Rechnungen für Digital-Marketing-Agenturen: Retainer, Projekte und Werbebudget sauber trennen

Eine moderne Digital-Marketing-Agentur lebt von drei Einnahmequellen: monatliche Retainer (SEO, Content, Social), einmalige Projekte (Website-Relaunch, Kampagnenstart), und Werbebudget-Durchläufer (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads). Das Problem: Genau dieser Mix macht die Buchhaltung anspruchsvoll. Werbebudget ist kein Umsatz, aber muss dokumentiert werden. Retainer-Kunden erwarten Reports. Projekte haben Meilensteine mit Teilrechnungen.

Warum Digital-Marketing-Agenturen ein durchdachtes System brauchen

Die Branche kämpft mit Margendruck. Wer Werbebudget durchreicht und vergisst, das im Rechnungsfluss korrekt darzustellen, wirkt unseriös. Wer Retainer-Leistungen nicht dokumentiert, kann sich nicht gegen den „aber dafür habt ihr ja den Retainer”-Vorwurf wehren.

Hinzu kommt: Ad-Spend wird meist mit Aufschlag (10–20 %) weiterberechnet. Diese Provision korrekt auszuweisen, ist Pflicht.

Die größten Schmerzpunkte

1. Retainer + Projekt + Ad-Spend. Drei verschiedene Rechnungslogiken pro Kunde.

2. Reporting-Pflicht. Kunde erwartet monatlich ein Report-PDF.

3. Ad-Budget-Vorfinanzierung. Sie zahlen Google Ads 5.000 € vor, der Kunde zahlt 30 Tage später.

4. Kampagnen-Pauschalen. Kampagnenaufsatz vs. laufende Betreuung.

5. Internationale Kunden. Multi-Currency, OSS, Reverse-Charge.

6. Mitarbeiter-Mehraufwand. Strategie-Workshop vom Senior abrechnen, Ausführung vom Junior.

Wie InvoiceFlow das löst

Retainer als Recurring mit detaillierter Position

Monatlicher SEO-Retainer 2.800 € als Recurring – mit „Inkludierte Leistungen” als Block: 15 h Beratung, 4 Artikel, 2 Backlinks.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen einer Digitalmarketing-Agentur – monatliche PPC- und SEO-Retainer in USD, GBP und EUR, die am selben Tag erstellt werden — Jeder Retainer – USD, GBP und EUR – wird am selben Tag erstellt und macht aus der Monatsanfangs-Abrechnung eine 20-minütige Prüfung.

Werbebudget als durchlaufender Posten + Provision

Position „Ad-Spend Google Ads” als durchlaufend, separate Zeile „Agency-Fee 15 %” als Provision. Sauberer USt-Ausweis pro Zeile.

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Digital-Marketing-Agentur — durchgereichte Google- und Meta-Werbeausgaben, eine 15%-Managementgebühr und ein ROAS-Performance-Bonus als separate Positionen — Google- und Meta-Ausgaben, die 15%-Managementgebühr und ein ROAS-Bonus jeweils auf eigener Position — Media und Management verschwimmen nie.

Projekt-Meilenstein-Rechnungen

50 % bei Auftrag, 30 % bei Konzeptabnahme, 20 % bei Launch – alle als Abschlagsrechnungen mit Verweis aufeinander.

Multi-Currency + OSS

US-Kunde in USD, schwedischer Kunde in EUR mit OSS-Logik.

Profil-Trennung Holding vs. Agenturmarke

Wenn Sie eine Holding mit zwei Marken haben, getrennte Profile mit eigenen Logos.

Dokumente einer Digitalmarketing-Agentur in der Invoice Flow app – eine Rechnung über Werbebudget, Retainer in GBP und EUR und ein Kampagnen-Setup-Projekt über mehrere Kunden — Eine Werbebudget-Rechnung, Retainer in GBP und EUR und ein Launch-Projekt – das ganze Kundenbuch, jeweils in der richtigen Währung.

Time-Tracking integriert

Senior-Strategie-Stunden und Junior-Ausführungs-Stunden getrennt erfassen, gegen Retainer-Kontingent verbuchen.

E-Mail-Templates mit Merge-Feldern

„Hallo {{Vorname}}, hier die Rechnung für {{Monat}} – inklusive Performance-Report im Anhang.”

Praxisbeispiel: Beatrice aus Würzburg

Beatrice Eckert leitet „Eckert & Friends Digital”, 7-Personen-Agentur. Acht Retainer-Kunden, zwei laufende Projekte, Werbebudget gesamt 28.000 € pro Monat durchgereicht.

Bisher: drei Excel-Sheets pro Kunde, Rechnungen monatelang verzögert. Seit Februar 2026: InvoiceFlow. Retainer laufen automatisch am 1. jeden Monats. Werbebudget-Position wird mit OCR aus dem Google-Ads-Beleg übernommen, 15 % Provision automatisch addiert. Projektrechnungen mit Meilensteinen.

Cashflow um 18 Tage verbessert. Streit über Retainer-Leistungen gegen Null.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil mit Steuernummer und USt-IdNr.
Kunden mit Retainer-Plan, Sprache, Währung.
Produktkatalog: Retainer-Pakete, Stundenposten Senior/Junior, Ad-Spend, Provision, Setup-Pauschalen.
Recurring-Pläne für Retainer.
Pro Projekt Meilenstein-Plan.
Monatlich Ad-Spend-Position aus Google/Meta-Reports übernehmen.
Performance-Report als PDF-Anhang.

Häufige Fehler

Ad-Spend mit Honorar verwechseln.
Provision nicht ausweisen.
Retainer-Leistungen nicht dokumentieren.
Meilensteinrechnungen ohne Verweis aufeinander – Verwirrung.
OSS ignorieren bei B2C-EU-Kunden.

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