InvoiceFlow virtuaaliassistenteille: Pyöritä VA-liiketoimintaasi ammattilaisen tavoin

Miksi virtuaaliassistentit tarvitsevat ammattimaisen laskutuksen

Virtuaaliassistentit ovat liiketoiminnassa, jossa muiden ihmisten yritykset saadaan toimimaan sujuvasti — silti monet VA:t pyörittävät omia yrityksiään kuviteltavissa olevalla kaikkein perustavimmalla talousrakenteella. Asiakkaan, joka maksaa sinulle koko liike-elämänsä järjestämisestä, ei pitäisi saada laskuna pelkkää tekstisähköpostia Excel-taulukon liitteineen. Ironia on todellinen, ja se heikentää ammattimaista asemointiasi.

VA-laskutus on aikaa vievää ja monitahoista. Veloitat suurimmasta osasta työtä tuntiperusteisesti, mutta jotkin paketit ovat kiinteähintaisia. Sinulla on jatkuvia kiinnitysasiakkaita ja kertaluontoisia projektiasiakkaita. Työskentelet useiden asiakkaiden kanssa samanaikaisesti — 8 aktiivista kerrallaan on yleistä — ja jokainen tarvitsee laskutusta eri väliajoin (viikoittain, kahden viikon välein, kuukausittain). Käytät työkaluja asiakkaiden puolesta — tilauksia, ohjelmistoja, verkkotunnusten uusintoja — joista osa kuuluu heidän laskuunsa. Tarvitset järjestelmän, joka seuraa jokaista tuntia, jokaista kulua ja jokaista asiakasta — ja tuottaa ammattimaisia laskuja minuuteissa.

Suurimmat kipupisteet virtuaaliassistenteille

• Laskutettavien tuntien seuranta 6–10 asiakkaan kesken samanaikaisesti ilman luotettavaa järjestelmää
• Epäjohdonmukaiset laskutusvälit — osa asiakkaista viikoittain, osa kuukausittain, osa kahden viikon välein
• Asiakkaiden puolesta ostettujen työkalujen tai tilausten laskuttamisen unohtaminen
• Asiakkaat kyseenalaistavat, montako tuntia tehtiin, ilman tukevaa aikalokia
• Laskujen lähettäminen, jotka näyttävät vähemmän ammattimaisilta kuin asiakkaille tekemäsi työ
• Maksujen jahtaaminen ilman selkeää dokumentaatiota siitä, kuka on velkaa mitäkin
• Ei automaattista järjestelmää asiakkaille, joilla on kiinteät kuukausipaketit

Miten InvoiceFlow ratkaisee tämän

Ajanseuranta jokaiselle asiakkaalle

InvoiceFlow’n ajanseuranta yhdistää kunkin session tiettyyn asiakkaaseen. Käynnistä ajastin, kun aloitat tehtävän, pysäytä kun valmis. Laskutushetkellä muunna kaikki asiakkaan seuratut tunnit laskun rivikohdiksi automaattisesti. Asiakkaat saavat läpinäkyvän erittelyn tehdyistä tunneista — ei kiistoja, ei arvailua.

Moniasiakaslaskutus yhdellä aikataululla

Hallitse kaikkien asiakkaidesi laskutusta yhdeltä koontinäytöltä. Viikkoasiakkaat saavat viikkolaskut. Kuukausittaiset kiinnitysasiakkaat saavat automaattiset toistuvat laskut. Näet, mitkä asiakkaat ovat maksaneet, erääntyneet tai odottavat maksua koko asiakaskuntasi läpi.

Kulujen periminen asiakastilauksista

Kun uusit asiakkaan verkkotunnuksen, maksat ohjelmistotilauksen hänen puolestaan tai ostat arkistoresurssin hänen projektiinsa, kirjaa kulu InvoiceFlow’hun. Merkitse se laskutettavaksi. Se lisätään kyseisen asiakkaan seuraavaan laskuun automaattisesti. Lopetat heille kuuluvien kulujen imemisen itseesi.

