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Rechnungssoftware für Personal Trainer: Trainingspläne, Abos und Rechnungen — alles in einer App

Personal Trainer arbeiten dort, wo ihre Klienten sind: im Park, im Studio, im Wohnzimmer, online via Videocall. Das Geschäftsmodell ist hybrid, mobil, oft mit hoher Wiederholungsquote — und genau deshalb braucht es eine Buchhaltungs- und Rechnungslösung, die nicht aus dem Bürostuhl heraus gedacht wurde. InvoiceFlow ist eine mobile-first App für den DACH-Raum, die Trainings-Pakete, 1:1-Sessions, Online-Coaching und Gruppentraining sauber abbildet.

Warum Personal Training spezielle Abrechnung erfordert

Pakete (10er-Karten, Monatsabos, 3-Monats-Programme), Cancellation-Policies (24 h vor Termin), Outdoor- vs. Studio-Tarife, Kombi-Angebote mit Ernährungsplänen, gelegentliche B2B-Verträge mit Firmen (Corporate Fitness) — kein Standard-Rechnungstool deckt das nativ ab.

Schmerzpunkte

1. Pakete tracken. Wie viele Sessions sind noch übrig? Manuelle Zählung ist Fehlerquelle Nr. 1.

2. Wetter-bedingte Verschiebungen. Outdoor-Termine fallen aus — Pause/Resume nötig, ohne Doppelfakturierung.

3. Online + offline parallel. Hybrid-Coaching mit App-Zugang plus Präsenztermine.

4. Firmenkunden mit Bestellnummer. Buchhaltung des Unternehmens verlangt PO-Referenz.

5. Mehrere Trainer im Team. Wer arbeitet auf eigene Rechnung, wer im Anstellungsverhältnis?

Wie InvoiceFlow das löst

10er-Karten als Recurring-Paket

Verkauf einer 10er-Karte → Rechnung im Voraus → Sessions werden gegen das Kontingent gezählt → Reststand sichtbar.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Personal Trainers – ein 10er-Session-Paket, Bewegungsanalyse und Vorauszahlungsrabatt mit dokumentierter Gültigkeit und Stornorichtlinie
Zehn Sitzungen, komplett bezahlt, Stornorichtlinie auf der Rechnung – keine „Ich habe nur 7 genutzt“-Debatten.

Pause/Resume

Klient verreist? Paket pausieren, später ohne Verfall fortsetzen.

Multi-Profil für Solo + Studio-Partnerschaft

Eigene Klienten in einem Profil, Studio-Klienten (über Studio fakturiert) im anderen.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Trainers — ein 3x-pro-Woche-Abo, Online-Coaching in CAD und eine wöchentliche Firmen-Gruppensitzung
Trainingsfläche, Online-Coaching in CAD, die Firmengruppe — jedes Abo stellt sich selbst in Rechnung.

B2B-Bestellnummern

PO-Feld pro Klient hinterlegen — landet automatisch in der Rechnung.

Mehrere Zahlungsmethoden

Überweisung, SEPA-Lastschrift, Zahlungslink (PayPal/Stripe), QR-Code — Klient wählt.

Zeiterfassung

Trainings-Dauer beim Termin tracken (z. B. für Stundenabrechnung bei Corporate-Kunden).

Email-Vorlagen

„Hi Annika, anbei deine Rechnung für die 10er-Karte. Erste Session am 03.06.” — automatisch.

Praxisbeispiel: Stefan in Linz

Stefan Mayrhofer arbeitet als selbstständiger Personal Trainer in Linz. Vormittags Outdoor-Training im Donaupark, nachmittags in einem privaten Boutique-Studio (er nutzt die Räume gegen Pauschale), abends Online-Coaching mit Klienten in Wien und München.

Vor InvoiceFlow nutzte er PayPal-Rechnungen und eine Notizen-App. Bei 28 Klienten verlor er den Überblick. Heute laufen alle Pakete als wiederkehrende Pläne, Online-Klienten zahlen per Zahlungslink, Studio-Klienten per QR-Code direkt nach der Session. Sein durchschnittlicher Monatsumsatz stieg um 18 %, weil keine Sessions mehr „verschenkt” wurden.

Schritt-für-Schritt

  1. Klient anlegen mit Paket-Auswahl.
  2. Erste Rechnung erzeugen.
  3. Pro Session: Eintrag im Klienten-Profil.
  4. Bei Cancellation < 24 h: Ausfallhonorar als Position.
  5. Corporate-Kunden: Monats-Sammelrechnung mit Bestellnummer.
  6. Monatsende: Steuerberater-Export.

Häufige Fehler

Jetzt starten

App laden, Pakete definieren, Klienten anlegen, loslegen — und auf das fokussieren, was Sie wirklich besser machen als Excel: Menschen in Bewegung bringen.