間、私はそのほとんどを回収できていませんでした。

私の心のブロックは、出張費が押しつけがましく感じられることでした。お客様はすでにサービスにお金を払っている。その上に移動分を求めるのは欲張りに感じられました。この考え方が、何百件もの予約を通じてかなりの金額を失わせていました。

InvoiceFlowを設定したとき、私は標準の出張費を作りました。自宅の拠点から1マイルあたり1.25ドル、最低12ドル。これは燃料、車のメンテナンス、時間を考慮すると、私が実際に1マイルあたりに費やしている額を下回っています。贅沢な料金ではなく、妥当なプロフェッショナルの費用です。

私はそれを次の請求書に、何の不安もなく加えました。プロフェッショナルな書類の単なる明細行だったからです。お客様はまばたき一つしませんでした。彼女は請求書を全額支払いました。その後3回も私を予約してくれています。

私は今、1年以上にわたってすべての請求書に出張費を計上しています。一人のお客様も文句を言いませんでした。誰も外してほしいと言いませんでした。それを理由に予約を断った人は一人もいません。私が恐れていた出張費の会話は存在しません。私は会話をしているのではなく、お客様にプロフェッショナルな請求書を見せているだけだからです。

企業・イベントのビューティー：異なる市場

InvoiceFlowを使い始めて8か月ほど経ったころ、オースティンのあるテック企業のイベントコーディネーターから電話がありました。彼らは従業員感謝イベントを開催予定で、その午後に出張ビューティーサービスを希望していました — 夜の祝賀会の前に気分を良くしたい約20名の従業員向けの、手早いブローとタッチアップメイクです。

これは私のブライダルの仕事とは異なる種類のお客様でした。企業のお客様には購買要件があります。Venmoのユーザー名ではなく、屋号が必要です。請求書番号が必要です。モバイル決済アプリではなく、支払条件 — ネット15日払いやネット30日払い — で支払いたいのです。

InvoiceFlowのおかげで、彼らが必要とするものをまさに送ることができました。私は正式な請求書を送りました。現地ビューティーサービス — 企業感謝イベント、4時間：64,000円；セットアップ・道具費：7,500円；現地出張費：2,800円。合計：74,300円。請求書番号。私の事業情報。支払条件：ネット15日払い。

彼らは12日目に支払いました。3か月後のホリデーパーティーにもまた来てほしいと頼まれました。その後、同様のイベントで他の2社を紹介してくれました。

もしVenmoで企業向けの請求を管理しようとしていたら、こうした紹介は得られなかったでしょう。プロフェッショナルな書類は、彼らの目に私を信頼できる業者として映らせる要素の一つだったのです。

お客様の場所での商品販売

InvoiceFlowを使い始めたとき予想していなかったことの一つは、商品販売の管理にどれほど役立つかということでした。私は少量の小売品を持ち歩いています。スタイリング剤、いくつかのネイルケア用品、リップ製品など。これらは常にちょっとした付け足しでした — お客様が私の使っているものを気に入って、ときどき購入するのです。以前は商品も現金かVenmoで受け取るだけで、記録は…実際、まったくしていませんでした。

今では、お客様が何かを購入したいとき、私はそれをサービス請求書の明細行として加えます。GHDヒートプロテクトスプレー：2,400円；OPIジェルトップコート：1,600円。記録されます。サービスと同じプロフェッショナルな請求書に載ります。商品収入は分析機能で管理されます。

年末には、自分がどれだけの商品売上を生み出しているかを初めて見ることができました。予想以上でした。今ではそれが、非公式な副次的取引ではなく、事業のきちんと考慮された一部になっています。

今の私の事業の姿

3年経った今、私の出張ビューティー事業は最初の相談から最後の請求書まで、プロフェッショナルです。すべてのブライダル相談は手付金請求書の送信で終わります。すべてのグループ予約には詳細に明細化された請求書があります。すべての仕事に出張費が含まれます。すべての企業のお客様には、その購買要件を満たす正式な請求書が渡されます。すべての商品販売が記録されます。

私のキャッシュフローは予測可能です。どのお客様に未払い残高があるかを把握しています。サービス種別ごとに収入がどう見えるかを把握しています。最も忙しい月と最も静かな月を把握しています。前年同期と比べて売上がどうかを把握しています。

WhatsAppで請求し、うまくいくことを願っていたときには、こうしたことは何一つ不可能でした。

いまだに予約を非公式に管理している出張ビューティー事業を営むすべての方へ。手付金請求について、出張費について、プロフェッショナルな請求書について、あなたが恐れている会話 — その会話は、あなたが想像するようには起きません。あなたとプロフェッショナルに仕事をするお客様は、プロフェッショナルな請求にプロフェッショナルに応えてくれます。妥当な手付金請求書や記録された出張費に反発する人は、後になってのより厳しい会話からあなたを救ってくれているのです。

InvoiceFlowをダウンロードしましょう。サービスカタログを作りましょう。出張料金を設定しましょう。次の相談で最初の手付金請求書を送りましょう。何が起きるか見てみてください。

Jade Thompsonはテキサス州オースティンで3年間、出張ビューティー事業を営んでいます。ブライダル当日朝、企業イベント、結婚式や私的な祝賀のための現地サービスを専門としています。