Rechnungssoftware für Handmade- und Kunsthandwerk-Verkäufer: Etsy, Märkte und Direktverkauf

Sie kreieren Keramik in Ihrer Werkstatt, drucken Linolschnitte auf Recyclingpapier, fertigen Lederwaren in Kleinstauflagen oder häkeln Geschenkartikel. Ihr Vertrieb läuft über Etsy, DaWanda-Nachfolger, eigene Online-Shops, Handmade-Märkte und Direktkunden. InvoiceFlow ist die mobile App, die den oft chaotischen Mix aus Kanälen und Steuersituationen für DACH-Handmade-Verkäufer entwirrt.

Warum Handmade-Verkauf eigene Regeln hat

Viele Handmade-Verkäuferinnen starten als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und stoßen unbemerkt an die Grenze. Verkauf über Etsy bedeutet DAC-7-Meldung. Internationale Bestellungen erfordern Versand-Doku. Materialeinkauf und Werkverkauf vermischen sich oft im selben Buchführungsbereich.

Schmerzpunkte

1. Etsy-Auszahlungen. Etsy stellt selbst Rechnungen für Gebühren — Verkäufer müssen ihre eigene Rechnung an Käufer denken.

2. Marktverkauf. Quittungen vor Ort, Bargeld, später ins System nachtragen.

3. Kleinunternehmer-Grenze. 22.000 EUR Vorjahr, 50.000 EUR laufendes Jahr — schnell überschritten.

4. Materialkosten. Pro Werk Aufwand grob kalkulieren.

5. Geschenk-Bestellungen. Versand an andere Adresse als Käufer.

Wie InvoiceFlow das löst

Kleinunternehmer-Vorlage

Footer-Text automatisch, Steuersatz-Spalten ausgeblendet.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Kerzenherstellers – Sojakerzen und ein Raumduft-Diffuser zu Großhandels-Stückpreisen mit SKUs und der PO des Käufers in benutzerdefinierten Feldern — SKUs, Stückpreise, die PO des Käufers – das System der Boutique akzeptiert sie wie bei jedem Lieferanten.

Mehrere Profile

Etsy-Verkauf + Marktverkauf + Direktbestellungen separat fakturieren.

Invoice Flow app Dokumente einer Herstellerin von Handarbeiten — eine Großhandelsbestellung Kerzen, eine individuelle Hochzeits-Gastgeschenk-Bestellung auf Anzahlung, eine bezahlte Firmen-Geschenkbestellung und ein Entwurf — Großhandel, eine individuelle Bestellung auf Anzahlung, eine Firmen-Geschenkaktion — aus dem Hobby ist ein Geschäft geworden.

Quittungs-Modus für Markttage

Schnelle Bar-Rechnung mit Druckfunktion (Mini-Bondrucker via Bluetooth) — wichtig für Weihnachtsmärkte.

Multi-Channel-SKU

Eine Produktdefinition, mehrere Kanäle.

Lieferschein für Geschenk-Versand

Verschiedene Adressen für Empfänger und Käufer.

Produktansicht eines Kerzenbetriebs in der Invoice Flow app – Kerzen, Dosen, Duftwachs, Diffuser und Geschenksets mit SKUs und verfolgtem Bestand — Jede Position mit eigenem SKU und Bestandszählung – das Studioregal, digitalisiert.

Belegerkennung

Materialeinkauf (Garn, Ton, Leder) — automatisch GoBD-konform abgelegt.

Multi-Currency

Etsy-Käufer aus USA in USD, aber Konto-Auszahlung in EUR — Kurs gespeichert.

Praxisbeispiel: Heidi in Basel

Heidi fertigt Keramik in ihrer Werkstatt in Basel-Kleinbasel. Verkauf über Etsy (international), zwei Schweizer Handmade-Plattformen und 6 Märkte im Jahr. Mit InvoiceFlow generiert sie Markttag-Quittungen blitzschnell, Etsy-Bestellungen werden mit korrekter MWST (CH 8.1 %) versehen, US-Käufer erhalten USD-Rechnungen.

Schritt-für-Schritt

Produkt anlegen (Foto, SKU, Preis).
Markttag: Schnellverkauf, Bondrucker.
Etsy-Bestellung: aus Etsy-Order-ID Rechnung erstellen.
Versand: Lieferschein mit Empfängeradresse.
Materialbeleg fotografieren.
Quartalsende: Umsatz-Check gegen Kleinunternehmer-Grenze.

Häufige Fehler

Kleinunternehmer-Grenze überschritten ohne Wechsel: Steuernachzahlung.
DAC-7-Meldung über Etsy ignoriert: Plattformen melden seit 2023.
Versandkosten als USt-frei dargestellt: Falsch bei Regelbesteuerung.
Materialbelege fehlen: Vorsteuerabzug verloren.
Geschenk-Adresse als Rechnungsadresse: Datenschutz und Steuer.

Jetzt starten

App installieren, Produkt-Katalog hochladen, Kleinunternehmer-Profil einrichten, ggf. Bluetooth-Bondrucker koppeln — und nächsten Weihnachtsmarkt entspannt durchstehen.