Pakettilaskutus toistuvalla automaatiolla

Kiinteähintaisille kiinnitysasiakkaille (“Perus-VA-paketti — 20 tuntia/kk”) määritä toistuvat laskut. Ne luodaan automaattisesti sovitulla välillä. Sinä tarkastat ja lähetät. Tuntiasiakkaille seuraa aikaa ja luo laskut manuaalisesti kirjaamistasi tunneista. Molemmat mallit toimivat rinnakkain InvoiceFlow’ssa.

Ammattimaiset mallit, jotka asemoivat sinut yrityksenä

Valitse Professional- tai Clean-malli. Lisää yrityksesi nimi ja logo. Laskusi saapuu asiakkaan postilaatikkoon näyttäen siltä, että se tuli asianmukaiselta liikekumppanilta, ei osa-aikaiselta freelancerilta. Tällä on enemmän merkitystä kuin luulet — se nopeuttaa maksua ja parantaa asiakaskohtelua.

Työnkulkusi InvoiceFlow’lla

1. Jokainen työsessio: Käynnistä ajastin. Linkitä oikeaan asiakkaaseen. Pysäytä kun valmis. Tuntisi kertyvät automaattisesti asiakasta kohti.

2. Viikoittain laskutettava asiakas: Viikon lopussa suodata kyseisen asiakkaan aikamerkinnät. Muunna laskun rivikohdiksi. Tarkasta, lähetä. Valmis 90 sekunnissa.

3. Kuukausittainen kiinnitysasiakas: Lasku luodaan automaattisesti kuun 1. päivänä. Tarkasta, hyväksy, lähetä. Nolla manuaalista työtä.

4. Asiakkaan työkalukulu: Maksat ohjelmistotilauksen — 29,99 dollaria. Kirjaa se, merkitse laskutettavaksi, linkitä asiakkaaseen. Näkyy seuraavassa laskussa.

5. Maksu vastaanotettu: Kirjaa InvoiceFlow’hun. Koontinäyttö päivittyy. Tuottokaavio näyttää kuukausittaisen kasvun.

Arvokkaimmat ominaisuudet VA:ille

1. Ajanseuranta — Läpinäkyvä tuntilaskutus kaikkien asiakkaiden kesken
2. Toistuvat laskut — Automatisoi kiinteähintainen kiinnityslaskutus
3. Kuluseuranta — Peri takaisin työkalu- ja tilauskulut
4. Moniasiakaskoontinäyttö — Kaikki maksutilat yhdellä silmäyksellä
5. Laskumallit — Ammattimainen brändäys VA-liiketoiminnallesi
6. Analytiikka — Tuotot asiakasta kohti, kasvun seuranta

Todellinen esimerkki: Lisan VA-liiketoiminta pyörii InvoiceFlow’lla

Lisalla on 9 VA-asiakasta — 4 kuukausipaketeilla, 5 tuntilaskutuksella. Hän seuraa aikaa jokaisesta tehtävästä. Hänen 4 pakettiasiakastaan laskutetaan automaattisesti. Hänen 5 tuntiasiakastaan saavat kuukausilaskut, jotka luodaan hänen seuratuista tunneistaan. Ennen InvoiceFlow’ta hän toisinaan unohti laskuttaa tunteja ja veloitti johdonmukaisesti liian vähän työkalukuluista. Hän perii nyt takaisin ylimääräiset 180 dollaria/kk kuluina ja säästää 4 tuntia kuukaudessa hallintotyössä.

Näin pääset alkuun

Lataa InvoiceFlow ilmaiseksi Androidille. Määritä ajanseurantasi ja rakenna palveluluettelosi tuntihintojesi ja pakettihintojesi kanssa. Aloita ensimmäisen asiakkaasi seuranta jo tänään.