Kuinka lakkasin menettämästä hääasiakkaita ja rakensin vakaan kukka-alan yrityksen

Kirjoittanut Claire Dawson, hää- ja tapahtumafloristi — Portland, Oregon

Olen tehnyt kukka-asetelmia ammatikseni yksitoista vuotta. Aloitin apulaisena perinteisessä kukkakaupassa, siirryin tapahtumatyöhön ja rakensin lopulta oman butiikkityyppisen kukkastudion, joka on erikoistunut häihin ja yritystapahtumiin. Tekemäni kukat ovat olleet esillä kolmessa alueellisessa hääjulkaisussa. Olen suunnitellut kukituksia vastaanotoille, joita on pidetty historiallisissa kartanoissa, viinitilojen tiluksilla ja keskustan hotellien juhlasaleissa. Millä tahansa ulkoisella mittarilla mitattuna yritykseni on menestyksekäs.

Ensimmäiset seitsemän vuotta pyöritin kuitenkin menestyksekkäältä näyttävää yritystä, jonka taloudellinen perusta oli hiljaisen kaoottinen. Minulla ei ollut ennakkomaksujärjestelmää häille. Minulla ei ollut automatisoitua laskutusta yritystilausasiakkailleni. Käytin sunnuntaiaamut — ainoan säännöllisen vapaapäiväni — laskien käsin, kuka oli minulle velkaa ja mitä, ja lähetin yksittäisiä laskutuspyyntöjä, jotka olin kirjoittanut sähköpostiin.

Muutos ei tullut dramaattisesta kriisistä vaan hiljaisesta keskustelusta kirjanpitäjäni kanssa vuoden lopun katsauksemme aikana. Hän pyysi minua selittämään myyntisaamisteni käsittelyprosessin. Kun olin lopettanut selittämisen, hän oli hetken hiljaa ja sanoi sitten: ”Claire, tuo ei ole prosessi. Tuo on pelkkää toivomista.”

Hän oli oikeassa. Ja käytin seuraavat kolme viikkoa sen korjaamiseen.

Mitä ongelma minulle maksoi

Ennen kuin korjasin laskutusjärjestelmäni, minulla oli kolme taloudellisen menetyksen kategoriaa, joita en ollut selvästi tunnistanut toisiinsa liittyviksi.

Ensimmäinen oli hääsuunnittelutyö, joka jäi maksamatta, koska minulla ei ollut ennakkomaksua. Investoin aikaa konsultaatioihin, kukkasuunnitteluun, tavarantoimittajien etsintään ja suunnitteluehdotuksiin morsiamille, jotka sitten muuttivat mielensä, valitsivat toisen floristin tai yksinkertaisesti lakkasivat vastaamasta. Koska en ollut vaatinut ennakkomaksua, minulla ei ollut taloudellista oikeutta siihen aikaan. Parhaan arvioni mukaan menetin noin 80 tuntia suunnittelutyötä vuodessa laskuttamattomiin konsultaatioihin, jotka eivät johtaneet kauppaan.

Toinen oli yritysten kukkatilien laskutus. Minulla oli kahdeksan yritysasiakasta säännöllisillä viikoittaisilla tai kahden viikon välein toimitettavilla asetelmilla — toimistoja, hotelliauloja, ravintolaketju. Laskutin heitä käsin kunkin kuukauden lopussa. Joskus unohdin toimituksen. Joskus muistin väärin viikon hinnan. Joskus lähetin laskun myöhässä, ja ostoreskontraosasto käsitteli sen seuraavan kuukauden kierroksella. Tuloksena oli kassavirta, joka oli jatkuvasti kaksi tai neljä viikkoa jäljessä siitä, missä sen olisi pitänyt olla.

Kolmas oli asennustyö, jonka otin itse kannettavakseni. Suurissa tapahtuma-asennuksissa — sellaisissa, jotka vaativat neljä tuntia pystytystä ja kaksi tuntia purkua — veloitin kukista ja jätin työn pois laskusta, koska ajattelin, että asiakkaat vastustaisivat sitä. He eivät luultavasti olisi vastustaneet. Mutta en koskaan saanut tietää, koska en koskaan laittanut sitä laskuun.

Näiden kolmen kategorian kokonaissumma oli kirjanpitäjäni karkean laskelman mukaan merkittävä. Enemmän kuin olin arvannut. Riittävästi kokopäiväisen apulaisen palkkaamiseen puoleksi vuodeksi.

Uuden järjestelmän rakentaminen

Löysin InvoiceFlow’n valokuvaajaystäväni suosituksesta, joka oli käyttänyt sitä omissa häävarauksissaan. Hän kuvaili ennakkomaksuominaisuutta. Latasin sen samana iltana ja rakensin kukka-alan yritykseni alusta alkaen: konsultaatiomaksut, hääpaketit, yritysasetelmien hinnoittelu, tapahtuma-asennusten työhinnat, toimitusmaksut, vuokratavaroiden pantit.

