Hvordan jeg sluttet å miste bryllupskunder og bygde en stabil blomsterbedrift

Av Claire Dawson, bryllups- og arrangementsflorist — Portland, OR

Jeg har arbeidet profesjonelt med blomsterbinderi i elleve år. Jeg startet som assistent i en tradisjonell blomsterbutikk, gikk over til arrangementsarbeid, og bygde til slutt mitt eget boutique blomsterstudio med spesialisering på bryllup og bedriftsarrangementer. Blomstene jeg lager har vært omtalt i tre regionale bryllupsmagasiner. Jeg har designet blomster til mottakelser holdt i historiske herskapshus, vingårdseiendommer og balsaler på hoteller i sentrum. Etter enhver ytre målestokk er bedriften min vellykket.

De første sju årene drev jeg imidlertid en tilsynelatende vellykket bedrift med et stille kaotisk økonomisk fundament. Jeg hadde ingen depositumsordning for bryllup. Jeg hadde ingen automatisert fakturering for mine abonnementskunder blant bedriftene. Jeg brukte søndagsmorgenene — min eneste faste fridag — på å manuelt finne ut hvem som skyldte meg hva, og sende individuelle betalingsanmodninger som jeg hadde skrevet i en e-post.

Endringen kom ikke fra en dramatisk krise, men fra en rolig samtale med regnskapsføreren min under årsavslutningen. Hun ba meg forklare prosessen min for kundefordringer. Da jeg var ferdig med å forklare den, satt hun taus et øyeblikk og sa så: «Claire, det er ikke en prosess. Det er bare håp.»

Hun hadde rett. Og jeg brukte de neste tre ukene på å ordne opp i det.

Hva problemet kostet meg

Før jeg fikset faktureringssystemet mitt, hadde jeg tre kategorier av økonomisk tap som jeg ikke tydelig hadde identifisert som sammenhengende.

Det første var designarbeid til bryllup som forble ubetalt fordi jeg ikke krevde depositum. Jeg investerte tid i konsultasjoner, blomsterplanlegging, leverandørinnkjøp og designforslag til bruder som deretter ombestemte seg, valgte en annen florist eller rett og slett sluttet å svare. Fordi jeg ikke hadde krevd depositum, hadde jeg ingen økonomisk rett til den tiden. Etter mitt beste estimat tapte jeg rundt 80 timer designarbeid i året til ufakturerte konsultasjoner som ikke ble til noe.

Det andre var fakturering av bedriftskontoer for blomster. Jeg hadde åtte bedriftskunder på faste ukentlige eller annenhver uke-arrangementer — kontorer, hotellfoajeer, en restaurantgruppe. Jeg fakturerte dem manuelt på slutten av hver måned. Noen ganger glemte jeg en levering. Noen ganger husket jeg feil pris for en uke. Noen ganger sendte jeg fakturaen sent, og regnskapsavdelingen behandlet den i neste måneds syklus. Resultatet var en kontantstrøm som konstant lå to til fire uker bak der den burde vært.

Det tredje var installasjonsarbeidet jeg absorberte. For store blomsterinstallasjoner på arrangementer — den typen som krever fire timers oppsett og to timers nedrigg — fakturerte jeg for blomstene og lot arbeidet stå utenfor fakturaen fordi jeg trodde kundene ville protestere på det. Det ville de sannsynligvis ikke ha gjort. Men det fikk jeg aldri vite, fordi jeg aldri satte det på fakturaen.

Totalen på tvers av disse tre kategoriene var, etter regnskapsførerens grove beregning, betydelig. Mer enn jeg hadde gjettet. Nok til å finansiere en heltidsassistent i seks måneder.

Å bygge det nye systemet

Jeg fant InvoiceFlow gjennom en anbefaling fra en fotografvenninne som hadde brukt det til sine bryllupsbestillinger. Hun beskrev depositumfunksjonen. Jeg lastet den ned samme kveld og satte opp blomsterbedriften min fra bunnen av: konsultasjonsgebyrer, bryllupspakker, priser for bedriftsarrangementer, arbeidssatser for arrangementsinstallasjoner, leveringsgebyrer, depositum for utleieartikler.

