Rechnungssoftware für HR-Berater: Recruiting, Coaching und Outplacement in einem Tool

HR-Beratung ist ein vielschichtiges Feld: Recruiting-Mandate auf Erfolgshonorar, Outplacement-Programme als Monatspauschale, Führungskräfte-Coaching nach Stundenaufwand, Employer-Branding-Projekte mit Werkvertrag. Wer als Solo-Beraterin oder kleine Boutique-Agentur im DACH-Raum arbeitet, braucht eine Rechnungslösung, die alle vier Geschäftsmodelle parallel abwickelt — InvoiceFlow.

Warum HR-Beratung divers ist

Recruiting-Honorar: Fix oder % vom Jahresgehalt. Outplacement: Pauschale. Coaching: Stundenhonorar. Workshop: Tagessatz. Alles parallel, alles mit unterschiedlichen B2B-Klienten.

Schmerzpunkte

1. Erfolgshonorar tracken. Wer wurde wann eingestellt?

2. Mehrere Klienten parallel. Pro Projekt eigene Reference.

3. Zeiterfassung für Coaching. Stunden dokumentieren.

4. Stornierungs-Klauseln bei Recruiting. Wenn Kandidat in Probezeit kündigt.

5. B2B-Bestellnummern. Personalabteilungen verlangen PO.

Wie InvoiceFlow das löst

Projektbezogene Klienten

Pro Mandat eigene Reference.

Dokumente eines HR-Beraters in der Invoice Flow app – ein Schulungsprogramm, ein phasenweiser Compliance-Audit per Anzahlung, ein bezahlter Fractional-HR-Retainer und eine nächste Phase im Entwurf — Schulung, ein phasenweiser Audit, der Fractional-Retainer – jeder Auftragstyp in einem Buch.

Zeiterfassung integriert

Timer für Coaching-Sessions, automatisch in Position.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines HR-Beraters – ein monatlicher Fractional-HR-Retainer und eine vierteljährliche Compliance-Prüfung — Der Fractional-Retainer und die Quartalsprüfung rechnen sich selbst ab – stetiges Einkommen, kein Verwaltungsaufwand.

B2B-Bestellnummer-Feld

PO pro Klient hinterlegt.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines HR-Beraters — ein 2-tägiger Führungsworkshop, Materialien pro Teilnehmer und Anreise zur Moderation mit Programm- und L&D-Code in benutzerdefinierten Feldern — Der Workshop, Materialien pro Kopf, Anreise — mit dem L&D-Code, den deren Budgetteam braucht.

Recurring Plans für Retainer

HR-Beratung Monatspauschale.

Anzahlung-Schluss-Workflow

Recruiting: 30 % bei Auftragsstart, 70 % bei Einstellung.

Email-Vorlagen

Klient-Onboarding, Status-Update, Schlussrechnung.

Praxisbeispiel: Theresa in Stuttgart

Theresa ist HR-Beraterin für Mittelstandsmandanten. 8 Recruiting-Mandate parallel, 3 Outplacement-Programme, 12 Führungskräfte im Coaching. Mit InvoiceFlow: pro Mandat eigene Reference, Coaching mit integrierter Zeiterfassung, Personalabteilungen erhalten Rechnungen mit ihrer PO.

Schritt-für-Schritt

Mandat anlegen mit Klientennummer und PO.
Recruiting: Anzahlung.
Coaching: Stunden tracken.
Outplacement: Recurring.
Schlussrechnung pro Mandat.

Häufige Fehler

Erfolgshonorar ohne Stornoklausel: Risiko.
PO fehlt: Personalabteilung zahlt nicht.
Coaching-Stunden geschätzt: Streitpotenzial.
B2B-Reverse-Charge falsch: USt-Falle.
GoBD-Belege fehlen.

Jetzt starten

App installieren, Klienten anlegen, PO-Feld aktivieren, Zeiterfassung nutzen — und HR-Mandate sauber fakturieren.