Käyttöönotto vei noin kaksi tuntia. Ne olivat parhaat kaksi tuntia, jotka olen investoinut yritykseni infrastruktuuriin.

Häävaraukset: Ennakkomaksu ensin -lähestymistapa

Yksittäinen vaikuttavin muutos, jonka tein, oli ennakkomaksulaskun käyttöönotto jokaisessa häidenkonsultaatiossa. Itse konsultaatio muuttui hyvin vähän — tapaan yhä pariskuntia, katson heidän tapahtumapaikkakuviaan, keskustelen heidän visiostaan, käyn läpi heidän väriteemansa ja budjettinsa. Mutta konsultaatio päättyy nyt siihen, että otan puhelimeni esiin ja lähetän ennakkomaksulaskun ennen kuin kurotan portfoliolaukkuani kohti.

Ennakkomaksu on 30 % kokonaishinnasta. Lähetän sen pariskunnan ollessa vielä pöydässä. Selitän, että se varmistaa heidän päivämääränsä kalenteristani ja että loppusumma erääntyy kuusi viikkoa ennen häitä.

Ensimmäisellä kerralla, kun tein näin, pariskunta maksoi tunnin sisällä. Toisella kerralla eräs pariskunta kysyi, voisivatko he maksaa myöhemmin viikolla. Sanoin kyllä, mutta selitin, että päivämäärä pysyisi avoinna, kunnes ennakkomaksu on vastaanotettu. He maksoivat seuraavana aamuna.

Mitä huomasin kahden ensimmäisen kuukauden aikana, oli se, että pariskunnat, jotka olivat todella sitoutuneita palkkaamaan minut, maksoivat ennakkomaksun nopeasti. Pariskunnat, jotka vielä ”vertailivat vaihtoehtoja”, joko maksoivat hitaasti tai eivät maksaneet lainkaan — mikä oli hyödyllistä tietoa. En enää antanut näille pariskunnille tunteja suunnittelun huomiotani ja ehdotustyötäni, kun he jatkoivat muiden floristien arvioimista. Ennakkomaksu loi luonnollisen suodattimen.

Kahdentoista kuukauden aikana ennakkomaksujärjestelmän käyttöönotosta yksikään morsiuskauppa ei ole peruuntunut ennakkomaksun maksamisen jälkeen. Ennakkomaksu ei ole syy siihen, että he eivät peru — syy on se, että ennakkomaksun maksavat pariskunnat ovat tehneet aidon sitoumuksen. Ennakkomaksu on mekanismi, joka luo tämän sitoumuksen.

Hääkalasku: Jokainen rivi dokumentoituna

Täysi hääkalasku on toinen dokumentti, jonka olen muuttanut. Ennen lähetin yksirivisen laskun: ”Häidenkukitus — [Nimi] häät: 6 200 €.” Se kattoi kaiken. Pariskunta tiesi loppusummansa mutta ei nähnyt lainkaan, mitä se sisälsi.

Nyt hääkalaskuni näyttävät tältä: Morsiuskimppu — puutarharuusut, pionit, hopeavillakko: 420 €; Kaason kimput ×4: 680 €; Rintakukat ×6: 180 €; Vihkikaari — täysi kukitus, mittatilauskehys: 1 400 €; Vastaanoton pöytäasetelmat ×14 — matalat asetelmat, sekakukat: 2 100 €; Kunniapöydän köynnös — 5 metriä: 580 €; Toimitus tapahtumapaikalle: 150 €; Asennustyö — 4 tuntia: 280 €; Purku ja poisto: 120 €. Yhteensä: 5 910 €.

Jokainen rivi on näkyvissä. Jokainen pariskunnan tekemä päätös — valita suurempi kaari, lisätä kunniapöydän köynnös, poistattaa kukat illan päätteeksi sen sijaan, että ne jätettäisiin paikalleen — on dokumentoitu hinnalla. Loppusummalaskussa ei ole yllättyneitä kasvoja, koska pariskunta on nähnyt rivikohtaiset erät jo alkuperäisestä ehdotuksesta lähtien.

Minulla on nyt morsiamia, jotka jakavat laskun äitiensä ja anoppiensa kanssa, jotka käyttävät sitä suunnittelun viitteenä ja lisäävät minut hääkoordinaatiotaulukkoonsa rivikohtaisesti. Ammattimainen dokumentaatio on tullut osaksi palvelukokemusta.

