Facturation pour professeurs particuliers : du soutien scolaire à la compta nette

Vous donnez des cours de maths à six lycéens, du français à un collégien en difficulté, et vous préparez deux candidats au concours Sciences Po. Les parents vous payent en CESU, en chèque, en virement, parfois en espèces glissées dans une enveloppe à la fin du cours. Au moment de la déclaration trimestrielle, vous reconstituez tout à la main.

InvoiceFlow met de l’ordre dans le soutien scolaire indépendant.

Pourquoi le soutien scolaire est un cas à part

Le CESU est omniprésent côté familles, parce qu’il leur donne droit à un crédit d’impôt de 50 %. Mais le CESU déclaratif vous transforme en salarié de la famille, ce qui change toute la mécanique. Si vous êtes en auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas accepter le CESU préfinancé classique : il faut être déclaré “service à la personne” et passer par un mandataire ou créer une structure agréée.

Les principales douleurs

Le bon statut. CESU emploi direct, mandataire, micro-entreprise SAP : trois mondes différents.

Le crédit d’impôt familles. Vous devez fournir une attestation fiscale annuelle conforme. Sans, les familles perdent leur déduction.

Les vacances. Pas de cours pendant les vacances scolaires, mais l’engagement à l’année reste.

Les fratries. Tarifs dégressifs à appliquer sans se tromper.

Les cours de groupe. Trois élèves à 18 € chacun pour 1 h, vs 35 € en individuel : la marge est différente.

Les déplacements. Frais kilométriques à refacturer ou inclus.

Les annulations. Préavis de 24-48 h pour ne pas facturer, mais beaucoup de familles annulent au dernier moment.

Comment InvoiceFlow règle ça

Plusieurs profils

Activité auto-entrepreneur SAP, activité via mandataire, parfois vacation lycée : chacun son profil.

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un tuteur privé — relevés mensuels de leçons de mathématiques et de sciences générés automatiquement pour des étudiants hebdomadaires — Des étudiants hebdomadaires facturés une fois par mois, automatiquement — sans échange d'argent après une leçon.

Échéanciers avec pauses scolaires

L’année est programmée à la rentrée. Les vacances de Toussaint, Noël, février, Pâques sont des pauses automatiques.

Attestation fiscale annuelle

Génération automatique du document conforme pour le crédit d’impôt service à la personne.

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un tuteur particulier — un forfait de préparation au SAT de 10 sessions facturé d'avance avec sessions consignées et politique d'annulation dans des champs personnalisés — Un forfait SAT de 10 sessions facturé une fois d'avance — sessions consignées et politique d'annulation directement sur la facture.

Suivi du temps

Timer démarré à 17 h, arrêté à 18 h. Si le cours déborde, c’est facturé.

Documents de l'app Invoice Flow d'un tuteur particulier — un forfait SAT, un programme de maths périscolaire avec un numéro de PO, un relevé de maths mensuel et un bloc de sciences payé — Forfaits, relevés mensuels et un contrat scolaire avec son PO — toute la facturation de la pratique dans une liste.

Conditions préenregistrées

Politique d’annulation à 24 h, indemnité forfaitaire, engagement à l’année.

Modèles d’email

“Bonjour [Parent], voici la facture pour les cours de [Élève] en [Mois]. Crédit d’impôt 50 % applicable.”

OCR frais

Photos des tickets de péage, de train pour aller chez l’élève à l’autre bout de la ville.

Cas concret : Sébastien à Dijon

Sébastien est prof de maths agrégé en disponibilité, qui donne des cours particuliers à 35 € de l’heure à 12 élèves dijonnais. Il a opté pour la micro-entreprise services à la personne, ce qui lui permet de proposer le CESU préfinancé à ses familles et leur donne accès au crédit d’impôt. Avant InvoiceFlow, il perdait deux soirées par trimestre à éditer manuellement les attestations fiscales en janvier. Désormais, l’attestation est générée en deux taps pour chaque famille, et il n’a plus jamais oublié un élève.

Workflow étape par étape

Créer le profil avec n° d’agrément SAP si applicable.
Définir les tarifs (individuel, groupe, par matière).
Programmer les échéanciers annuels avec pauses scolaires.
À chaque cours : timer démarré.
Mensuel : facture envoyée à la famille.
Janvier : attestation fiscale annuelle pour chaque famille.
Trimestriel : export pour URSSAF.

Erreurs fréquentes

Croire qu’on peut accepter le CESU préfinancé sans agrément SAP. Oublier l’attestation fiscale en janvier, ce qui prive les familles de leur crédit d’impôt. Mélanger cours individuels et collectifs sur la même ligne sans distinction. Ne pas mentionner “TVA non applicable, art. 293 B” en franchise. Refacturer des frais de déplacement sans accord préalable.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow avant la rentrée. Saisissez vos élèves, programmez l’année avec pauses scolaires, configurez la génération d’attestation fiscale. Vous n’aurez plus jamais à courir après un chèque ou une attestation oubliée.