Rechnungen für Webdesign-Agenturen: Vom ersten Mockup bis zum Wartungsvertrag

Webdesign ist ein hybrides Geschäft: einmalig (das Projekt selbst), wiederkehrend (Wartung, Hosting, Pflege), und gelegentlich on-demand (kleine Änderungen). Genau diese Hybridität bringt junge Agenturen zur Verzweiflung, wenn sie noch mit Word-Vorlagen arbeiten.

Warum Webdesign-Agenturen ein durchdachtes System brauchen

Ein typisches Projekt besteht aus mindestens fünf Rechnungs-Momenten: Anzahlung, Konzept-Abnahme, Design-Abnahme, Launch-Rechnung, Wartungsbeginn. Wer das mit fünf einzelnen Word-Dateien macht, verliert den Überblick – und damit oft Geld.

Die größten Schmerzpunkte

1. Anzahlung + Schlussrechnung. Verrechnung muss sauber sein.

2. Change Requests. Kunde will „nur eine kleine Änderung” – die ist nie klein.

3. Hosting und Domain. Durchgereicht mit oder ohne Aufschlag.

4. Wartungsvertrag. Monatliche Pauschale mit Stundenkontingent.

5. SEO-Onpage-Beratung. Oft Add-on.

6. CMS-Lizenzen. Statamic, Kirby, Webflow – pro Site bezahlt.

Wie InvoiceFlow das löst

Projektphasen-Workflow

Angebot mit Phasen. Anzahlungsrechnung, Phasen-Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung mit Verrechnung der Anzahlung.

Change-Request-Vorlagen

Ein-Klick-Generierung eines CR-Angebots aus dem Hauptprojekt heraus.

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Webdesign-Agentur – eine Rechnung für die Entwicklungsphase mit einer E-Commerce-Integration außerhalb des Umfangs als separate Position und Projekt- und Domain-Referenzen in benutzerdefinierten Feldern — Ein Entwicklungs-Meilenstein mit der zusätzlichen E-Commerce-Arbeit als eigene Position – bepreist und dokumentiert, kein strittiges „Klar, das füge ich hinzu.“

Hosting-Recurring + Aufschlag

Monatlich 19 € Hosting + 30 % Aufschlag = 24,70 € auf Recurring-Rechnung.

Wartungspaket mit Stundenkontingent

5 h pro Monat inkludiert, darüber zum Tarif.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen einer Webdesign-Agentur — monatliche Website-Wartungspläne für Updates, Backups und Sicherheitsüberwachung — Wartungspläne stellen sich jeden Monat selbst in Rechnung — wiederkehrender Umsatz zwischen Projekten, ganz ohne Verwaltung.

Multi-Currency

Schweizer Kunden in CHF.

Dokumente einer Webdesign-Agentur in der Invoice Flow app – eine Projektanzahlung, Design- und Entwicklungsmeilensteine, ein monatlicher Wartungsplan und eine Hosting-Verlängerung — Anzahlung, Meilensteine, Wartung und eine Hosting-Verlängerung – ein Projekt von der Unterschrift bis zur laufenden Betreuung in einem Datensatz.

Mehrere Profile

Freelance-Profil + Agentur-GmbH-Profil getrennt.

Onsite Signature

Ein-Mann-Agentur beim Kunden vor Ort – Schlussrechnung wird vor Ort unterschrieben.

Praxisbeispiel: Ralph aus Genf

Ralph Schober ist Solo-Webdesigner mit zwei Festangestellten. 18 aktive Wartungskunden, 4 laufende Projekte. Honorar-Mix aus CHF und EUR.

Seit Januar 2026: InvoiceFlow. Hosting-Recurring läuft am 1. jeden Monats automatisch. Projektrechnungen folgen den Phasen. Konzeptpräsentation per Onsite-Signature direkt abgenommen.

Resultat: 25 % weniger Verwaltungszeit, Cashflow um 14 Tage gestrafft.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profile anlegen.
Kunden mit Sprache und Währung.
Produktkatalog: Designstunde, Devstunde, Hosting-Paket, Wartung 5h/10h, CMS-Lizenz, SEO-Audit.
Projekt-Angebot mit 4 Phasen.
Anzahlung mit QR.
Wartung als Recurring.
CR-Workflow aktivieren.

Häufige Fehler

Anzahlung nicht verrechnen auf Schlussrechnung.
CR mündlich vereinbaren.
Hosting ohne Aufschlag.
Lizenzen nicht weiterberechnen.
Wartungsvertrag ohne Kontingent.

Jetzt starten

Webdesign wirkt nach außen kreativ. Innen ist es Projektmanagement. InvoiceFlow im Google Play Store – integriert in den Workflow, vom Angebot bis zur 13. Wartungsrechnung.