Invoice Flow app icon Invoice Flow management Scarica l’app
IT

InvoiceFlow per i rivenditori di prodotti alimentari di specialità: la guida completa alla fatturazione

Fatturazione per account all’ingrosso, mercati contadini, ristoranti, programmi in abbonamento e regali aziendali

I produttori e i rivenditori di prodotti alimentari di specialità che vendono su più canali — mercati contadini, ingrosso per cooperative, account di ristoranti, programmi in abbonamento — hanno bisogno di un’infrastruttura di fatturazione capace di gestire diverse fasce di prezzo, numeri d’ordine di acquisto, documentazione sulla durata di conservazione e fatture ricorrenti in abbonamento. InvoiceFlow gestisce l’intero stack di fatturazione per le aziende di prodotti alimentari di specialità.

Fatture all’ingrosso per cooperative e negozi di alimentari di specialità

Le cooperative regionali e i negozi di alimenti naturali indipendenti sono gli account all’ingrosso di riferimento per i produttori di prodotti alimentari di specialità. Richiedono fatture formali con numeri d’ordine di acquisto, documentazione per la vendita esente da IVA (rivendita B2B) e prezzi per cartone.

Ordine all’ingrosso — [Nome rivenditore] — [Data]:

Dettagli dell’account:

Articoli:

Termini di pagamento: Net-30 Ordine minimo: [N] unità per SKU / $[importo] per ordine Ciclo di riordino: [Mensile / Trimestrale / Secondo necessità]

Nota sulla durata di conservazione (obbligatoria su tutte le fatture all’ingrosso): “Tutti i prodotti vengono consegnati con un minimo di [N] settimane/mesi di durata di conservazione residua. Registri di produzione dei lotti disponibili su richiesta.”

Questa nota ti protegge nelle contestazioni sui resi. Un rivenditore che afferma di aver ricevuto il prodotto vicino alla scadenza non ha alcuna documentazione su cui basarsi se la tua fattura specifica la data di consegna e la garanzia sulla durata di conservazione.

Ordini all’ingrosso multi-sede

Per le catene di cooperative o i rivenditori con più punti vendita:

Crea un template separato per ogni fascia di account retail con il prezzo corretto già precaricato.

Fasce di prezzo all’ingrosso

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un produttore alimentare artigianale — hot honey, miele di fiori selvatici e conserve a prezzo unitario all'ingrosso con uno sconto a cartone e codici di lotto
Vasetti, cartoni, codici di lotto — una fattura da fornitore che un buyer di alimentari può tracciare e archiviare.

Crea un template InvoiceFlow separato per ogni fascia. Precarica la struttura di prezzo corretta e il testo sull’ordine minimo. Quando chiama un nuovo account, apri il template giusto, compila i dettagli dell’account e il prezzo è già corretto.

Fatture per ristoranti e food service

Gli account dei ristoranti usano i tuoi prodotti nei piatti, non li rivendono. Volumi più bassi, cicli d’ordine più rapidi e termini net-15 (devono riordinare prontamente e tendono a pagare in tempo).

Ordine food service — [Nome ristorante] — [Data]:

Articoli:

Nota: “Questo prodotto è destinato all’uso food service. Non autorizzato per la rivendita al dettaglio.”

Gli account dei ristoranti spesso iniziano come clienti abituali che ti incontrano al mercato contadino. Il passaggio a un account all’ingrosso formale comincia con la prima fattura professionale.

Ricevute del mercato contadino

Fatture ricorrenti dell'app Invoice Flow di un produttore alimentare — un ordine fisso settimanale di un caffè e un riassortimento mensile per un negozio di alimentari
L'ordine settimanale del caffè e il riassortimento del negozio si fatturano da soli, a cadenza.

Anche le vendite dirette al mercato traggono beneficio da una semplice ricevuta, specialmente per gli acquirenti che hanno bisogno di documentazione dell’acquisto.

