Rechnung schreiben als Social Media Manager: Vom Posting-Plan zur Überweisung

Du planst Inhalte für vier Marken parallel, schreibst Captions in drei Sprachen, betreust den Redaktionsplan eines Berliner Modelabels und antwortest auf 600 Kommentare täglich. Social Media Management ist Maschinenraumarbeit – sichtbar wird oft nur das, was am Ende auf Instagram, TikTok oder LinkedIn erscheint. Genau deshalb ist die Rechnung so wichtig: Sie ist das einzige Dokument, in dem dein Aufwand greifbar wird.

Dieser Beitrag richtet sich an freie Social Media Manager im DACH-Raum und zeigt, wie InvoiceFlow den Abrechnungsalltag souverän macht.

Social-Media-Honorare sind in DACH stark fragmentiert. Manche Kunden zahlen Retainer (z. B. 1.500 € pauschal für „Content-Plan + Community-Management”), andere Stunden (75–110 €/h), wieder andere pro Post (40–120 €). Wer all diese Modelle in einer Rechnung sauber abbilden will, braucht ein System, das nicht in starre Vorlagen presst.

Außerdem werden Social-Media-Manager oft mit kreativen Zusatzleistungen beauftragt: Reels-Schnitt, Caption-Texten, Strategie-Workshops, Reporting. Diese müssen separat ausgewiesen werden.

Die größten Schmerzpunkte

Mischabrechnung Retainer + Mehraufwand. Standardpaket plus Sonderwünsche – ohne klare Trennung verschenkst du Stunden.

Tools für Kunde. Later, Meta Business Suite, Canva Pro, ChatGPT – wer trägt die Kosten?

Auswertungszyklen. Monatlicher Performance-Report ist Standard. Wird er in der Rechnung erwähnt, freut sich der Kunde.

Krisen-Kommunikation. Plötzliche Shitstorms erfordern Mehraufwand außerhalb des Retainers. Klare Klausel im Vertrag (und auf der Rechnung) hilft.

Cross-Border-Kunden. Wer für eine Schweizer Modemarke betreut, fakturiert in CHF ohne MWST-Ausweis.

Wie InvoiceFlow das löst

Retainer-Vorlagen mit klar definierten Inhalten

Lege Standard-Pakete an: „SMM Basic – 12 Posts/Monat, Community-Management 2h/Woche”, „SMM Pro – 20 Posts, 4 Reels, monatlicher Report”. Pro Kunde wählst du eines aus, oder du baust einen Custom-Mix.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Social-Media-Managers – vier monatliche Retainer-Pakete, die automatisch am 1. erstellt werden — Jeder Retainer rechnet sich am 1. selbst ab – Sie prüfen und versenden.

Mehraufwand als zusätzliche Position

Bei Sonderaktionen (Produkt-Launch, Krise) fügst du eine zusätzliche Position zur monatlichen Wiederholung hinzu: „Zusätzliche 3 Reels für Black-Friday-Kampagne 380 €”.

Invoice Flow app Produktübersicht mit SMM-Paketen — Basic-, Standard- und Premium-Stufen plus Werbekampagnen-Setup, Analyseberichte und Plattform-Onboarding — Ihre Paketstufen und Add-ons — einmal bepreist, mit einem Tipp in Rechnung gestellt.

Wiederkehrende Rechnungen mit Pause

Hat dein Kunde einen Inhaltsstopp im August? Pausiere die Wiederholung, ohne dass die Reihe neu konfiguriert werden muss.

Mehrere Profile

Vielleicht hast du eine persönliche Marke (Personal Branding/Education) und ein Agentur-Profil für Brand-Mandate. InvoiceFlow erlaubt mehrere parallele Profile mit eigenem Logo, eigener USt-IdNr.

Ausgaben-Tracker eines Social-Media-Managers in der Invoice Flow app – abrechenbare Stockfoto-Credits, Workspace eines Planungstools und ein Canva-Pro-Brandkit-Platz — Kundenspezifische Tool-Kosten, dem Kunden zugeordnet – raus aus Ihrer Marge, rauf auf dessen Rechnung.

Visuelle Vorlagen

Im Vorlageneditor passt du das PDF an die Stilwelt deines Studios an: Farben, Schrift, Logo-Position.

Mehrsprachige PDFs

Deutsche, österreichische und Schweizer Kunden, gelegentlich englischsprachige Brand-Manager – jede Rechnung in der Sprache des Empfängers.

Invoice Flow app Dashboard eines Social-Media-Managers – ausstehende und überfällige Summen sowie aktuelle Rechnungen mit den Status Bezahlt, Versendet und Entwurf — Wer bezahlt hat, wer überfällig ist, was als Entwurf vorliegt – ein Blick, keine Tabelle.

GoBD-konforme Belegerfassung

Canva-Lizenzen, Adobe Express, Tool-Abos, gegebenenfalls Werbebudget bei Meta (separate Abrechnung) – alle Belege per OCR scannen, direkt zugeordnet.

Praxisbeispiel: Anna aus Wien

Anna, 30, betreut vier Markenkunden in Österreich und Deutschland sowie zwei Schweizer Kunden im Retainer. Pakete zwischen 900 € und 3.400 € pro Monat. Sie ist Einzelunternehmerin und seit 2024 umsatzsteuerpflichtig (über 35.000 € netto Vorjahr).

Vorher: vier verschiedene Word-Vorlagen, eine Excel-Liste, ein Vergessen-Problem. Im Q4/2024 verlor sie 1.800 €, weil eine Sonderaktion für einen Münchner Kunden in der allgemeinen Retainer-Rechnung unterging.

Im Februar 2025 wechselt sie zu InvoiceFlow. Sie pflegt vier Pakete als Vorlagen, hinterlegt jeden Kunden mit USt-IdNr. (zwei Schweizer Kunden ohne, da CH Drittland), aktiviert wiederkehrende Rechnungen am 1. des Folgemonats. Mehraufwand erfasst sie tagesaktuell als zusätzliche Positionen. Ergebnis: Cashflow um 14 % gesteigert, weil nichts mehr vergessen wird.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil anlegen.
Standardpakete als Vorlagen.
Kunden anlegen mit USt-IdNr., Sprache, Währung.
Wiederkehrende Rechnungen einrichten.
Mehraufwand laufend erfassen.
Monatlicher Report per E-Mail-Vorlage zusätzlich verschicken.
Mahnstufen automatisch.
Quartalsexport an Steuerberater.

Häufige Fehler

Retainer-Inhalt nicht definiert. Was ist im Paket, was nicht? Schriftlich.

Mehraufwand vergessen. Tagesaktuell erfassen.

Tool-Kosten nicht durchgereicht. Canva Pro für drei Kunden = drei Pass-Throughs.

Reverse Charge falsch. EU-B2B: Reverse Charge mit gültiger UID. Schweiz: kein USt-Ausweis, Drittlandhinweis.

Privatrechnung mit Brand-Rechnung mischen. Eigene Profile + getrennte Konten.

Jetzt starten

Du planst Content für Marken in mehreren Ländern. Plane deine Rechnungen genauso strukturiert. Lade InvoiceFlow im Google Play Store, pflege deine Pakete und versende die nächste Retainer-Rechnung am 1. des Monats – automatisiert, professionell, sauber.