ウェディングの顧客を失うのをやめ、安定したフラワービジネスを築いた方法

クレア・ドーソン（ウェディング・イベントフローリスト、オレゴン州ポートランド）

私はプロとして11年間、花のアレンジメントに携わってきました。最初は昔ながらの花屋のアシスタントとして始まり、イベントの仕事へと移り、やがてウェディングと法人イベントを専門とする自分のブティック型フローラルスタジオを立ち上げました。私の作る花は、地域のウェディング専門誌3誌に掲載されました。歴史的な邸宅、ワイナリーのエステート、都心のホテル宴会場で開かれる披露宴のために装花をデザインしてきました。外から見れば、私のビジネスは成功しています。

しかし最初の7年間は、成功しているように見えるビジネスを、静かに混沌とした財務基盤の上で運営していました。ウェディングの手付金システムはありませんでした。法人サブスクリプション顧客への自動請求もありませんでした。私は毎週日曜日の朝 — 唯一の決まった休日 — を、誰がいくら払うべきかを手作業で計算し、メールで打ち込んだ個別の請求依頼を送ることに費やしていました。

変化は、劇的な危機からではなく、年度末のレビューの際に会計士と交わした静かな会話から訪れました。彼女は私の売掛金の処理プロセスを説明するよう求めました。私が説明し終えると、彼女は少し黙り、こう言いました。「クレア、それはプロセスじゃないわ。ただ期待しているだけよ」

彼女は正しかったのです。そして私は、その後の3週間をそれを直すことに費やしました。

その問題が私にもたらしていた損失

請求システムを直す前、私には互いに関連していると明確に認識していなかった3つの損失カテゴリーがありました。

1つ目は、手付金がなかったために報酬を得られなかったウェディングのデザイン作業です。打ち合わせ、フローラルプランニング、仕入れ先の選定、デザイン提案に時間を投じたのに、その新婦が気を変えたり、別のフローリストを選んだり、単に返信をやめたりしたのです。手付金を求めていなかったため、その時間に対して金銭的な請求権がありませんでした。私の最良の見積もりでは、成約に至らなかった無償の打ち合わせで、年間およそ80時間のデザイン作業を失っていました。

2つ目は、法人向け花のアカウント請求です。私にはオフィス、ホテルのロビー、レストラングループなど、定期的に週次または隔週でアレンジメントを納める8つの法人顧客がいました。私は毎月末に手作業で請求していました。ときには配達を忘れました。ときには週の価格を思い違いしました。ときには請求書を遅れて送り、経理部門が翌月のサイクルで処理することもありました。その結果、キャッシュフローは本来あるべき状態より常に2〜4週間遅れていました。

3つ目は、私が吸収していた設営の人件費です。大規模イベント装花 — 設営に4時間、撤収に2時間かかるようなもの — では、花の代金は請求しても、人件費は請求書に載せていませんでした。顧客が反発するだろうと思っていたからです。おそらく反発しなかったでしょう。でも、私は請求書に載せなかったので、確かめることはありませんでした。

これら3つのカテゴリー全体の合計は、会計士の大まかな計算によると、かなりの額でした。私が思っていたよりも多かったのです。フルタイムのアシスタントを半年間雇えるほどの額でした。

新しいシステムを構築する

私は、ウェディング予約に InvoiceFlow を使っていた写真家の友人の勧めで、それを知りました。彼女は手付金機能について話してくれました。私はその晩ダウンロードし、自分のフラワービジネスをゼロから設定しました。コンサルティング料、ウェディングパッケージ、法人アレンジメントの価格、イベント設営の人件費率、配達料、レンタル品の手付金などです。

設定には約2時間かかりました。それは、私がビジネス基盤に投じた中で最良の2時間でした。

ウェディング予約：手付金を最優先するアプローチ

私が行った最もインパクトのある変更は、すべてのウェディング打ち合わせで手付金請求書を導入したことです。打ち合わせそのものはほとんど変わりませんでした — 今でもカップルと会い、会場の写真を見て、彼らのビジョンを話し合い、カラーパレットと予算を詰めていきます。でも今、打ち合わせは、ポートフォリオのバッグに手を伸ばす前に、スマートフォンを取り出して手付金請求書を送るところで終わります。

手付金は見積もりパッケージ総額の30%です。カップルがまだテーブルにいるうちに送ります。それが私のカレンダーに彼らの日程を確保するものであること、そして残額はウェディングの6週間前が支払期日になることを説明します。

初めてこれをやったとき、カップルは1時間以内に支払いました。2回目は、あるカップルが週の後半に払ってもいいかと尋ねました。私は「いいですよ」と答えましたが、手付金を受け取るまで日程は空いたままになると説明しました。彼らは翌朝に支払いました。

最初の2か月で気づいたのは、私に本当に依頼したいと思っているカップルはすぐに手付金を払うということでした。まだ「あちこち比較検討している」カップルは、支払いが遅いか、まったく払わないかのどちらかでした — これは有益な情報でした。私はもう、そうしたカップルが他のフローリストを検討し続けている間、彼らに何時間ものデザインの注意や提案作業を注ぐことはなくなりました。手付金が自然なフィルターを作り出したのです。

手付金システムを導入してから12か月の間、手付金を払った後にキャンセルしたウェディング予約はゼロでした。手付金がキャンセルしない理由なのではありません — キャンセルしない理由は、手付金を払うカップルが本物のコミットメントをしているからです。手付金は、そのコミットメントを生み出す仕組みなのです。

