Facturation pour professeurs de langues indépendants : enseignez la grammaire, automatisez la paperasse

Vous donnez cours d’anglais à un cadre parisien le matin sur Zoom, d’espagnol à un lycéen de Versailles l’après-midi en présentiel, et d’italien à un retraité belge le soir. Trois langues, trois fuseaux pédagogiques, trois cadences de paiement, et un tableur Google qui n’a plus été à jour depuis février. Bienvenue dans la vie d’un prof de langues freelance.

InvoiceFlow est l’outil qui transforme votre activité éparpillée en flux propre, sans vous voler vos plages de préparation de cours.

Pourquoi enseigner les langues complique la facturation

Vous avez des élèves particuliers payés à l’heure ou au pack, des entreprises qui passent par un OPCO, des plateformes (Preply, italki) qui prennent une commission, et parfois des cours en groupe au tarif dégressif. Vous travaillez peut-être sous le régime de l’auto-entrepreneur avec franchise en base de TVA, ou en BNC, ou via le CESU si vos clients particuliers passent par là. Le CESU change la donne : c’est l’URSSAF qui collecte, et votre rôle de facturation est limité.

Les principales douleurs

Les packs prépayés. Un élève achète 10 cours d’avance. Combien lui en reste-t-il ? Vous décomptez à la main entre deux cafés, vous vous trompez, l’élève proteste.

Les annulations. Préavis de 24 h, sinon facturé. Mais sans système, vous laissez passer la moitié des annulations tardives par gêne.

Les plateformes. Preply prélève sa commission avant versement. Vous touchez 22 € sur un cours vendu 30 €. La compta doit refléter le brut, pas le net.

Le CPF. Beaucoup d’apprenants finançent leurs cours d’anglais via Mon Compte Formation. Si vous êtes référencé EDOF, vous facturez à la Caisse des Dépôts.

Les cours en visio sans trace. Pas de papier, pas de signature, juste un lien Zoom et un souvenir. Le mois suivant, l’élève conteste deux cours.

Le multi-devise. Un élève à Genève paie en CHF, un autre à Montréal en CAD, un troisième à Londres en GBP. Vous facturez dans la mauvaise monnaie et la banque vous prélève des frais de change inattendus.

Comment InvoiceFlow règle ça

Packs comme produits récurrents

Créez “Pack 10 cours anglais” avec décompte automatique. À chaque cours validé, le compteur baisse. À 0, l’application propose de générer la facture du pack suivant.

Liste de clients de l'app Invoice Flow d'un professeur de langues — un étudiant de Tokyo en JPY, un étudiant de São Paulo en BRL, un étudiant de Chicago en USD et une entreprise allemande en EUR — Tokyo, São Paulo, Chicago, Berlin — chaque étudiant facturé dans sa propre devise.

Suivi du temps intégré

Démarrez le timer en début de cours visio, arrêtez-le à la fin. La durée exacte est sauvegardée et facturée.

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un professeur de langue — un programme d'anglais professionnel de 20 sessions pour 8 salariés plus un test de niveau, facturé en EUR avec référence de programme et niveau — 20 sessions, 8 salariés, B2, test de niveau — avec la référence L&D dont leur équipe financière a besoin.

Multi-devise verrouillée

Chaque client a sa devise. Une fois la facture émise en CHF, elle reste en CHF même si vous ouvrez l’app à Paris. Pas de conversion sauvage.

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un professeur de langues — blocs mensuels de cours d'espagnol, français et anglais, chacun facturé dans la devise de l'élève — L'espagnol en dollars, le français en reais, l'anglais en yens — chaque bloc mensuel se facture tout seul.

Plusieurs profils

Activité particuliers en auto-entrepreneur, activité B2B en EURL : deux profils, deux numérotations, deux RIB. Bascule en deux taps.

Modèles d’email avec champs de fusion

“Cher [Prénom], voici votre facture pour les cours du [Mois]. Il vous reste [X] cours dans votre pack actuel.” Ça part en deux secondes.

Conditions préenregistrées

Politique d’annulation à 24 h, pénalités pour packs non utilisés au-delà de 6 mois, taux d’intérêt légal en cas de retard.

Hors-ligne d’abord

Vous facturez dans le métro entre deux cours en présentiel. Synchronisation automatique au retour du Wi-Fi.

Cas concret : Awa à Abidjan, élèves en France et au Sénégal

Awa enseigne le français langue étrangère depuis Abidjan, en visio, à des cadres ouest-africains et européens. Elle facture en euros pour ses clients français, en francs CFA pour ses clients régionaux. Avant InvoiceFlow, elle utilisait trois outils différents et perdait régulièrement la trace des paiements Wave et Orange Money. Désormais, chaque transaction est consignée, les devises restent étanches, et son comptable abidjanais reçoit un export propre chaque trimestre.

Workflow étape par étape

Créer un profil par activité (particuliers, B2B, CPF).
Définir vos packs comme produits (5h, 10h, 20h).
Verrouiller la devise par client.
À chaque cours : démarrer le timer, valider à la fin.
À la fin du pack : facture émise, relance si paiement en retard.
Pour les clients CPF : facture vers la Caisse des Dépôts.
Pour les plateformes : enregistrer le brut, la commission en charge.

Erreurs fréquentes

Oublier la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” en franchise en base. Mélanger les paiements CPF et particuliers. Ne pas décompter les cours du pack et finir par offrir des heures par confusion. Facturer en euros un client suisse qui paie en CHF — votre banque vous mange la différence. Oublier de mentionner votre numéro de déclaration d’activité si vous êtes organisme de formation.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow, créez vos packs en cinq minutes, importez vos clients depuis votre tableur. Dès demain matin, ouvrez l’app à 8 h 55, démarrez le timer à 9 h, et envoyez la facture à 10 h pile.