InvoiceFlow за виртуални асистенти: управлявайте бизнеса си като професионалист

Защо на виртуалните асистенти им трябва професионално фактуриране

Виртуалните асистенти се занимават с това да карат бизнесите на другите да работят гладко — но много VA-та управляват собствения си бизнес с най-базовата финансова инфраструктура, която можете да си представите. Клиент, който ви плаща да организирате целия му бизнес живот, не бива да получава обикновен текстов имейл с прикачена Excel таблица като своя фактура. Иронията е реална и подкопава професионалното ви позициониране.

Фактурирането за VA изисква много време и има много страни. Начислявате на час за повечето работа, но някои пакети са с фиксирана цена. Имате постоянни клиенти на абонамент и клиенти с еднократни проекти. Работите с множество клиенти едновременно — 8 активни по всяко време е нещо обичайно — и всеки се нуждае от фактуриране на различни интервали (седмично, на две седмици, месечно). Използвате инструменти от името на клиенти — абонаменти, софтуер, подновявания на домейни — някои от които трябва да са в тяхната фактура. Нуждаете се от система, която проследява всеки час, всеки разход и всеки клиент — и създава професионални фактури за минути.

Най-големите болки за виртуалните асистенти

• Проследяване на фактурируеми часове при 6-10 клиента едновременно без надеждна система
• Непоследователни интервали на фактуриране — някои клиенти седмично, някои месечно, някои на две седмици
• Забравяне да фактурирате инструменти или абонаменти, закупени от името на клиенти
• Клиенти, които поставят под въпрос колко часа са били отработени, без подкрепящ дневник на времето
• Изпращане на фактури, които изглеждат по-малко професионално от работата, която вършите за клиентите си
• Гонене на плащания без ясен запис кой какво дължи
• Няма автоматизирана система за клиентите с фиксирани месечни пакети

Как InvoiceFlow го решава

Проследяване на времето за всеки клиент

Проследяването на времето на InvoiceFlow свързва всяка сесия с конкретен клиент. Стартирайте таймера, когато започнете задача, спрете, когато приключите. При фактуриране преобразувайте всички проследени часове за даден клиент в редове на фактурата автоматично. Клиентите получават прозрачна разбивка на отработените часове — без спорове, без гадаене.

Фактуриране на множество клиенти по един график

Управлявайте фактурирането за всичките си клиенти от едно табло. Седмичните клиенти получават седмични фактури. Месечните клиенти на абонамент получават автоматизирани повтарящи се фактури. Виждате кои клиенти са платени, просрочени или чакащи плащане в целия си портфейл от бизнес.

Възстановяване на разходи за абонаменти на клиенти

Когато подновявате домейн на клиент, плащате софтуерен абонамент от негово име или купувате стоков елемент за неговия проект, запишете разхода в InvoiceFlow. Маркирайте го като фактурируем. Той се добавя към следващата фактура на този клиент автоматично. Спирате да поемате разходи, които са за тяхна сметка.

Пакетно фактуриране с повтаряща се автоматизация

За клиенти на абонамент с фиксирана цена („Базов VA пакет — 20 часа/месец“) настройте повтарящи се фактури. Те се генерират автоматично на договорения интервал. Вие преглеждате и изпращате. За почасови клиенти проследявайте времето и генерирайте фактури ръчно от записаните си часове. И двата модела работят паралелно в InvoiceFlow.

Професионални шаблони, които ви позиционират като бизнес

Изберете шаблона Professional или Clean. Добавете името и логото на бизнеса си. Вашата фактура пристига в пощата на клиента, изглеждайки все едно е дошла от истински бизнес партньор, а не от фрийлансър на непълно работно време. Това е по-важно, отколкото си мислите — води до по-бързо плащане и по-добро отношение от клиентите.

Вашият работен процес с InvoiceFlow

1. Всяка работна сесия: Стартирайте таймера. Свържете го с правилния клиент. Спрете, когато приключите. Часовете ви се натрупват автоматично по клиент.

2. Седмичен клиент за фактуриране: В края на седмицата филтрирайте записите на времето за този клиент. Преобразувайте ги в редове на фактурата. Прегледайте, изпратете. Готово за 90 секунди.

3. Месечен клиент на абонамент: Фактурата се генерира автоматично на 1-во число. Прегледайте, одобрете, изпратете. Нула ръчна работа.

4. Разход за инструмент на клиента: Плащате софтуерен абонамент — $29.99. Запишете го, маркирайте като фактурируем, свържете с клиента. Появява се в следващата фактура.

5. Получено плащане: Запишете в InvoiceFlow. Таблото се обновява. Графиката на приходите показва ръст месец след месец.

Най-ценните функции за VA-та

1. Проследяване на времето — Прозрачно почасово фактуриране за всички клиенти
2. Повтарящи се фактури — Автоматизирайте фактурирането на абонаменти с фиксирана цена
3. Проследяване на разходи — Възстановявайте разходи за инструменти и абонаменти
4. Табло с множество клиенти — Всички статуси на плащане с един поглед
5. Шаблони за фактури — Професионален облик за вашия VA бизнес
6. Аналитика — Приходи по клиент, проследяване на растежа

Реален пример: VA бизнесът на Лиза работи на InvoiceFlow

Лиза има 9 VA клиента — 4 на месечни пакети, 5 на почасово фактуриране. Тя проследява времето за всяка задача. Нейните 4 пакетни клиента се фактурират автоматично. Нейните 5 почасови клиента получават месечни фактури, генерирани от проследените ѝ часове. Преди InvoiceFlow тя понякога забравяше да фактурира часове и постоянно начисляваше твърде малко за разходи за инструменти. Сега тя възстановява допълнителни $180/месец в разходи и спестява 4 часа месечно административно време.

Първи стъпки

Изтеглете InvoiceFlow безплатно за Android. Настройте проследяването на времето и изградете списъка си с услуги с вашите почасови цени и цени на пакетите. Започнете да проследявате първия си клиент днес.