ウェディング請求書：すべての項目を記録する

本請求書のウェディング請求書は、私が変革したもう一つの書類です。以前は、1行だけの請求書を送っていました。「ウェディング装花 — ○○様ウェディング：6,200ドル」。それですべてをカバーしていました。カップルは総額は知っていましたが、その内訳は見えていませんでした。

今、私のウェディング請求書はこうなっています。ブライダルブーケ — ガーデンローズ、ピオニー、ダスティミラー：420ドル；ブライズメイドブーケ ×4：680ドル；ブートニア ×6：180ドル；セレモニーアーチ — フルフローラル、カスタムフレーム：1,400ドル；披露宴センターピース ×14 — ロータイプアレンジ、ミックスフローラル：2,100ドル；ヘッドテーブルガーランド — 16フィート：580ドル；会場への配達：150ドル；設営人件費 — 4時間：280ドル；撤収・撤去：120ドル。合計：5,910ドル。

すべての項目が見えます。カップルが下したすべての決断 — より大きなアーチにすること、ヘッドテーブルガーランドを追加すること、夜の終わりに装花をそのまま残すのではなく撤去してもらうこと — が価格とともに記録されます。最終残額の請求書で驚く顔はありません。なぜなら、カップルは最初の提案から項目を見てきているからです。

今では、請求書を母親や義母と共有する新婦や、それを計画の参考資料として使う新婦、項目ごとに私をウェディング調整用のスプレッドシートに加える新婦もいます。プロフェッショナルな書類が、サービス体験の一部になったのです。

法人アカウントの自動化

手作業で請求していた8つの法人顧客は、今では定期請求書に載っています。各顧客には定期請求書が設定されています。アレンジメントの説明、配達スケジュール、価格です。請求書は毎月の初めに自動的に送信されます。

日曜日の朝に請求のことを考えることは、もうありません。

さらに重要なことに、法人顧客から請求が改善したと言われました。あるホテルのアカウントは、一貫した月次請求書のおかげで彼らのシステムで私のアカウントを処理しやすくなったと具体的に述べました。あるレストラングループは、今では私がすべての請求書に一貫した請求書番号と事業者情報を記載しているので、彼らの調達ソフトウェアに私を取引先として正しく登録できたと言いました。

実際の結果として、私の法人収入は確実に、予定どおりに入ってきます。プロフェッショナルな定期請求に切り替えてから、法人請求書の平均回収期間は38日から19日に短縮されました。

設営の人件費：私が手放していた収益

設営人件費の請求の変更は、私が最も恥ずかしく思っているものです。なぜなら、それは最も単純な修正だったのに、根拠のない恐れから何年も避けていたからです。

私の標準的なイベント設営は、設営に4〜6時間、撤収に2〜3時間かかります。私の人件費率では、これは1イベントあたり500ドルから900ドルに相当し、それを黙って吸収していたのです。顧客が反発するだろうと自分を納得させていました。「込み」だと自分に言い聞かせていました。実際には提案書に一度も含めたことがなかったのに — ただ一度も請求しなかっただけなのです。

設営人件費を請求書に載せ始めたとき — 「設営人件費 — 5時間 @ 65ドル/時：325ドル」「撤収・撤去 — 2時間：130ドル」 — 一人も疑問を呈しませんでした。一人も削除を求めませんでした。2人の顧客は「その作業内容ならとても妥当だと思う」といった趣旨のことを言いました。私は何年も、実際には一度も起きたことのない会話を想像していたために、このお金を求めることを拒んでいたのです。

今の私のビジネスの姿

私のビジネスは、すべてのチャネルでプロフェッショナルな請求を行う3シーズン目に入っています。以前の平均より1シーズンあたり2件のウェディング予約が増えました — その予約を勝ち取れているのは、打ち合わせでのプロフェッショナルな手付金請求書が、一部のカップルが特に求めているビジネスの成熟度を示しているからだと私は考えています。すべての新婦が最も創造的なフローリストを求めているわけではありません。中には最もプロフェッショナルなフローリストを求める人もいます。請求書はそのシグナルの一部なのです。

私の法人収入は安定し、予測可能で、期日どおりに回収されています。設営人件費はすべてのイベントで回収されています。日曜日の朝は自由になりました。

会計士は今年のレビューで私の財務を見て、売掛金のセクションが「まったく別物になった」と言いました。それは、会計士から受け取れる中で私が想像しうる最高の賛辞です。

いまだに請求を非公式に行っているフローリストの方々 — いまだに日曜日の手作業請求サイクルをこなし、いまだに打ち合わせで手付金を省き、いまだに請求するのが気まずいからと設営人件費を吸収している方々 — にとって、その修正は外から見えるよりも単純です。InvoiceFlow をダウンロードし、数時間かけてサービスを設定し、次の打ち合わせで最初の手付金請求書を送ってみてください。

あなたが恐れている会話は、たいていあなた自身が作り出したものです。プロフェッショナルな請求書が、その会話を不要にしてくれます。

クレア・ドーソンは、オレゴン州ポートランドを拠点とするウェディング・イベントフローリストです。彼女のスタジオは、ガーデンスタイルのウェディング装花と、ホスピタリティ・オフィス顧客向けの法人アカウントサブスクリプションを専門としています。