Ricevuta di vendita al mercato contadino — [Nome della tua attività] — [Data]:

Il codice di partita e la data di produzione costruiscono abitudini di documentazione che contano quando passi all’ingrosso. Gli acquirenti che assaggiano al mercato e in seguito effettuano ordini all’ingrosso apprezzano i produttori che già tracciano la provenienza dei lotti.

Programmi di abbonamento mensile

I programmi in abbonamento garantiscono ai clienti abituali l’accesso a partite limitate e generano ricavi mensili prevedibili.

Abbonamento mensile alle provviste — [Nome abbonato] — [Mese Anno]:

Per gli abbonamenti a fasce:

InvoiceFlow genera e invia automaticamente le fatture dell’abbonamento nella tua data di fatturazione. Gli abbonati pagano con il metodo indicato sulla fattura, così non devi rincorrere i pagamenti sugli ordini in abbonamento.

Abbonamenti trimestrali e stagionali

Box stagionale trimestrale — [Nome abbonato] — [Trimestre Anno]:

Regali di specialità e ordini aziendali

Documenti di Invoice Flow app di un'attività di alimenti di specialità — un ordine per un fornitore di alimentari, una fattura di export in EUR, un ordine aziendale di cesti regalo pagato e un ordine per un caffè pagato
Alimentari, export in euro, cesti aziendali, forniture caffè — l'intero registro commerciale su una schermata.

I set regalo per le festività, i programmi di benessere aziendale e gli ordini di omaggio ai clienti sono concentrati nel Q4 ma compaiono tutto l’anno.

Ordine di regalo gastronomico di specialità — [Nome azienda / cliente] — [Data]:

L’acconto del 50% non è negoziabile per gli ordini regalo — stai acquistando ingredienti di specialità per una specifica tiratura di produzione. Senza l’acconto, ti accolli il costo degli ingredienti se l’ordine viene annullato.

Usare InvoiceFlow per la fatturazione di prodotti alimentari di specialità

Template all’ingrosso per fascia: crea template separati per cooperative/retail di specialità (net-30), ristoranti/food service (net-15) e account distributori (termini personalizzati). Il prezzo corretto e il testo sull’ordine minimo si popolano automaticamente per ciascuno.

Note sulla durata di conservazione: precarica la garanzia sulla durata di conservazione nel campo Note di ogni template all’ingrosso. Compare automaticamente su ogni fattura.

Fatturazione automatica degli abbonamenti: imposta ogni fascia di abbonamento come fattura ricorrente. La fattura viene generata e inviata nella data che hai stabilito, con il metodo di pagamento indicato su di essa. La fatturazione mensile non richiede alcuna azione manuale.

Tracciamento degli acconti sui regali aziendali: quando l’acconto è stato pagato, InvoiceFlow genera la fattura di saldo con l’importo residuo corretto. Entrambe le fatture fanno riferimento allo stesso numero d’ordine e ai dettagli dell’ordine.

Gestione della documentazione di rivendita B2B: memorizza la data di scadenza della Partita IVA / documentazione di rivendita nelle note di ogni account all’ingrosso. Rivedi trimestralmente i documenti in scadenza.

Documentazione dei codici di partita: aggiungi il codice di partita e la data di produzione alle fatture all’ingrosso. Crea una documentazione di provenienza a cui gli acquirenti retail faranno riferimento nei loro sistemi di inventario.

Riferimento rapido sui prezzi

Verifica che il tuo COGS (costo del venduto) copra il margine all’ingrosso:

Scarica InvoiceFlow. Crea template all’ingrosso per ogni fascia di account con note sulla durata di conservazione e testo sull’ordine minimo. Imposta la fatturazione automatica degli abbonamenti. Aggiungi la struttura degli acconti agli ordini regalo. L’acquirente della cooperativa che ti trova al mercato contadino è l’inizio della tua distribuzione all’ingrosso — se hai la fattura per chiudere l’account.

InvoiceFlow è un’app di fatturazione gratuita per Android pensata per i piccoli imprenditori. Invia fatture professionali per prodotti alimentari di specialità, gestisci gli account all’ingrosso con le cooperative, fattura automaticamente i programmi in abbonamento e gestisci gli ordini di regali aziendali — tutto dal tuo telefono.