Rechnungssoftware für Elektronik-Wiederverkäufer: Seriennummern, Garantie und Differenzbesteuerung

Wer mit Elektronik handelt — refurbished Smartphones, Notebooks, Audio-Equipment, Gaming-Konsolen — bewegt sich in einer Welt von Seriennummern, Garantie-Übergaben, EAR-Anmeldungen und vor allem Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. InvoiceFlow ist die mobile Lösung für Solo-Reseller, kleine Werkstätten und Multi-Channel-Händler im DACH-Raum.

Warum Elektronik-Wiederverkauf steuerlich kompliziert ist

Gebrauchte Geräte aus Privatkauf laufen üblicherweise unter § 25a (Differenzbesteuerung) — nur die Marge wird besteuert. Reparatur-Leistungen sind hingegen regelbesteuert. Importe aus China haben USt-Implikationen, EAR-WEEE-Pflichten und ggf. CE-Verantwortung.

Schmerzpunkte

1. Differenzbesteuerung vs. Regelbesteuerung. Pro Gerät zu entscheiden.

2. Seriennummer-Pflicht. Garantie- und Diebstahl-Tracking.

3. Multi-Channel. eBay, Kleinanzeigen, eigener Shop, Werkstatt-Walk-in.

4. Garantie-Service. 12-24 Monate, mit Beleg-Nachweis.

5. Retouren und Rückerstattungen. Bei refurbished mit Funktionsprüfung.

Wie InvoiceFlow das löst

Differenzbesteuerungs-Vorlage

Hinweistext „Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, keine USt ausgewiesen” automatisch im Footer.

Seriennummer-Feld pro Position

IMEI, S/N — direkt in der Rechnung dokumentiert.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Elektronik-Wiederverkäufers — CPU, Mainboard, RAM, GPU, SSD und Montagearbeit als separate Positionen mit einem Bundle-Rabatt und Garantie in benutzerdefinierten Feldern — Jede Komponente und die Montagearbeit auf eigener Position — niemand streitet darüber, was drin ist.

Multi-Profil

Refurbished-Handel (Differenz) + Reparatur (Regel) trennen.

Dokumente eines Elektronik-Wiederverkäufers in der Invoice Flow app – ein versendeter Custom-Build, eine Sammelbestellung Laptops für eine IT-Abteilung, ein generalüberholtes Telefon mit IMEI und ein eBay-Verkauf — Custom-Build, eine 10-Laptop-IT-Bestellung, ein Refurb-Telefon mit IMEI, ein eBay-Verkauf – ein Einnahmedatensatz.

Lieferschein + Rechnung verknüpft

Versand mit Lieferschein → Rechnung folgt automatisch.

Garantie-Feld

Pro Position: 12 Monate, ab Rechnungsdatum — landet automatisch im PDF.

Belegerkennung

Einkaufsbelege (Privatkauf-Ankaufsformular) erfassen — Pflicht für Differenz.

Praxisbeispiel: Stefan in Linz

Stefan betreibt eine kleine Werkstatt für refurbished MacBooks in Linz. Ankauf aus Privatbesitz, Aufbereitung, Verkauf via eigenen Shop und Willhaben. Mit InvoiceFlow läuft Differenzbesteuerung sauber, Seriennummern landen auf jeder Rechnung, Garantie-Bedingungen werden automatisch eingefügt. Reparatur-Aufträge laufen über zweites Profil mit 20 % USt (AT-Regelsatz).

Schritt-für-Schritt

Ankauf: Privatperson-Belege fotografieren.
Aufbereitung: Materialkosten dokumentieren.
Verkauf: SKU mit Seriennummer fakturieren.
Versand: Lieferschein automatisch.
Garantie-Anfrage: Rechnung im Klienten-Profil sofort abrufbar.

Häufige Fehler

Differenz auf Neuware: Falsch. Nur gebraucht.
Seriennummer fehlt: Garantie-Probleme.
EAR-Pflicht ignoriert: Hohe Strafen.
USt-IdNr. EU-Lieferung fehlt: Reverse-Charge ungültig.
GoBD-Belege fehlen: 10 Jahre Aufbewahrung.

Jetzt starten

App installieren, Differenz-Profil einrichten, SKU-Katalog mit Seriennummer-Pflichtfeld — und sicher im Elektronik-Wiederverkauf agieren.