Rechnungen für IT-Support: Tickets, Stunden, Service-Level – sauber abgerechnet

Ein IT-Dienstleister mit zehn KMU-Kunden im Mittelstand bedient täglich 30 bis 50 Tickets: vom Drucker, der nicht druckt, bis zum Exchange-Server, der nicht mehr antwortet. Jedes Ticket erzeugt Aufwand, jeder Aufwand muss am Monatsende auf einer Rechnung landen. Wer hier mit Excel und Hand-Notizen arbeitet, verschenkt 20 % seiner abrechenbaren Stunden – schlicht weil sie vergessen oder pauschal abgewinkt werden.

Warum IT-Support eine spezifische Rechnungslogik braucht

Die Branche lebt von Service-Level-Agreements (SLAs), Wartungsverträgen mit festem Monatspreis, on-demand-Tickets mit Stundensatz und gelegentlichen Projekten (Migration, Server-Setup). Hinzu kommen weiterberechnete Lizenzkosten (Microsoft 365, Antivirus, Backup-Service).

Die größten Schmerzpunkte

1. Tickets vs. Pauschale. Was ist im Wartungsvertrag inkludiert, was wird extra berechnet?

2. Lizenz-Weiterverkauf. Microsoft-CSP-Lizenzen, Veeam-Backup, Acronis – mit oder ohne Aufschlag?

3. SLA-Reaktionszeiten. Nachweis für Bonus/Malus-Klauseln.

4. Vor-Ort-Einsätze. Anfahrt + Stundensatz vs. Pauschale.

5. Notfall-Einsätze. Nacht- und Wochenend-Zuschläge.

6. Inventur und Asset-Tracking. Welcher Kunde hat welche Lizenz?

Wie InvoiceFlow das löst

Wartungsvertrag als Recurring + Tickets als Stundenaufwand

Monatlicher Wartungsvertrag 480 € läuft automatisch. Zusätzliche Tickets werden als „Stunden außerhalb des Vertrags” gesammelt und am Monatsende beigebracht.

Lizenzkatalog mit automatischem Aufschlag

Hinterlegen Sie Microsoft-365-Lizenzen Ihrer Kunden mit Einkaufspreis und Verkaufspreis. Automatische Marge.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines IT-Support-Unternehmens – monatliche Managed-Service-(MSP-)Retainer für Workstations, Monitoring und Helpdesk — Ihre MSP-Kunden werden am Ersten jedes Monats automatisch abgerechnet – das stabilste Einkommen, null Abrechnungsaufwand.

Anfahrtspauschale + Stundensatz

Standardposition „Anfahrtspauschale Stadtgebiet” + „Stundensatz vor Ort” mit Notfall- und Wochenendaufschlag als Multiplikator.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines IT-Support-Technikers — ein Laptop, eine Office-365-Lizenz und Einrichtungsarbeit mit Seriennummer, Lizenzschlüssel und Ticketnummer in benutzerdefinierten Feldern — Laptop, Lizenz und Einrichtungsarbeit einzeln ausgewiesen — mit Seriennummer, Lizenzschlüssel und Helpdesk-Ticket in benutzerdefinierten Feldern für deren Anlagenregister.

Ticket-Liste als Anlage

Sammelrechnung mit Ticketnummern, Datum, Dauer und Beschreibung als Anlage.

Time-Tracker integriert

Stoppuhr direkt in der App – nach jedem Ticket pausieren, weiterführen, abschließen.

Dokumente eines IT-Support-Technikers in der Invoice Flow app – ein Break-Fix-Einsatz, ein monatlicher MSP-Plan, ein Hardwareverkauf und ein Serverinstallationsprojekt — Break-Fix, MSP, Hardware und ein Projekt nebeneinander – die Mischung, die zeigt, wie viel Einkommen zu stabiler wiederkehrender Abrechnung gewandert ist.

Wartungsstop und -wiederaufnahme

Kunde will einen Monat aussetzen? Pause/Resume direkt im Plan.

X-Rechnung für KRITIS-Kunden

Behördliche Kunden bekommen X-Rechnung-XML.

Praxisbeispiel: Heinrich aus Dresden

Heinrich Brodersen führt „Brodersen IT” mit drei Technikern. 12 Wartungskunden, 4 reine Projektkunden. Bisher: Ticket-System ohne Buchhaltungs-Anbindung, Rechnungen monatlich in Word.

Seit März 2026: InvoiceFlow für die Rechnungsstellung, weiterhin Zammad fürs Ticketing. Techniker tragen pro Ticket die Stunden ein. Lizenz-Weiterverkauf läuft mit Aufschlag durch.

Resultat: pro Monat 8.000 € mehr Umsatz – einfach weil keine Stunde mehr verschenkt wird.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil mit Steuernummer.
Kunden mit Wartungsvertrag-Konfiguration.
Produktkatalog: Stundensätze, Anfahrtspauschalen, Lizenzen, Zuschläge.
Recurring für Wartung.
Tickets über Time-Tracker erfassen.
Monatsende: Sammelrechnung mit Anlage.

Häufige Fehler

Tickets vergessen abzurechnen.
Lizenzen ohne Aufschlag durchreichen.
Anfahrt mündlich pauschalisieren – Marge weg.
SLA-Boni nicht überwachen.
Notfall-Aufschlag vergessen.

Jetzt starten

IT-Support ist Zeit. Verkaufen Sie jede Minute. InvoiceFlow im Google Play Store, integriert mit Ihrem Time-Tracker, läuft auf jedem Android-Gerät – auch beim Kunden vor Ort.