Yritystilien automatisointi

Ne kahdeksan yritysasiakasta, joita oli laskutettu käsin, ovat nyt toistuvilla laskuilla. Kullekin asiakkaalle on määritetty toistuva lasku: asetelman kuvaus, toimitusaikataulu, hinta. Lasku lähtee automaattisesti kunkin kuukauden alussa.

En enää ajattele laskutusta sunnuntaiaamuisin.

Mikä tärkeämpää, yritysasiakkaani ovat kertoneet minulle laskutuksen parantuneen. Yksi hotelliasiakas mainitsi erityisesti, että johdonmukainen kuukausilasku helpotti tilini käsittelyä heidän järjestelmässään. Eräs ravintolaketju sanoi, että he saivat toimittajatietoni asetettua kunnolla hankintaohjelmistoonsa, koska minulla oli nyt johdonmukaiset laskunumerot ja yritysdokumentaatio jokaisessa laskussa.

Käytännön tulos on, että yritystuloni saapuvat luotettavasti ja aikataulussa. Keskimääräinen perintäaikani yrityslaskuilla laski 38 päivästä 19 päivään ammattimaiseen toistuvaan laskutukseen siirtymisen jälkeen.

Asennustyö: Tulot, jotka annoin pois

Asennustyön laskutuksen muutos on se, josta olen häpeissäni eniten, koska se oli yksinkertaisin korjaus ja olin vältellyt sitä vuosia perusteettoman pelon vuoksi.

Vakiotapahtuma-asennukseni kestää neljästä kuuteen tuntia pystytystä ja kahdesta kolmeen tuntia purkua. Työhinnallani tämä edustaa 500–900 euroa tapahtumaa kohti, jonka otin hiljaa itse kannettavakseni. Uskottelin itselleni, että asiakkaat vastustaisivat. Uskottelin itselleni, että se oli ”sisältynyt”. En ollut koskaan tosiasiassa sisällyttänyt sitä ehdotukseen — en vain ollut koskaan veloittanut siitä.

Kun aloin laittaa asennustyön laskuihin — ”Asennustyö — 5 tuntia à 65 €/tunti: 325 €”, ”Purku ja poisto — 2 tuntia: 130 €” — yksikään asiakas ei kyseenalaistanut sitä. Yksikään ei pyytänyt poistamaan sitä. Kaksi asiakasta sanoi jotain sen tapaista kuin ”tuo vaikuttaa hyvin reilulta tehtyyn työhön nähden”. Olin kieltäytynyt pyytämästä näitä rahoja vuosia, koska olin kuvitellut keskustelun, jota ei koskaan tosiasiassa käyty.

Miltä yritykseni näyttää tänään

Yritykseni on kolmatta kauttaan ammattimaisen laskutuksen parissa kaikilla kanavilla. Olen lisännyt kaksi uutta häävarausta kaudessa aiempaan keskiarvooni verrattuna — varauksia, joiden uskon voittavani osittain siksi, että ammattimainen ennakkomaksulasku konsultaatiossa viestii sellaisesta liiketoiminnan kypsyydestä, jota jotkut pariskunnat erityisesti etsivät. Kaikki morsiamet eivät halua luovinta floristia. Osa heistä haluaa ammattimaisimman. Lasku on osa tuota viestiä.

Yritystuloni ovat vakaita, ennustettavia ja perittyjä aikataulussa. Asennustyöni peritään jokaisesta tapahtumasta. Sunnuntaiaamuni ovat vapaita.

Kirjanpitäjäni katsoi talouttani tämän vuoden katsauksessa ja sanoi, että myyntisaamisosio oli ”täysin erilainen”. Se on suunnilleen korkein kehu, jonka voin kuvitella saavani kirjanpitäjältä.

Kukkakauppiaille, jotka pyörittävät laskutustaan yhä epämuodollisesti — jotka yhä tekevät sunnuntaiaamun käsinlaskutuskierroksia, jättävät yhä ennakkomaksun väliin konsultaatioissa, ottavat yhä asennustyön itse kannettavakseen, koska siitä veloittaminen tuntuu kiusalliselta — korjaus on yksinkertaisempi kuin ulkopuolelta näyttää. Lataa InvoiceFlow, käytä pari tuntia palvelujesi määrittämiseen ja lähetä ensimmäinen ennakkomaksulasku seuraavassa konsultaatiossasi.

Keskustelu, jota pelkäät käydä, on enimmäkseen sellainen, jonka olet itse keksinyt. Ammattimainen lasku tekee tuon keskustelun tarpeettomaksi.

Claire Dawson on Portlandissa, Oregonissa toimiva hää- ja tapahtumafloristi. Hänen studionsa on erikoistunut puutarhatyyliseen häidenkukitukseen sekä yritystilausasiakkuuksiin majoitus- ja toimistoasiakkaille.