Facturation pour gestionnaires immobiliers indépendants : loyers, charges et honoraires sans confusion

Vous gérez 35 lots pour 12 propriétaires bailleurs, vous percevez les loyers, vous reversez nets de vos honoraires, vous refacturez les travaux à la charge du bailleur et ceux à la charge du locataire selon le décret 87-712. Vous tenez un tableau de bord par propriétaire avec son SCI, sa fiscalité (LMNP, foncier, IS), et vous éditez une situation mensuelle.

InvoiceFlow apporte la rigueur d’une vraie gestion locative aux administrateurs de biens indépendants.

Pourquoi la gestion locative est un cas spécifique

Vous facturez des honoraires de gestion (5-8 % des loyers encaissés), des honoraires de location (1 mois de loyer HT en moyenne), et vous gérez des flux qui ne vous appartiennent pas (loyers reversés). Comptablement, ces flux sont distincts : votre CA, c’est les honoraires. Les loyers sont du flux client. Beaucoup confondent et déclarent les loyers en CA — erreur fiscale grave.

Les principales douleurs

Le compte mandataire. Carte T obligatoire (Hoguet), compte séquestre, garantie financière.

Les quittances locataires. Mensuelles, automatiques, conformes loi.

Les états de situation propriétaires. Mensuels avec loyer, charges, honoraires, net reversé.

Les travaux refacturés. Selon décret 87-712 : qui paie quoi (locataire vs bailleur).

La régularisation des charges. Annuelle, avec décompte type, justificatifs joints.

Les rappels et impayés. Mise en demeure, commandement de payer, garantie GLI.

Comment InvoiceFlow règle ça

Plusieurs profils

Activité gestion locative (carte T) + activité conseil patrimonial : profils étanches.

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un gestionnaire immobilier — frais de gestion mensuels de 8 % du loyer générés automatiquement pour chaque bien géré — Les frais de gestion de chaque bien constituent leur propre facture récurrente mensuelle — 5 biens ou 50, la facturation tourne toute seule.

Échéanciers récurrents pour quittances

Chaque loyer programmé. Quittance auto envoyée au locataire avec acompte/charges.

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un gestionnaire immobilier — une réparation de plombier et d'électricien répercutée au propriétaire avec des frais de coordination de 15 % en ligne distincte et des références de propriété et d'ordre de travail dans des champs personnalisés — Plombier, électricien et des frais de coordination de 15 % chacun détaillés — le propriétaire voit exactement ce qu'il rembourse et ce que vous gagnez.

Lignes distinctes honoraires

Pour chaque propriétaire, votre facture mensuelle d’honoraires distincte du reversement loyer.

Documents de l'app Invoice Flow d'un gestionnaire immobilier — honoraires de gestion mensuels, une refacturation d'entretien, un reçu de loyer de locataire et des frais administratifs de renouvellement de bail — Honoraires de gestion, une refacturation, un reçu de loyer et des frais administratifs — chaque flux de revenus du portefeuille dans une seule vue.

États de situation auto

Édition mensuelle avec encaissements, dépenses, honoraires, net à reverser.

OCR factures travaux

Photos factures plombier, électricien, syndic. Imputation auto (locataire ou bailleur selon décret).

Conditions préenregistrées

Mandat de gestion type, durée 1 an renouvelable, conditions de résiliation.

Multi-paiements

Virements groupés mensuels aux propriétaires en deux taps.

Cas concret : Marc-André à Québec

Marc-André gère 28 logements pour 9 propriétaires montréalais investisseurs. Au Québec, c’est la TPS/TVQ + le Tribunal administratif du logement. Avant InvoiceFlow, sa fin de mois durait 4 jours. Désormais, états de situation auto, quittances auto, reversements auto. Il dégage 2,5 jours pour prospecter de nouveaux mandats.

Workflow étape par étape

Créer profil gestion avec carte T, garantie financière, n° RCS.
Saisir propriétaires et locataires.
Programmer quittances mensuelles auto.
OCR factures travaux avec imputation décret 87-712.
État de situation mensuel auto.
Reversement net au propriétaire.
Régularisation charges annuelle.
Honoraires propriétaire facturés à part.

Erreurs fréquentes

Déclarer les loyers en CA (au lieu des honoraires seuls). Confondre charges locatives et bailleur. Oublier la régularisation annuelle. Ne pas envoyer la quittance dans les 3 jours suivant l’encaissement. Oublier la mention carte T sur les documents commerciaux.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow, créez votre profil gestion, importez vos mandats. Quittances et états en place dès la prochaine fin de mois.