Oppsettet tok rundt to timer. Det var de beste to timene jeg har investert i infrastrukturen til bedriften min.

Bryllupsbestillinger: depositum først

Den enkeltendringen med størst effekt var å innføre en depositumfaktura på hver bryllupskonsultasjon. Selve konsultasjonen endret seg svært lite — jeg møter fortsatt par, ser på bildene av lokalet deres, diskuterer visjonen deres, jobber gjennom fargepaletten og budsjettet deres. Men konsultasjonen ender nå med at jeg tar frem telefonen og sender en depositumfaktura før jeg rekker å ta frem porteføljemappen.

Depositumet er 30 % av den totalt tilbudte pakken. Jeg sender det mens paret fortsatt sitter ved bordet. Jeg forklarer at det sikrer datoen deres i kalenderen min, og at restbeløpet forfaller seks uker før bryllupet.

Første gang jeg gjorde dette, betalte paret innen en time. Andre gang spurte et par om de kunne betale senere i uken. Jeg sa ja, men forklarte at datoen ville forbli åpen til depositumet var mottatt. De betalte neste morgen.

Det jeg la merke til i løpet av de første to månedene, var at parene som virkelig var innstilt på å hyre meg, betalte depositumet raskt. Parene som fortsatt «shoppet rundt» enten betalte sakte eller betalte ikke i det hele tatt — noe som var nyttig informasjon. Jeg ga ikke lenger de parene timevis av designoppmerksomhet og forslagsarbeid mens de fortsatte å vurdere andre florister. Depositumet skapte et naturlig filter.

I de tolv månedene siden jeg innførte depositumsystemet, har jeg hatt null bryllupsbestillinger som ble avlyst etter at depositumet var betalt. Depositumet er ikke grunnen til at de ikke avlyser — grunnen til at de ikke avlyser er at par som betaler depositum har tatt en genuin beslutning. Depositumet er mekanismen som skaper den forpliktelsen.

Bryllupsfakturaen: hver linje dokumentert

Den fulle bryllupsfakturaen er det andre dokumentet jeg har forvandlet. Før sendte jeg en énlinjes faktura: «Bryllupsblomster — [Navn] bryllup: 62 000 kr.» Den dekket alt. Paret kjente totalen sin, men hadde ingen innsikt i hva den omfattet.

Nå ser bryllupsfakturaene mine slik ut: Brudebukett — hageroser, peoner, sølvmalurt: 4 200 kr; Forloverbuketter ×4: 6 800 kr; Knapphullsblomster ×6: 1 800 kr; Seremonibue — full blomsterpynt, spesialtilpasset ramme: 14 000 kr; Bordoppsatser til mottakelse ×14 — lave arrangementer, blandede blomster: 21 000 kr; Girlander til hovedbord — 5 meter: 5 800 kr; Levering til lokalet: 1 500 kr; Installasjonsarbeid — 4 timer: 2 800 kr; Nedrigg og fjerning: 1 200 kr. Totalt: 59 100 kr.

Hver linje er synlig. Hver beslutning paret tok — å velge en større bue, å legge til en girlander på hovedbordet, å få blomstene fjernet ved kveldens slutt i stedet for å la dem stå — er dokumentert med en pris. Det er ingen overraskede ansikter ved den endelige restfakturaen, fordi paret har sett linjepostene siden det første forslaget.

Jeg har nå bruder som deler fakturaen med mødrene og svigermødrene sine, som bruker den som planleggingsreferanse, som legger meg inn i bryllupskoordineringsarket sitt post for post. Den profesjonelle dokumentasjonen har blitt en del av tjenesteopplevelsen.

Automatisering av bedriftskontoer

De åtte bedriftskundene som var blitt fakturert manuelt, er nå på gjentakende fakturaer. Hver kunde har en gjentakende faktura konfigurert: arrangementsbeskrivelsen, leveringsplanen, prisen. Fakturaen sendes automatisk ved starten av hver måned.

