Facturation pour chauffeurs de taxi et VTC indépendants : la note de course en deux taps

Vous démarrez à 5 h pour conduire un client à Roissy, vous enchaînez avec un transfert médical conventionné CPAM, vous rentrez à midi pour une course Uber, et l’après-midi vous faites une mission à la demi-journée pour une entreprise du Triangle d’Or. Chaque course a son tarif, son mode de paiement, sa logique fiscale. Vous tenez encore vos comptes au stylo dans un carnet sur le tableau de bord.

InvoiceFlow remplace le carnet et le tampon.

Pourquoi le taxi-VTC est un cas particulier

Vous êtes au choix : taxi avec licence ADS (plaque), VTC avec carte pro, ou les deux. Vos clients sont des particuliers (note papier suffit en théorie), des entreprises (facture obligatoire), la CPAM pour le transport médical conventionné, des plateformes (Uber, Bolt, FreeNow) qui prélèvent une commission. La TVA est à 10 % pour le transport de personnes en France.

Les principales douleurs

Le mix particulier/entreprise. L’entreprise demande sa facture nominative. Le particulier veut juste une note.

La CPAM. Le transport sanitaire conventionné a son propre format de facturation (formulaire S3140).

Les plateformes. Uber prélève 25 % et vous verse le net. Votre compta doit refléter le brut.

Les forfaits aéroport. Paris-Roissy 60 €, Paris-Orly 35 € : forfaits réglementés à mentionner.

Les pourboires. Encaissés par la plateforme, à comptabiliser à part.

Le carburant. TVA sur essence pour VTC : 80 % récupérables. Sur gazole : 80 % aussi.

La licence ADS. Pour les taxis qui louent leur ADS, le loyer est une charge spécifique.

Comment InvoiceFlow règle ça

Multi-paiements à bord

CB via lecteur, lien CB en SMS, espèces, virement, Apple Pay : tout est consigné en une saisie.

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un chauffeur VTC — un compte corporate mensuel avec trajets en ville et transferts aéroport et une référence de centre de coûts dans des champs personnalisés — Tout un mois de trajets pour cadres et de transferts aéroport sur une seule facture — référence de centre de coûts dans les champs personnalisés pour leur service comptable.

Modèles de course

Course standard, transfert aéroport forfaitaire, mise à disposition à l’heure, transport médical : quatre produits à activer en un tap.

Hors-ligne d’abord

Vous facturez dans un parking souterrain. Synchro au retour.

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un chauffeur VTC — un compte mensuel d'entreprise pour dirigeants et un contrat de transport scolaire générés automatiquement — Contrats d'entreprise et de ramassage scolaire sur un cycle mensuel — les comptes stables se facturent tout seuls.

OCR carburant

Photographiez le ticket de la station Total. TVA 80 % consignée auto.

Documents de l'app Invoice Flow d'un chauffeur VTC — un compte d'entreprise mensuel, un contrat de transport scolaire, une réservation de chauffeur d'événement et un reçu de transfert aéroport — Comptes d'entreprise, un contrat scolaire, une réservation d'événement et un transfert aéroport ponctuel — chaque flux de revenus enregistré.

Profils séparés taxi/VTC

Si vous cumulez, deux profils distincts avec leurs numérotations.

Conditions préenregistrées

Tarifs réglementés, suppléments bagages, suppléments nuit (entre 19 h et 7 h), suppléments dimanche.

Modèles d’email pour B2B

“Bonjour, voici la facture pour la course du [Date], [Heure], [Lieu].”

Cas concret : Béatrice à Lille

Béatrice est taxi à Lille, licence ADS, et fait beaucoup de transport médical conventionné CPAM en plus des courses traditionnelles. Avant InvoiceFlow, elle remplissait à la main les formulaires S3140 et perdait régulièrement 3-4 jours par mois en administratif. Désormais, chaque course conventionnée est documentée avec le n° de prescription médicale, le forfait CPAM appliqué, et la facture est prête à être envoyée à la caisse en deux taps. Ses courses entreprise sont facturées sur le pare-brise au moment du règlement.

Workflow étape par étape

Créer le profil (taxi avec ADS, VTC avec carte pro).
Définir les produits/forfaits standards.
Saisir les clients B2B et la CPAM avec leurs particularités.
À chaque course : ouverture, encaissement, facture si demandée.
Pour la CPAM : formulaire dédié auto-rempli.
Carburant : photo systématique du ticket.
Mensuel : récap pour comptable.

Erreurs fréquentes

Appliquer 20 % de TVA au lieu de 10 % sur le transport de personnes. Oublier le n° de licence ADS ou carte pro sur la facture. Ne pas comptabiliser le brut Uber/Bolt et déclarer seulement le net. Mélanger transport médical et taxi standard. Oublier les suppléments nuit/dimanche obligatoires.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow, créez vos forfaits aéroport, vos courses standards, vos clients B2B. Dès demain matin, chaque course est facturée en sortie de véhicule.