Jeg tenker ikke lenger på fakturering på søndagsmorgener.

Enda viktigere er at bedriftskundene mine har fortalt at faktureringen ble bedre. Én hotellkonto nevnte spesifikt at den konsekvente månedlige fakturaen gjorde det lettere å behandle kontoen min i systemet deres. En restaurantgruppe sa at de klarte å få leverandøroppsettet mitt riktig registrert i innkjøpsprogramvaren sin, fordi jeg nå hadde konsekvente fakturanumre og forretningsdokumentasjon på hver faktura.

Det praktiske resultatet er at bedriftsinntekten min kommer pålitelig og etter plan. Min gjennomsnittlige innkrevingstid på bedriftsfakturaer falt fra 38 dager til 19 dager etter overgangen til profesjonell gjentakende fakturering.

Installasjonsarbeid: inntekten jeg ga bort

Endringen med fakturering av installasjonsarbeid er den jeg er mest flau over, fordi det var den enkleste løsningen, og jeg hadde unngått den i årevis av ubegrunnet frykt.

Min standard arrangementsinstallasjon tar fire til seks timer for oppsett og to til tre timer for nedrigg. Med arbeidssatsen min utgjør dette mellom 5 000 og 9 000 kr per arrangement som jeg absorberte i det stille. Jeg overbeviste meg selv om at kundene ville protestere. Jeg overbeviste meg selv om at det var «inkludert». Jeg hadde aldri faktisk inkludert det i et tilbud — jeg hadde bare aldri fakturert for det.

Da jeg begynte å sette installasjonsarbeid på fakturaene — «Installasjonsarbeid — 5 timer à 650 kr/time: 3 250 kr», «Nedrigg og fjerning — 2 timer: 1 300 kr» — var det ikke én eneste kunde som stilte spørsmål ved det. Ikke én ba meg fjerne det. To kunder sa noe i retning av «det virker svært rimelig for arbeidet det innebærer». Jeg hadde nektet å be om disse pengene i årevis fordi jeg hadde forestilt meg en samtale som aldri faktisk har funnet sted.

Hvordan bedriften min ser ut i dag

Bedriften min er inne i sin tredje sesong med profesjonell fakturering på tvers av alle kanaler. Jeg har lagt til to nye bryllupsbestillinger per sesong over mitt tidligere gjennomsnitt — bestillinger jeg tror jeg vinner delvis fordi den profesjonelle depositumfakturaen på konsultasjonen signaliserer et nivå av forretningsmessig modenhet som noen par spesifikt ser etter. Ikke enhver brud vil ha den mest kreative floristen. Noen av dem vil ha den mest profesjonelle. Fakturaen er en del av det signalet.

Bedriftsinntekten min er stabil, forutsigbar og innkrevd i tide. Installasjonsarbeidet mitt hentes inn på hvert arrangement. Søndagsmorgenene mine er frie.

Regnskapsføreren min så på økonomien min ved årets gjennomgang og sa at delen om kundefordringer var «helt annerledes». Det er omtrent den høyeste rosen jeg kan tenke meg å få fra en regnskapsfører.

For blomsterhandlere som fortsatt driver faktureringen sin uformelt — som fortsatt gjør manuelle faktureringsrunder på søndager, fortsatt hopper over depositumet på konsultasjoner, fortsatt absorberer installasjonsarbeid fordi det føles klønete å fakturere for det — er løsningen enklere enn den ser ut fra utsiden. Last ned InvoiceFlow, bruk et par timer på å sette opp tjenestene dine, og send den første depositumfakturaen på din neste konsultasjon.

Samtalen du er redd for å ha er stort sett en du har funnet på selv. Den profesjonelle fakturaen gjør den samtalen unødvendig.

Claire Dawson er en bryllups- og arrangementsflorist basert i Portland, Oregon. Studioet hennes spesialiserer seg på bryllupsblomster i hagestil og abonnementskontoer for bedrifter innen hotell-, restaurant- og kontorbransjen.